இன்றைய டிஜிட்டல் யுகத்தில், மின்னஞ்சல் தொடர்புக் கலையைக் கற்றுக்கொள்வது அவசியம். நீங்கள் ஒரு மாணவராக இருந்தாலும் சரி, தொழில்முறையாக இருந்தாலும் சரி, அல்லது நண்பர்கள் மற்றும் குடும்பத்தினருடன் தொடர்பில் இருப்பவராக இருந்தாலும், பயனுள்ள மின்னஞ்சல் அறிமுகத்தை எவ்வாறு தயாரிப்பது என்பதை அறிவது உங்கள் செய்தி எவ்வாறு பெறப்படுகிறது என்பதில் குறிப்பிடத்தக்க மாற்றத்தை ஏற்படுத்தும். இரண்டையும் உருவாக்குவதற்கான முக்கியமான உதவிக்குறிப்புகள் மற்றும் எடுத்துக்காட்டுகளை இந்த வழிகாட்டி உங்களுக்கு வழங்கும் முறையான மற்றும் சாதாரண மின்னஞ்சல் அறிமுகங்கள், உங்களின் அவை எப்போதும் தெளிவாகவும், மரியாதையாகவும், அவர்களின் நோக்கம் கொண்ட பார்வையாளர்களுக்குப் பொருத்தமானதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்கிறது.
மின்னஞ்சல் அறிமுகத்தின் கலையில் தேர்ச்சி பெறுதல்
பயனுள்ள மின்னஞ்சல் அறிமுகம் பயனுள்ள தகவல் தொடர்புக்கு இன்றியமையாதது. இது தொனியை அமைப்பது மட்டுமல்லாமல் பெறுநருக்கு மின்னஞ்சலின் நோக்கத்தையும் தெளிவுபடுத்துகிறது. கட்டாய மின்னஞ்சல் அறிமுகத்தை எவ்வாறு தயாரிப்பது என்பது இங்கே:
- கண்ணியமான வாழ்த்துடன் தொடங்குங்கள். ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலையும் அன்பான வாழ்த்துடன் தொடங்குங்கள். இது ஒரு எளிய “வணக்கம்,” “அன்புள்ள [பெயர்],” அல்லது பெறுநருடனான உங்கள் உறவின் அடிப்படையில் ஏதேனும் பொருத்தமான வணக்கமாக இருக்கலாம்.
- ஒரு நட்பு தொடக்க வரியைச் சேர்க்கவும். வாழ்த்துக்குப் பிறகு, ஒரு சூடான தொடக்க சொற்றொடரைச் சேர்க்கவும். உதாரணமாக, "இந்தச் செய்தி உங்களை நன்றாகக் கண்டறிந்துள்ளது என்று நான் நம்புகிறேன்," அல்லது "உங்களுக்கு ஒரு நல்ல நாள் என்று நம்புகிறேன்." இது தனிப்பட்ட தொடர்பைச் சேர்க்கிறது மற்றும் மரியாதையைக் காட்டுகிறது.
- உங்கள் நோக்கத்தை தெளிவாகக் கூறுங்கள். உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கான காரணத்தை சுருக்கமாக விளக்குங்கள். இது உங்கள் தொடக்க வரியை நேரடியாகப் பின்பற்ற வேண்டும், இது உங்கள் செய்தியின் முக்கிய உள்ளடக்கத்திற்கு மென்மையான மாற்றத்தை வழங்குகிறது.
- உங்கள் அறிமுகத்தைத் தனிப்பயனாக்குங்கள். பெறுநருக்கு உங்கள் அறிமுகத்தைத் தக்கவைத்துக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் முன்பு சந்தித்த ஒருவருக்கு நீங்கள் எழுதுகிறீர்கள் என்றால், உங்கள் கடைசி தொடர்பு பற்றிய சுருக்கமான குறிப்பு ஒரு நல்ல தொடுதலாக இருக்கும்.
- தெளிவான தலைப்பைத் தயாரிக்கவும். பொருள் வரி உங்கள் மின்னஞ்சலின் முக்கிய அங்கமாகும். இது சுருக்கமாகவும் குறிப்பிட்டதாகவும் இருக்க வேண்டும், மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கத்தை சில வார்த்தைகளில் சுருக்கவும். ஒரு பார்வையில் மின்னஞ்சலின் பொருத்தத்தை பெறுநருக்குத் தெரியும் என்பதை உறுதிப்படுத்த தெளிவற்ற விளக்கங்களைத் தவிர்க்கவும்.
எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு வேலை விண்ணப்பதாரர் எழுதலாம்:
இந்த அடிப்படைக் கொள்கைகள் பயனுள்ள மின்னஞ்சல் அறிமுகங்களுக்கு அடித்தளமாகச் செயல்படுகின்றன. பின்வரும் பிரிவுகளில், மின்னஞ்சல் தகவல்தொடர்பு கலை பற்றிய ஆழமான நுண்ணறிவுகளை வழங்கும், முறையான மற்றும் சாதாரண மின்னஞ்சல் சூழல்களுக்கு மேலும் குறிப்பிட்ட வழிகாட்டுதல்களையும் எடுத்துக்காட்டுகளையும் ஆராய்வோம்.
முறையான மின்னஞ்சல் அறிமுகத்திற்கான வழிகாட்டுதல்கள்
உத்தியோகபூர்வ அதிகாரத்தில் உள்ள ஒருவரிடமோ அல்லது உங்களுக்கு அறிமுகமில்லாதவர்களிடமோ, தொழில்முறை தொடர்புக்கு முறையான மின்னஞ்சல்கள் அவசியம். இதில் மேலதிகாரிகள், சக பணியாளர்கள் அல்லது வாடிக்கையாளர்கள் போன்ற வெளித் தொடர்புகளுடனான தொடர்புகளும் அடங்கும். முறையான மின்னஞ்சல் அறிமுகத்திற்கு கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய முக்கிய கூறுகளைப் பார்ப்போம்:
- தொழில்முறை தொடக்க வரியைப் பயன்படுத்தவும். பெறுநரின் பெயர் தெரியவில்லை என்றால், "அன்புள்ள [தலைப்பு மற்றும் கடைசிப் பெயர்]," அல்லது "யாருக்கு இது கவலை" போன்ற முறையான வாழ்த்துக்களுடன் தொடங்கவும். இது மரியாதை மற்றும் தொழில்முறையைக் காட்டுகிறது.
- முதல் வாக்கியத்தில் கண்ணியத்தைக் காட்டுங்கள். நல்லெண்ணத்தை வெளிப்படுத்த, "இந்தச் செய்தி உங்களை நன்றாகக் கண்டுபிடிக்கும் என்று நான் நம்புகிறேன்" அல்லது "உங்களுக்கு ஒரு நல்ல நாள் இருக்கும் என்று நம்புகிறேன்" போன்ற ஒரு கண்ணியமான வாக்கியத்தைச் சேர்க்கவும்.
- முதல் முறை மின்னஞ்சல்களுக்கான சுய அறிமுகம். நீங்கள் முதன்முறையாக யாருக்காவது மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், உங்கள் முழுப்பெயர் மற்றும் உங்கள் பங்கு அல்லது இணைப்புடன் உங்களை அறிமுகப்படுத்துங்கள். உதாரணமாக, "எனது பெயர் எமிலி சென், XYZ கார்ப்பரேஷனில் ஒரு ஆய்வாளர்."
- மொழியில் நிபுணத்துவத்தை வலுப்படுத்துங்கள். முறைசாரா மொழி, ஈமோஜிகள் அல்லது அன்றாட வெளிப்பாடுகளைத் தவிர்க்கவும். மேலும், தொழில்முறை அமைப்பில் அதிகமான தனிப்பட்ட தகவல்கள் அல்லது பொருத்தமற்ற கதைகளைப் பகிர்வதைத் தவிர்க்கவும்.
முறையான மின்னஞ்சல் அறிமுகத்திற்கான எடுத்துக்காட்டு இங்கே:
இந்த வழிகாட்டுதல்கள் உங்கள் மின்னஞ்சல் அறிமுகம் முறையானதாக இருப்பதை உறுதிசெய்ய உதவுகிறது, மேலும் உங்கள் மற்ற தகவல்தொடர்புகளுக்கு தொழில்முறை தொனியை அமைக்கிறது. நினைவில் வைத்து கொள்ளுங்கள், நன்கு உருவாக்கப்பட்ட அறிமுகம் உங்கள் மின்னஞ்சல் எவ்வாறு உணரப்படுகிறது மற்றும் பதிலளிக்கப்படுகிறது என்பதை கணிசமாக பாதிக்கும்.
சாதாரண மின்னஞ்சல் அறிமுகத்தைத் தயாரிப்பதற்கான அத்தியாவசியங்கள்
சாதாரண மின்னஞ்சல்கள் தொனி மற்றும் மொழியில் சாதாரண மின்னஞ்சல்களிலிருந்து வேறுபடுகின்றன, பொதுவாக நண்பர்கள், குடும்பத்தினர் அல்லது புரிதல்களுடன் தொடர்பு கொள்ளும்போது பயன்படுத்தப்படும். பின்வரும் முக்கிய கூறுகளைக் கவனியுங்கள்:
- நிதானமான தொனியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். உரையாடல் மற்றும் முறைசாரா தொனியைப் பயன்படுத்தவும். அன்றாட மொழி மற்றும் தனிப்பட்ட அணுகுமுறை மூலம் இதை அடைய முடியும்.
- நட்பு வாழ்த்துக்களுடன் தொடங்குங்கள். “ஹாய் [பெயர்],” அல்லது “ஏய்!” போன்ற சாதாரண வணக்கத்துடன் தொடங்கவும். இது தொடக்கத்திலிருந்தே ஒரு நட்பு தொனியை அமைக்கிறது.
- உங்கள் திறப்பைத் தனிப்பயனாக்குங்கள். முறையான மின்னஞ்சல்களைப் போலன்றி, சாதாரண மின்னஞ்சல்கள் மேலும் தனிப்பயனாக்கப்பட்ட அறிமுகத்தை அனுமதிக்கின்றன. எடுத்துக்காட்டாக, "செக்-இன் செய்து நீங்கள் எப்படிச் செயல்படுகிறீர்கள் என்பதைப் பார்க்க விரும்பினேன்" அல்லது "நான் உங்களைப் பிடிக்க ஒரு வரியைக் கொடுக்க நினைத்தேன்."
- இலகுவான மொழியைப் பயன்படுத்த தயங்க வேண்டாம். சாதாரண மின்னஞ்சல்களில் ஈமோஜிகள், பேச்சு வார்த்தைகள் மற்றும் நகைச்சுவையைப் பயன்படுத்துவது பரவாயில்லை, குறிப்பாக பெறுநருடனான உங்கள் உறவுக்கு ஏற்றதாக இருந்தால்.
- மரியாதை மற்றும் தெளிவை ஆதரிக்கவும். சாதாரணமாக இருக்கும்போது, உங்கள் மின்னஞ்சல் இன்னும் மரியாதைக்குரியதாகவும், குழப்பமில்லாமல் உங்கள் செய்தியைப் பெறுபவர் புரிந்துகொள்ளக்கூடியதாகவும் இருக்க வேண்டும்.
முறைசாரா மின்னஞ்சல் அறிமுகத்திற்கான எடுத்துக்காட்டு இங்கே:
இந்த உதவிக்குறிப்புகள், உங்களுக்கு நன்கு தெரிந்த ஒருவருடன் வசதியான உரையாடலுக்கு உத்தரவாதம் அளிக்கும், நட்பு மற்றும் தெளிவான மின்னஞ்சல் அறிமுகத்தை உருவாக்க உதவும்.
முறையான மற்றும் முறைசாரா மின்னஞ்சல் பொருள் வரிகளை வேறுபடுத்துதல்
சாதாரண மின்னஞ்சல் அறிமுகங்களின் நுணுக்கங்களை ஆராய்ந்த பிறகு, முறையான மற்றும் முறைசாரா சூழல்களுக்கு இடையே மின்னஞ்சல் பொருள் வரிகளின் தொனி எவ்வாறு மாறுபடும் என்பதைப் புரிந்துகொள்வது சமமாக முக்கியமானது. உங்கள் மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கத்திற்கான சரியான எதிர்பார்ப்புகளை அமைத்து, முறையான மற்றும் முறைசாரா தலைப்புகளை விவரிக்கும் முக்கிய வேறுபாடுகளுக்குள் நுழைவோம்:
- முறையான மின்னஞ்சல்களில் தெளிவு மற்றும் தொழில்முறை. முறையான மின்னஞ்சலுக்கு, பொருள் வரி தெளிவாகவும், சுருக்கமாகவும், சாதாரண மொழி இல்லாமல் இருக்க வேண்டும். மின்னஞ்சலின் தீவிரத்தன்மையையும் குறிப்பிட்ட சூழலையும் பெறுநர் புரிந்துகொள்வதை இது உறுதி செய்கிறது.
- முறைசாரா சூழல்களில் நெகிழ்வுத்தன்மை. முறைசாரா தொனியைப் பயன்படுத்துவது பொருத்தமானதாக இருக்கும் போது - ஒரு நண்பர் அல்லது நெருங்கிய சக ஊழியருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புவது போன்றது - தலைப்பு வரி மிகவும் நிதானமாகவும் தனிப்பட்டதாகவும் இருக்கும். இது ஒரு உரையாடல் பாணியை பிரதிபலிக்கும் மற்றும் பொருத்தமானதாக இருந்தால், பேச்சுவழக்குகள் அல்லது ஈமோஜிகளை உள்ளடக்கியது.
- முறையான பதில்களுக்கு ‘Re:’ என்பதை வைத்திருங்கள். முறையான மின்னஞ்சல் பதில்களில், முந்தைய விவாதத்தின் தொடர்ச்சியைக் குறிக்க “Re:” (“குறித்த” என்பதன் சுருக்கம்) என்பதைப் பயன்படுத்தவும். சாதாரண உரையாடல்களில் இது குறைவாகவே காணப்படுகிறது.
முறையான மற்றும் முறைசாரா பொருள் வரிகளுக்கு இடையே உள்ள வேறுபாடுகளை விளக்குவதற்கு, பின்வரும் அட்டவணையானது சூழலைப் பொறுத்து ஒரே மாதிரியான தலைப்பை எவ்வாறு வித்தியாசமாகப் பேசலாம் என்பதற்கான பக்கவாட்டு ஒப்பீடுகளை வழங்குகிறது:
| முறையான | முறைசாரா |
| திட்ட விவாதத்திற்கான கூட்டக் கோரிக்கை | எங்கள் திட்டத்தைப் பற்றி விரைவில் பேசுவோம்! |
| கணக்கு நிலை புதுப்பிப்பு தொடர்பான விசாரணை | எனது கணக்கில் என்ன இருக்கிறது? |
| நேர்காணல் நியமனத்தை உறுதிப்படுத்துதல் | நாங்கள் இன்னும் நாளை நேர்காணலுக்கு செல்கிறோமா? |
| முன்மொழிவு சமர்ப்பிப்பு காலக்கெடு நினைவூட்டல் | எச்சரிக்கை: அந்த முன்மொழிவு மீண்டும் எப்போது? |
பொருள் வரிகளை வேறுபடுத்துவதன் மூலம், மீதமுள்ள மின்னஞ்சலுக்கு சரியான தொனியை அமைத்துள்ளீர்கள். முறையான மற்றும் முறைசாரா மின்னஞ்சல்களில் நன்கு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பொருள் வரி, மின்னஞ்சலைத் திறப்பதற்கு முன்பே பெறுநருக்கு சரியான எதிர்பார்ப்புகள் இருப்பதை உறுதி செய்கிறது.
பொருத்தமான மின்னஞ்சல் அறிமுக வாக்கியங்களைத் தேர்ந்தெடுப்பது
மின்னஞ்சல் அறிமுகத்திற்கான சொற்றொடர்களின் தேர்வு மின்னஞ்சலின் தொனியில் - முறையான அல்லது சாதாரணமான - மற்றும் அதன் ஒட்டுமொத்த விஷயத்துடன் சீரமைக்க வேண்டும். மின்னஞ்சலை மரியாதையுடன் திறக்க உதவும் சில மாறுபட்ட சொற்றொடர்கள் கீழே உள்ளன:
வாழ்த்துச் சொற்றொடர்கள்
| முறையான | முறைசாரா |
| யாருக்கு இது கவலை, | ஏய்! |
| அன்பே [தலைப்பு மற்றும் பெயர்], | ஹாய் [பெயர்], |
| வாழ்த்துக்கள், | வணக்கம், |
| நல்ல நாள், | புதியது என்ன? |
| மரியாதையுடன் உரையாற்றுகையில், | யோ [பெயர்]! |
| மதிப்பிற்குரிய [தலைப்பு மற்றும் பெயர்], | நலமா, |
முறையான மின்னஞ்சல்களில், தொழில்முறை மற்றும் மரியாதைக்குரிய தொனியை வைத்திருக்க, "அன்புள்ள செல்வி. பிரவுன்" அல்லது "அன்புள்ள டாக்டர் ஆடம்ஸ்" போன்ற பெறுநரின் கடைசிப் பெயருடன் தலைப்புகள் பயன்படுத்தப்படும் என்று எதிர்பார்க்கப்படுகிறது.
வரிகளைத் திறக்கிறது
| முறையான | முறைசாரா |
| இந்தச் செய்தி உங்களுக்கு நன்றாகத் தெரியும் என்று நம்புகிறேன். | நீங்கள் சிறப்பாக செய்கிறீர்கள் என்று நம்புகிறேன்! |
| நான் உங்களுக்கு எழுதுகிறேன்… | செக் இன் செய்து பார்க்க வேண்டும்... |
| இந்த விஷயத்தில் உங்கள் கவனத்திற்கு நன்றி. | ஏய், நீங்கள் கேள்விப்பட்டீர்களா… |
| இந்த விஷயத்தில் உங்கள் உதவி மிகவும் பாராட்டப்படுகிறது. | எதையாவது பேச ஒரு நிமிடம் இருக்கிறதா? |
| தயவுசெய்து என்னை அறிமுகப்படுத்த அனுமதிக்கவும்; நான் [உங்கள் பெயர்], [உங்கள் நிலை]. | [தலைப்பு] பற்றிய எங்கள் உரையாடல் நினைவிருக்கிறதா? புதுப்பிப்பு கிடைத்தது! |
உங்கள் மின்னஞ்சலின் சம்பிரதாயத்தைப் பொருட்படுத்தாமல், இலக்கண மற்றும் எழுத்துப் பிழைகள் இல்லாமல் இருப்பதை உறுதிசெய்வது முக்கியம். எங்கள் தளத்தைப் பயன்படுத்துதல் சரிபார்த்தல் சேவை உங்கள் செய்தியின் தொழில்முறை மற்றும் தெளிவுத்திறனை பெரிதும் மேம்படுத்தலாம், திறம்பட தொடர்பு கொள்ள உதவுகிறது.
உங்கள் மின்னஞ்சல் அறிமுகத்தில் உள்ள வார்த்தைகளின் சரியான தேர்வு முழு செய்திக்கும் மேடை அமைக்கிறது என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். சம்பிரதாயமானதாகவோ அல்லது சாதாரணமாகவோ இருந்தாலும், உங்கள் மின்னஞ்சலைத் திறப்பது உரையாடலின் தொனியையும் பெறுநரிடம் நீங்கள் ஏற்படுத்தும் தோற்றத்தையும் கணிசமாகப் பாதிக்கும்.
மின்னஞ்சல் தகவல்தொடர்புகளில் பதில்களைத் தயாரிக்கும் கலை
மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிக்கும் போது, அசல் செய்தியாக பொருத்தமான சம்பிரதாயத்தையும் தொனியையும் பராமரிப்பது முக்கியம். ஒரு நல்ல பதில் பொதுவாக மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கத்திற்கு நன்றியுணர்வு அல்லது ஒப்புதலுடன் தொடங்குகிறது, அதைத் தொடர்ந்து கையில் உள்ள விஷயத்தை உரையாற்றுகிறது.
முறையான மின்னஞ்சல் பதில்
- கண்ணியமான ஒப்புதலுடன் தொடங்கவும்: "அன்புள்ள [பெயர்], உங்கள் விரிவான மின்னஞ்சலுக்கு நன்றி."
- கேள்வி அல்லது சிக்கலைக் குறிப்பிடவும்: "திட்டக் காலக்கெடு பற்றிய உங்கள் கேள்வியைப் பற்றி, நான் அதைத் தெளிவுபடுத்த விரும்புகிறேன்..."
- மேலும் உதவி அல்லது தகவலை வழங்கவும்: "உங்களுக்கு கூடுதல் விவரங்கள் தேவைப்பட்டால், தயவுசெய்து என்னை தொடர்பு கொள்ளவும்."
முறையான மின்னஞ்சல் பதிலுக்கான எடுத்துக்காட்டு இங்கே:
முறைசாரா மின்னஞ்சல் பதில்
- ஒரு நட்பு திறப்புடன் தொடங்குங்கள்: “ஹாய் [பெயர்], தொடர்பு கொண்டதற்கு நன்றி!”
- நேராக விஷயத்திற்கு வரவும்: "நீங்கள் குறிப்பிட்ட சந்திப்பு பற்றி, அடுத்த வாரம் யோசிக்கிறோமா?"
- தனிப்பட்ட தொடுதலுடன் மூடு: "சீக்கிரம் பிடி!"
முறைசாரா மின்னஞ்சல் பதிலுக்கான எடுத்துக்காட்டு இங்கே:
நினைவில் கொள்ளுங்கள், முறைசாரா பதில்களில், அதிக நேராகவும் குறைவாகவும் முறைப்படி இருப்பது பரவாயில்லை. இருப்பினும், எப்பொழுதும் மரியாதைக்குரிய மற்றும் தெளிவான தொனியை வைத்திருங்கள், பெறுநர் மதிப்புமிக்கவராக உணரப்படுவதை உறுதிசெய்யவும். சம்பிரதாயமானதாக இருந்தாலும் சரி, முறைசாராதாக இருந்தாலும் சரி, உங்கள் பதில் உங்கள் தகவல்தொடர்பு பாணியையும் தொழில்முறையையும் பிரதிபலிக்கிறது.
தீர்மானம்
| இன்று, கட்டாய மின்னஞ்சல் அறிமுகத்தைத் தயாரிக்கும் திறன் அவசியம். இந்த வழிகாட்டி, முறையான மற்றும் சாதாரண மின்னஞ்சல் அறிமுகங்களை உருவாக்கும் நுணுக்கங்களின் மூலம் உங்களை அழைத்துச் சென்றது, உங்கள் செய்திகள் அவர்களுக்குத் தகுதியான தெளிவு மற்றும் மரியாதையுடன் பெறப்படுவதை உறுதிசெய்யும் நுண்ணறிவுகளை வழங்குகிறது. நீங்கள் ஒரு தொழில்முறை தொடர்பை அணுகினாலும் அல்லது ஒரு நண்பருக்கு ஒரு சாதாரண குறிப்பை அனுப்பினாலும், உங்கள் மின்னஞ்சல் அறிமுகம் வெறும் வார்த்தைகளை விட அதிகம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்; இது உங்கள் செய்தியை உலகத்துடன் இணைக்கும் பாலம். இந்த நுண்ணறிவு மற்றும் எடுத்துக்காட்டுகளைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், நீங்கள் மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவது மட்டுமல்ல; நீங்கள் இணைப்புகளை ஊக்குவிக்கிறீர்கள், உறவுகளை உருவாக்குகிறீர்கள் மற்றும் டிஜிட்டல் நிலப்பரப்பில் நம்பிக்கையுடனும் கருணையுடனும் செல்லவும். எனவே, அடுத்த முறை நீங்கள் மின்னஞ்சலை எழுதும் போது, மின்னஞ்சல் அறிமுகத்தின் கலையை நினைவுபடுத்தி, ஒவ்வொரு வார்த்தையையும் கணக்கிடுங்கள். |
