నేటి డిజిటల్ యుగంలో, ఇమెయిల్ కమ్యూనికేషన్ కళను నేర్చుకోవడం చాలా అవసరం. మీరు విద్యార్థి అయినా, ప్రొఫెషనల్ అయినా లేదా స్నేహితులు మరియు కుటుంబ సభ్యులతో సన్నిహితంగా ఉన్నా, సమర్థవంతమైన ఇమెయిల్ పరిచయాన్ని ఎలా సిద్ధం చేయాలో తెలుసుకోవడం మీ సందేశాన్ని స్వీకరించే విధానంలో గణనీయమైన మార్పును కలిగిస్తుంది. ఈ గైడ్ మీకు రెండింటిని సృష్టించడానికి ముఖ్యమైన చిట్కాలు మరియు ఉదాహరణలను అందిస్తుంది అధికారికంగా మరియు సాధారణ ఇమెయిల్ పరిచయాలు, మీ వారు ఎల్లప్పుడూ స్పష్టంగా, గౌరవప్రదంగా మరియు వారి ఉద్దేశించిన ప్రేక్షకులకు సముచితంగా ఉండేలా చూసుకోండి.
ఇమెయిల్ పరిచయం యొక్క కళలో ప్రావీణ్యం సంపాదించడం
సమర్థవంతమైన కమ్యూనికేషన్ కోసం ప్రభావవంతమైన ఇమెయిల్ పరిచయం చాలా ముఖ్యమైనది. ఇది స్వరాన్ని సెట్ చేయడమే కాకుండా గ్రహీతకు ఇమెయిల్ యొక్క ఉద్దేశ్యాన్ని కూడా స్పష్టం చేస్తుంది. బలవంతపు ఇమెయిల్ పరిచయాన్ని ఎలా సిద్ధం చేయాలో ఇక్కడ ఉంది:
- మర్యాదపూర్వకమైన గ్రీటింగ్‌తో ప్రారంభించండి. ప్రతి ఇమెయిల్‌ను వెచ్చని గ్రీటింగ్‌తో ప్రారంభించండి. ఇది సాధారణ “హలో,” “ప్రియమైన [పేరు],” లేదా గ్రహీతతో మీ సంబంధం ఆధారంగా ఏదైనా తగిన వందనం కావచ్చు.
- స్నేహపూర్వక ప్రారంభ లైన్‌ను చేర్చండి. గ్రీటింగ్ తర్వాత, వెచ్చని ప్రారంభ పదబంధాన్ని జోడించండి. ఉదాహరణకు, "ఈ సందేశం మిమ్మల్ని బాగా కనిపెట్టిందని నేను విశ్వసిస్తున్నాను" లేదా "మీకు మంచి రోజు ఉందని నేను ఆశిస్తున్నాను." ఇది వ్యక్తిగత స్పర్శను జోడిస్తుంది మరియు గౌరవాన్ని చూపుతుంది.
- మీ ఉద్దేశ్యాన్ని స్పష్టంగా చెప్పండి. మీ ఇమెయిల్‌కి కారణాన్ని సంక్షిప్తంగా వివరించండి. ఇది నేరుగా మీ ప్రారంభ పంక్తిని అనుసరించాలి, మీ సందేశం యొక్క ప్రధాన కంటెంట్‌కు సున్నితమైన పరివర్తనను అందిస్తుంది.
- మీ పరిచయాన్ని వ్యక్తిగతీకరించండి. గ్రహీతకు మీ పరిచయాన్ని అనుకూలీకరించండి. మీరు ఇంతకు ముందు కలిసిన వారికి వ్రాస్తున్నట్లయితే, మీ చివరి పరస్పర చర్య గురించి క్లుప్తంగా ప్రస్తావించడం మంచి టచ్‌గా ఉంటుంది.
- స్పష్టమైన సబ్జెక్ట్ లైన్‌ను సిద్ధం చేయండి. సబ్జెక్ట్ లైన్ అనేది మీ ఇమెయిల్ యొక్క కీలకమైన అంశం. ఇది సంక్షిప్తంగా మరియు నిర్దిష్టంగా ఉండాలి, ఇమెయిల్ కంటెంట్‌ను కొన్ని పదాలలో సంగ్రహించాలి. గ్రహీత ఇమెయిల్ యొక్క ఔచిత్యాన్ని ఒక చూపులో తెలుసుకునేలా అస్పష్టమైన వివరణలను నివారించండి.
ఉదాహరణకు, ఉద్యోగ దరఖాస్తుదారు ఇలా వ్రాయవచ్చు:
ఈ ప్రాథమిక సూత్రాలు సమర్థవంతమైన ఇమెయిల్ పరిచయాలకు పునాదిగా పనిచేస్తాయి. కింది విభాగాలలో, మేము ఇమెయిల్ కమ్యూనికేషన్ కళపై లోతైన అంతర్దృష్టులను అందించడం ద్వారా అధికారిక మరియు సాధారణ ఇమెయిల్ సందర్భాల కోసం మరింత నిర్దిష్ట మార్గదర్శకాలు మరియు ఉదాహరణలను అన్వేషిస్తాము.
అధికారిక ఇమెయిల్ పరిచయం కోసం మార్గదర్శకాలు
అధికారికంగా అధికారంలో ఉన్న వారితో లేదా మీకు తెలియని వారితో అయినా వృత్తిపరమైన కమ్యూనికేషన్ కోసం అధికారిక ఇమెయిల్‌లు అవసరం. ఇందులో ఉన్నతాధికారులు, సహోద్యోగులు లేదా క్లయింట్‌ల వంటి బాహ్య పరిచయాలతో పరస్పర చర్యలు ఉంటాయి. అధికారిక ఇమెయిల్ పరిచయం కోసం పరిగణించవలసిన ముఖ్య అంశాలను చూద్దాం:
- ప్రొఫెషనల్ ఓపెనింగ్ లైన్ ఉపయోగించండి. గ్రహీత పేరు తెలియకపోతే “ప్రియమైన [శీర్షిక మరియు చివరి పేరు],” లేదా “ఎవరికి సంబంధించినది” వంటి అధికారిక గ్రీటింగ్‌తో ప్రారంభించండి. ఇది గౌరవం మరియు వృత్తి నైపుణ్యాన్ని చూపుతుంది.
- మొదటి వాక్యంలో మర్యాద చూపించండి. "ఈ సందేశం మిమ్మల్ని బాగా కనుగొంటుందని నేను విశ్వసిస్తున్నాను" లేదా "మీకు ఉత్పాదకమైన రోజు ఉందని నేను ఆశిస్తున్నాను" వంటి సద్భావనను వ్యక్తీకరించడానికి మర్యాదపూర్వక వాక్యాన్ని చేర్చండి.
- మొదటిసారి ఇమెయిల్‌ల కోసం స్వీయ-పరిచయం. మీరు మొదటిసారి ఎవరికైనా ఇమెయిల్ పంపుతున్నట్లయితే, మీ పూర్తి పేరు మరియు మీ పాత్ర లేదా కనెక్షన్‌తో మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి. ఉదాహరణకు, "నా పేరు ఎమిలీ చెన్, XYZ కార్పొరేషన్‌లో విశ్లేషకుడు."
- భాషలో వృత్తి నైపుణ్యాన్ని బలోపేతం చేయండి. అనధికారిక భాష, ఎమోజీలు లేదా రోజువారీ వ్యక్తీకరణలను నివారించండి. అలాగే, వృత్తిపరమైన నేపధ్యంలో చాలా వ్యక్తిగత సమాచారం లేదా అసంబద్ధమైన కథనాలను పంచుకోవడం నివారించండి.
అధికారిక ఇమెయిల్ పరిచయం యొక్క ఉదాహరణ ఇక్కడ ఉంది:
ఈ మార్గదర్శకాలు మీ ఇమెయిల్ పరిచయం సముచితంగా లాంఛనప్రాయంగా ఉండేలా చేయడంలో సహాయపడతాయి, మీ మిగిలిన కమ్యూనికేషన్ కోసం ప్రొఫెషనల్ టోన్‌ను సెట్ చేస్తాయి. గుర్తుంచుకోండి, బాగా సృష్టించిన పరిచయం మీ ఇమెయిల్ ఎలా గ్రహించబడిందో మరియు ప్రతిస్పందించబడుతుందో గణనీయంగా ప్రభావితం చేస్తుంది.
సాధారణ ఇమెయిల్ పరిచయాన్ని సిద్ధం చేయడానికి అవసరమైనవి
సాధారణ ఇమెయిల్‌లు టోన్ మరియు భాషలో అధికారిక ఇమెయిల్‌లకు భిన్నంగా ఉంటాయి, సాధారణంగా స్నేహితులు, కుటుంబం లేదా అవగాహనలతో కమ్యూనికేట్ చేసేటప్పుడు ఉపయోగిస్తారు. కింది కీలక అంశాలను పరిగణించండి:
- రిలాక్స్డ్ టోన్‌ని ఎంచుకోండి. సంభాషణ మరియు అనధికారిక స్వరాన్ని ఉపయోగించండి. ఇది రోజువారీ భాష మరియు మరింత వ్యక్తిగత విధానం ద్వారా సాధించవచ్చు.
- స్నేహపూర్వక గ్రీటింగ్‌తో ప్రారంభించండి. “హాయ్ [పేరు],” లేదా “హే దేర్!” వంటి సాధారణ వందనంతో ప్రారంభించండి. ఇది ప్రారంభం నుండి స్నేహపూర్వక స్వరాన్ని సెట్ చేస్తుంది.
- మీ ప్రారంభాన్ని వ్యక్తిగతీకరించండి. అధికారిక ఇమెయిల్‌ల వలె కాకుండా, సాధారణమైనవి మరింత వ్యక్తిగతీకరించిన పరిచయాన్ని అనుమతిస్తాయి. ఉదాహరణకు, "ఇప్పుడే చెక్ ఇన్ చేసి, మీరు ఎలా పని చేస్తున్నారో చూడాలనుకుంటున్నాను" లేదా "నేను మిమ్మల్ని పట్టుకోవడానికి ఒక లైన్ డ్రాప్ చేయాలని అనుకున్నాను."
- తేలికైన భాషను ఉపయోగించడానికి సంకోచించకండి. సాధారణ ఇమెయిల్‌లలో ఎమోజీలు, వ్యావహారిక పదాలు మరియు హాస్యాన్ని కూడా ఉపయోగించడం సరైందే, ప్రత్యేకించి అది స్వీకర్తతో మీ సంబంధానికి సరిపోయేటట్లయితే.
- గౌరవం మరియు స్పష్టతకు మద్దతు ఇవ్వండి. సాధారణం అయినప్పటికీ, మీ ఇమెయిల్ ఇప్పటికీ గౌరవప్రదంగా ఉండాలి మరియు గ్రహీత మీ సందేశాన్ని గందరగోళం లేకుండా అర్థం చేసుకునేలా స్పష్టంగా ఉండాలి.
అనధికారిక ఇమెయిల్ పరిచయం యొక్క ఉదాహరణ ఇక్కడ ఉంది:
ఈ చిట్కాలు మీకు బాగా తెలిసిన వారితో సౌకర్యవంతమైన సంభాషణకు హామీ ఇస్తూ, స్నేహపూర్వకంగా ఇంకా స్పష్టంగా ఉండే సాధారణ ఇమెయిల్ పరిచయాన్ని రూపొందించడంలో మీకు సహాయపడతాయి.
అధికారిక మరియు అనధికారిక ఇమెయిల్ సబ్జెక్ట్ లైన్‌ల మధ్య భేదం
సాధారణ ఇమెయిల్ పరిచయాల యొక్క సూక్ష్మ నైపుణ్యాలను అన్వేషించిన తర్వాత, అధికారిక మరియు అనధికారిక సందర్భాల మధ్య ఇమెయిల్ సబ్జెక్ట్ లైన్‌ల టోన్ ఎలా మారుతుందో అర్థం చేసుకోవడం కూడా అంతే ముఖ్యం. మీ ఇమెయిల్ కంటెంట్ కోసం సరైన అంచనాలను సెట్ చేస్తూ, అధికారిక మరియు అనధికారిక విషయ పంక్తులను వివరించే కీలక వ్యత్యాసాలలోకి ప్రవేశిద్దాం:
- అధికారిక ఇమెయిల్‌లలో స్పష్టత మరియు వృత్తి నైపుణ్యం. అధికారిక ఇమెయిల్ కోసం, సబ్జెక్ట్ లైన్ స్పష్టంగా, సంక్షిప్తంగా మరియు సాధారణ భాష లేకుండా ఉండాలి. ఇమెయిల్ యొక్క తీవ్రత మరియు నిర్దిష్ట సందర్భాన్ని స్వీకర్త అర్థం చేసుకున్నారని ఇది నిర్ధారిస్తుంది.
- అనధికారిక సందర్భాలలో వశ్యత. స్నేహితుడికి లేదా సన్నిహిత సహోద్యోగికి ఇమెయిల్ పంపడం వంటి అనధికారిక స్వరాన్ని ఉపయోగించడం సముచితమైనప్పుడు - సబ్జెక్ట్ లైన్ మరింత రిలాక్స్‌గా మరియు వ్యక్తిగతంగా ఉంటుంది. ఇది సంభాషణ శైలిని ప్రతిబింబిస్తుంది మరియు తగినట్లయితే సంభాషణలు లేదా ఎమోజీలను కూడా కలిగి ఉంటుంది.
- అధికారిక ప్రత్యుత్తరాల కోసం 'Re:' ఉంచండి. అధికారిక ఇమెయిల్ ప్రత్యుత్తరాలలో, మునుపటి చర్చ యొక్క కొనసాగింపును సూచించడానికి “Re:” (“సంబంధిత” కోసం చిన్నది) ఉపయోగించండి. సాధారణ సంభాషణలలో ఇది తక్కువ సాధారణం.
అధికారిక మరియు అనధికారిక విషయ పంక్తుల మధ్య వ్యత్యాసాలను వివరించడానికి, సందర్భాన్ని బట్టి ఒకే అంశాన్ని ఎలా విభిన్నంగా పరిష్కరించవచ్చో క్రింది పట్టిక ప్రక్క ప్రక్క పోలికలను అందిస్తుంది:
| ఫార్మల్ | అనధికార |
| ప్రాజెక్ట్ చర్చ కోసం మీటింగ్ అభ్యర్థన | త్వరలో మన ప్రాజెక్ట్ గురించి చాట్ చేద్దాం! |
| ఖాతా స్థితి నవీకరణకు సంబంధించిన విచారణ | నా ఖాతాలో ఏమైంది? |
| ఇంటర్వ్యూ నియామకం యొక్క నిర్ధారణ | మేము రేపటి ఇంటర్వ్యూకి ఇంకా ఉన్నామా? |
| ప్రతిపాదన సమర్పణ గడువు రిమైండర్ | హెచ్చరిక: ఆ ప్రతిపాదన మళ్లీ ఎప్పుడు వస్తుంది? |
సబ్జెక్ట్ లైన్‌లను వేరు చేయడం ద్వారా, మీరు మిగిలిన ఇమెయిల్‌లకు సరైన టోన్‌ని సెట్ చేసారు. అధికారిక మరియు అనధికారిక ఇమెయిల్‌లలో బాగా ఎంచుకున్న సబ్జెక్ట్ లైన్ ఇమెయిల్‌ను తెరవడానికి ముందే స్వీకర్త సరైన అంచనాలను కలిగి ఉండేలా చేస్తుంది.
తగిన ఇమెయిల్ పరిచయ పదబంధాలను ఎంచుకోవడం
ఇమెయిల్ పరిచయం కోసం పదబంధాల ఎంపిక ఇమెయిల్ యొక్క టోన్ - అధికారిక లేదా సాధారణం - మరియు దాని మొత్తం విషయంతో సమలేఖనం చేయాలి. ఇమెయిల్‌ను మర్యాదపూర్వకంగా తెరవడంలో సహాయపడే కొన్ని విభిన్న పదబంధాలు క్రింద ఉన్నాయి:
గ్రీటింగ్ పదబంధాలు
| ఫార్మల్ | అనధికార |
| ఇది ఎవరికి ఆందోళన చెందుతుందో, | హే అక్కడ! |
| ప్రియమైన [శీర్షిక మరియు పేరు], | హాయ్ [పేరు], |
| శుభాకాంక్షలు, | హలో, |
| మంచి రోజు, | క్రొత్తది ఏమిటి? |
| గౌరవంగా ప్రసంగిస్తూ, | యో [పేరు]! |
| గౌరవనీయమైన [శీర్షిక మరియు పేరు], | , హౌడీ |
అధికారిక ఇమెయిల్‌లలో, వృత్తిపరమైన మరియు గౌరవప్రదమైన స్వరాన్ని ఉంచడానికి "డియర్ శ్రీమతి బ్రౌన్" లేదా "డియర్ డా. ఆడమ్స్" వంటి గ్రహీత యొక్క చివరి పేరుతో టైటిల్‌లను ఉపయోగించాలని భావిస్తున్నారు.
ప్రారంభ పంక్తులు
| ఫార్మల్ | అనధికార |
| ఈ సందేశం మిమ్మల్ని బాగా కనుగొంటుందని నేను విశ్వసిస్తున్నాను. | మీరు గొప్పగా చేస్తున్నారని ఆశిస్తున్నాము! |
| నేను మీకు వ్రాస్తున్నాను… | చెక్ ఇన్ చేసి చూడాలనుకుంటున్నాను… |
| ఈ విషయంలో మీ దృష్టికి ధన్యవాదాలు. | హే, మీరు దీని గురించి విన్నారా… |
| ఈ విషయంలో మీ సహాయం చాలా ప్రశంసించబడింది. | ఏదైనా గురించి చాట్ చేయడానికి ఒక నిమిషం ఉందా? |
| దయచేసి నన్ను నేను పరిచయం చేసుకోవడానికి అనుమతించండి; నేను [మీ పేరు], [మీ స్థానం]. | [టాపిక్] గురించి మా సంభాషణ గుర్తుందా? ఒక నవీకరణ వచ్చింది! |
మీ ఇమెయిల్ లాంఛనప్రాయతతో సంబంధం లేకుండా వ్యాకరణ మరియు స్పెల్లింగ్ లోపాలు లేకుండా చూసుకోవడం ముఖ్యం. మా ప్లాట్‌ఫారమ్‌లను ఉపయోగించడం ప్రూఫ్ రీడింగ్ సేవ మీ సందేశం యొక్క వృత్తి నైపుణ్యం మరియు స్పష్టతను బాగా మెరుగుపరుస్తుంది, సమర్థవంతంగా కమ్యూనికేట్ చేయడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.
గుర్తుంచుకోండి, మీ ఇమెయిల్ పరిచయంలోని పదాల సరైన ఎంపిక మొత్తం సందేశానికి వేదికను సెట్ చేస్తుంది. అధికారికమైనా లేదా సాధారణమైనా, మీ ఇమెయిల్ తెరవడం సంభాషణ యొక్క స్వరాన్ని మరియు గ్రహీతపై మీరు చూపే అభిప్రాయాన్ని గణనీయంగా ప్రభావితం చేస్తుంది.
ఇమెయిల్ కమ్యూనికేషన్‌లో ప్రతిస్పందనలను సిద్ధం చేసే కళ
ఇమెయిల్‌లకు ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్నప్పుడు, అసలు సందేశం వలె తగిన స్థాయి ఫార్మాలిటీ మరియు టోన్‌ను నిర్వహించడం కీలకం. ఒక మంచి ప్రతిస్పందన సాధారణంగా ఇమెయిల్ యొక్క కంటెంట్‌కు కృతజ్ఞతా వ్యక్తీకరణ లేదా అంగీకార వ్యక్తీకరణతో ప్రారంభమవుతుంది, ఆ తర్వాత చేతిలో ఉన్న విషయాన్ని ప్రస్తావించడం.
అధికారిక ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందన
- మర్యాదపూర్వక అంగీకారంతో ప్రారంభించండి: “ప్రియమైన [పేరు], మీ వివరణాత్మక ఇమెయిల్‌కి ధన్యవాదాలు.”
- ప్రశ్న లేదా సమస్యను పరిష్కరించండి: "ప్రాజెక్ట్ టైమ్‌లైన్ గురించి మీ ప్రశ్నకు సంబంధించి, నేను దానిని స్పష్టం చేయాలనుకుంటున్నాను..."
- మరింత సహాయం లేదా సమాచారాన్ని అందించండి: "మీకు అదనపు వివరాలు కావాలంటే, దయచేసి నన్ను సంప్రదించడానికి సంకోచించకండి."
అధికారిక ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందనకు ఇక్కడ ఉదాహరణ:
అనధికారిక ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందన
- స్నేహపూర్వక ఓపెనింగ్‌తో ప్రారంభించండి: “హే [పేరు], సంప్రదించినందుకు ధన్యవాదాలు!”
- నేరుగా పాయింట్‌కి చేరుకోండి: "మీరు చెప్పిన మీటింగ్ గురించి, వచ్చే వారం ఆలోచిస్తున్నామా?"
- వ్యక్తిగత స్పర్శతో మూసివేయండి: "త్వరలో పట్టుకోండి!"
అనధికారిక ఇమెయిల్ ప్రతిస్పందనకు ఇక్కడ ఉదాహరణ:
గుర్తుంచుకోండి, అనధికారిక ప్రత్యుత్తరాలలో, మరింత ప్రత్యక్షంగా మరియు తక్కువ అధికారికంగా ఉండటం సరైందే. అయినప్పటికీ, ఎల్లప్పుడూ గౌరవప్రదమైన మరియు స్పష్టమైన స్వరాన్ని కలిగి ఉండండి, గ్రహీత విలువైనదిగా భావించేలా చూసుకోండి. అధికారికమైనా లేదా అనధికారికమైనా, మీ ప్రతిస్పందన మీ కమ్యూనికేషన్ శైలి మరియు వృత్తి నైపుణ్యాన్ని ప్రతిబింబిస్తుంది.
ముగింపు
| నేడు, బలవంతపు ఇమెయిల్ పరిచయాన్ని సిద్ధం చేయగల సామర్థ్యం అవసరం. ఈ గైడ్ అధికారిక మరియు సాధారణ ఇమెయిల్ పరిచయాలను సృష్టించడం, మీ సందేశాలు వారికి అర్హమైన స్పష్టత మరియు గౌరవంతో అందుతున్నాయని నిర్ధారించడానికి అంతర్దృష్టులను అందించడం వంటి సూక్ష్మ నైపుణ్యాల ద్వారా మిమ్మల్ని నడిపించింది. మీరు వృత్తిపరమైన పరిచయాన్ని సంప్రదించినా లేదా స్నేహితుడికి సాధారణ గమనికను పంపినా, మీ ఇమెయిల్ పరిచయం కేవలం పదాల కంటే ఎక్కువ అని గుర్తుంచుకోండి; ఇది మీ సందేశాన్ని ప్రపంచానికి అనుసంధానించే వంతెన. ఈ అంతర్దృష్టులు మరియు ఉదాహరణలను వర్తింపజేయడం ద్వారా, మీరు ఇమెయిల్‌లను పంపడం మాత్రమే కాదు; మీరు కనెక్షన్‌లను ప్రోత్సహిస్తున్నారు, సంబంధాలను పెంచుకుంటున్నారు మరియు డిజిటల్ ల్యాండ్‌స్కేప్‌ను విశ్వాసం మరియు దయతో నావిగేట్ చేస్తున్నారు. కాబట్టి, మీరు తదుపరిసారి ఇమెయిల్‌ను కంపోజ్ చేసినప్పుడు, ఇమెయిల్ పరిచయం యొక్క కళను గుర్తుకు తెచ్చుకోండి మరియు ప్రతి పదాన్ని లెక్కించండి. |
