Пайравӣ дар мураккабии навиштани почтаи расмии почтаи электронӣ аксар вақт метавонад хеле душвор бошад, хусусан ҳангоми тамос бо шахси ношинос. Аммо ҳақиқат ин аст, ки донистани он ки чӣ тавр сохтани почтаи хуб ташкилшуда ва касбӣ метавонад малакаҳои муоширати шуморо ба таври назаррас такмил диҳад ва дарҳоро барои имкониятҳо боз кунад. Ин дастур кӯшиш мекунад, ки ҷузъҳои паёмҳои расмии почтаи электрониро аз сатри мавзӯъ то имзо равшан кунад. То охири ин мақола, шумо асбобҳое хоҳед дошт, ки паёмҳои электронии муассир ва дурахшонро омода созед, ки ба стандартҳои касбӣ мувофиқат мекунанд ва ҳар як муоширатро ҳисоб мекунанд.
Сохтори почтаи электронӣ
Сохтори почтаи расмӣ аз почтаи ғайрирасмӣ ба куллӣ фарқ надорад, аммо он бештар сайқал дода шудааст ва одоби мушаххасро риоя мекунад. Почтаи расмӣ одатан унсурҳои зеринро дар бар мегирад:
- Сатри мавзӯъ. Сарлавҳаи мухтасар ва мувофиқ, ки ҳадафи почтаи электрониро ҷамъбаст мекунад.
- Табрикоти расмии почтаи электронӣ. Ифтитоҳи саховатманд, ки ба қабулкунанда эҳтиромона муроҷиат мекунад.
- Матни асосии почтаи электронӣ. Мазмуни асосӣ ба таври мантиқӣ ва бо истифода аз забони расмӣ сохта шудааст.
- Анҷомёбии расмии почтаи электронӣ. Изҳороти хотимавӣ, ки хушмуомила аст ва барои амал ё вокуниши мушаххас даъват мекунад.
- Имзо. Бақайдгирии шумо, ки одатан номи пурраи шумо ва аксар вақт унвони касбии шумо ё маълумоти тамосро дар бар мегирад.
Интегратсияи ин унсурҳо бо эҳтиёт самаранокии мактубҳои расмии шуморо беҳтар мекунад ва хондани онҳоро осонтар мекунад ва эҳтимоли гирифтани посухи интизорӣ бештар мешавад.
Сатри мавзӯъ
Сатри мавзӯъ ҳамчун сарлавҳаи почтаи электронии шумо хидмат мекунад ва дар ҷалби таваҷҷӯҳи қабулкунанда нақши муҳим мебозад. Ҳарчанд он як ҷузъиёти хурд ба назар мерасад, аммо аҳамияти онро набояд нодида гирифт. Сатри дақиқи мавзӯъ метавонад эҳтимолияти кушодани почтаи электронии шумо ва гирифтани посухи саривақтиро зиёд кунад.
Ҳамчун ёддошти паҳлӯ, тавсия дода мешавад, ки суроғаи почтаи электронии қабулкунандаро дар сатри таъиншудаи қабулкунанда, ки дар болои сатри мавзӯъ ҷойгир аст, ворид накунед, то даме ки шумо барои фиристодани почтаи электронии худ комилан омода набошед. Ин барои пешгирӣ кардани тасодуфан фиристодани почтаи нотамом кӯмак мекунад. Ҳангоми пур кардани сатрҳои Cc ва Bcc ҳамин огоҳӣ бояд иҷро карда шавад.
Сатри мавзӯъ бояд ҳам равшан ва ҳам мухтасар бошад, ки тасвири мундариҷаи почтаи электрониро бо ҳамагӣ 5-8 калима таъмин кунад. Ин на танҳо диққати қабулкунандаро ҷалб мекунад, балки инчунин посухҳои саривақтиро ҳавасманд мекунад. Ҳамеша дар хотир доред, ки қуттии сатри мавзӯъро, ки аз матни почтаи электронӣ ҷудо аст, пур кунед, то аз фиристодани паёми электронӣ бидуни мавзӯъ пешгирӣ кунед.
Барои намуна:
- Дар ҷустуҷӯи вазифаи муҳаррир. Ин сатри мавзӯъ нишон медиҳад, ки ирсолкунанда дар бораи вазифаи муҳаррир мепурсад ва онро ба кадрҳои кадрӣ ё дастаи таҳрирӣ мувофиқ месозад.
- Шарҳи набудани имрӯза. Ин мавзӯъ дарҳол ба қабулкунанда мегӯяд, ки почтаи электронӣ дар бораи ғоиб буданаш муҳокима карда мешавад ва вокуниши зудтари мудир ё профессорро водор мекунад.
- Дархост барои тавсиянома. Ин сатр муайян мекунад, ки почтаи электронӣ дар бораи номаи тавсияномае хоҳад буд, ки қабулкунандаро ба хусусият ва таъхирнопазирии дархост водор мекунад.
- Дархост барои гирифтани стипендия. Ба таври возеҳ изҳор кардани он, ки почтаи электронӣ дар бораи дархости стипендия аст, барои идораҳои илмӣ ё молиявӣ афзалияти почтаи электрониро осонтар мекунад.
- Рӯзномаи ҷаласаи ин ҳафта. Ин сатри мавзӯъ зуд ба даста ё иштирокчиён хабар медиҳад, ки почтаи электронӣ рӯзномаи вохӯрии дарпешистодаро дар бар мегирад.
- Таъҷилӣ: Имрӯз ҳолати фавқулоддаи оилавӣ. Истифодаи "таъхирӣ" ва мушаххасот дар бораи ҳолати фавқулодда ин почтаи электрониро барои амали фаврӣ авлавияти баланд мегардонад.
- Конфронси рӯзи ҷумъа RSVP лозим аст. Ин аҳамияти вокуниш ба конфронси дарпешистодаро нишон медиҳад ва қабулкунандаро барои зуд кушодани он ташвиқ мекунад.
Ҳар яке аз ин мисолҳо ба таври мухтасар мавзӯи почтаи электрониро ба қабулкунанда тавсиф мекунад ва ба онҳо дар афзалият додани паёми шумо барои хондан кӯмак мекунад. Сатри мавзӯъ аввалин чизест, ки қабулкунанда ҳангоми расидани почтаи электронии шумо мебинад ва онро ҷузъи муҳими муоширати муассир месозад.
Салом
Интихоби саломи расмии почтаи электронӣ барои эҳтиром ба қабулкунанда муҳим аст. Табрикоти интихобкардаи шумо бояд ба контекст ва ҳадафи почтаи электронии шумо мувофиқат кунад ва оҳанги сӯҳбати минбаъдаро ба таври муассир муқаррар кунад. Инҳоянд чанд табрикоти расмии почтаи электронӣ, ки маъмулан истифода мешаванд:
- Муҳтарам ҷаноби/хонум/доктор/профессор [Насаби],
- Субҳи ба хайр/нимрӯз [номи гиранда],
- Ба онҳое, ки мумкин аст, дахл дорад,
- Салом,
- Салом [номи гиранда],
Интихоби саломи мувофиқ хеле муҳим аст, зеро он оҳанги ибтидоиро барои қисми боқимондаи паёми шумо муқаррар мекунад.
Барои намуна:
- Агар шумо барои масъалаҳои расмӣ бо амакам Майк тамос гиред, кушодани мувофиқ метавонад чунин бошад: "Амаки азиз Майк ..."
- Ҳангоми мукотиба бо корфармои эҳтимолӣ дар бораи имкониятҳои кор, саломи расмӣ ба мисли "Мӯҳтарам хонум Смит..." мувофиқ хоҳад буд.
- Агар шумо бо муштарӣ бо номи Сара, ки қаблан вохӯрда будед, тамос гиред, шумо метавонед "Субҳ ба хайр, Сара…" -ро истифода баред.
- Вақте ки шумо ба почтаи электронии фаҳмиши касбӣ бо номи Алекс мефиристед ва мехоҳед онро то ҳадде ғайрирасмӣ нигоҳ доред, "Салом Алекс ..." мувофиқ аст.
- Агар шумо ба як гурӯҳи одамоне муроҷиат кунед, ки номи онҳоро намедонед, "Салом" кифоя аст.
Дар ҳолатҳое, ки шумо қабулкунандаро намешиносед, "Ба кӣ дахл дорад" ва "Салом" ҳамчун саломи расмӣ хидмат мекунанд. Бо вуҷуди ин, ҳамеша беҳтар аст, ки номи шахсеро, ки шумо ба почтаи электронӣ фиристодаед, муайян кунед ва ҳангоми имконпазир ба онҳо мустақиман муроҷиат кунед.
Одатан, вергул пас аз салом дар почтаи электронии шумо меояд. Бо вуҷуди ин, шумо инчунин метавонед як колинро дар танзимоти хеле расмӣ истифода баред. Нуктаи асосӣ ин аст, ки боварӣ ҳосил кунед, ки саломи шумо эҳтиромона ва барои шунавандагони пешбинишуда мувофиқ аст. Бодиққат интихоб кардани саломномаи почтаи электронии худ, шумо на танҳо барои осонтар созиши паёми худ мусоидат мекунед, балки эҳтимоли гирифтани посухи фаврӣ ва мувофиқро зиёд мекунед.
Матни асосии почтаи электронӣ
Мазмуни асосии почтаи электронӣ ҳамчун мақоми почтаи электронӣ номида мешавад. Он одатан ба як мавзӯъ ё маҷмӯи мавзӯъҳои ба ҳам наздик нигаронида шудааст. Аввалин чизе, ки шумо бояд дар бадани почтаи электронӣ анҷом диҳед, ин равшан кардани сабаби мукотибаи шумост.
Муайян кардани ҳадафи почтаи электронии шумо ба гиранда имкон медиҳад, ки контекстро дарк кунад ва ба онҳо кӯмак ё посух додан ба шумо осонтар шавад. Шумо метавонед ҳадафи почтаи электронии худро бо ибораҳои монанди:
- Ман мехостам дар бораи…
- Ман менависам, то изҳори таваҷҷӯҳи худро ба…
- Ман бо шумо дар бораи…
- Ман умедворам, ки равшанӣ диҳам…
- Ман мехоҳам дархост кунам…
- Ман ба омӯхтани бештар дар бораи…
- Ман мехоҳам тафсилотро дар бораи…
- Ман дар ҷустуҷӯи маълумоти иловагӣ дар бораи…
Агар шумо қаблан бо қабулкунанда ҳеҷ гуна муошират надошта бошед, пеш аз баён кардани нигаронии аввалиндараҷаи худ худро мухтасар муаррифӣ кардан хушмуомила аст.
Барои намуна:
- Ҳангоми ҷустуҷӯи имкониятҳои шабакавии касбӣ ё ҳамкориҳои эҳтимолӣ, муаррифии дуруст муҳим аст. Дар мисоли зерин Эмили худро ба таври возеҳ муаррифӣ мекунад ва сабаби ирсоли почтаи электронии худро ба доктор Браун ба таври мухтасар баён мекунад, ки барои фаҳмидани одилонаи ниятҳои ӯ мусоидат мекунад:
| Муҳтарам доктор Браун, Ман Эмили Уилямс, таҳлилгари хурди тадқиқот дар Корпоратсияи DEF. Ман кори шуморо дар соҳаи нанотехнология пайгирӣ кардам ва мехостам ҳамкориҳои эҳтимолиро байни муассисаҳои мо баррасӣ кунам. |
Тавсия дода мешавад, ки почтаи электронии худро мухтасар нигоҳ доред. Дар хотир доред, ки аксари одамон ба зудӣ тавассути почтаи электронии худ гузаштанро афзалтар медонанд, аз ин рӯ аз таҳаввулоти нолозим худдорӣ кунед.
Барои намуна:
- Агар шумо бо сабаби вазъияти фавқулоддаи оилавӣ вақти истироҳат талаб кунед, шумо метавонед танҳо бигӯед, ки "ман ҳолати фавқулоддаи оилавӣ дорам ва бояд рӯзи истироҳат гирам" ба ҷои тафсилоти мукаммал дар бораи вазъият.
Агар шумо ба паёми қаблӣ посух гӯед, барои эҳсоси иловагии касбӣ ва хушмуомилагӣ, фикр кунед, ки паёми электрониро бо изҳори миннатдорӣ оғоз кунед. Ибораҳо ба монанди "Ман посухи саривақтии шуморо қадр мекунам" ё "Ташаккур барои баргаштан ба ман" метавонанд барои қисми боқимондаи сӯҳбат оҳанги мусбӣ гузоранд.
моҳаи
Анҷомёбии почтаи расмии почтаи электронӣ ҳамчун бахше барои дархости амали мушаххас ва изҳори миннатдорӣ ба шахсе, ки шумо паём мефиристед, хидмат мекунад. Мувозинат байни дархости шумо ва забони хушмуомила одатан таҷрибаи хуб аст. Ин на танҳо хушмуомилагиро нишон медиҳад, балки имкони гирифтани посухи мусбатро низ беҳтар мекунад. Ин ибораҳо метавонанд ба вазъиятҳои гуногун ва контексти мушаххаси почтаи электронии шумо мутобиқ карда шаванд. Инҳоянд баъзе аз онҳо шумо метавонед истифода баред:
- Ташаккур ба шумо барои таваҷҷуҳ ва ман бесаброна интизори шунидани хабари шумо ба зудӣ ҳастам.
- Агар шумо ягон савол ё нигаронӣ дошта бошед, лутфан шарм надоред, ки ба ман хабар диҳед.
- Ман интизори имконияти якҷоя кор кардан ҳастам.
- Ташаккур ба шумо барои фикру мулоҳизаатон; бахои баланд дода мешавад.
- Диққати фаврии шумо ба ин масъала хеле қадр карда мешавад.
- Ман барои вақте, ки шумо барои хондани почтаи электронии ман сарф кардаед, миннатдорам.
- Агар ба шумо ягон маълумоти иловагӣ лозим бошад, бо ман тамос гиред.
- Ман фаҳмиш ва кӯмаки шуморо дар ин масъала қадр мекунам.
- Пешакӣ барои ҳамкориатон ташаккур.
- Ман аз имкони ҳамкорӣ ҳаяҷон дорам ва бо хушҳолӣ дар бораи минбаъда муҳокима мекунам.
Чӣ тавре ки кушодани почтаи расмӣ оҳанги тамоми сӯҳбатро муқаррар мекунад, қисми ҷамъбастӣ низ дар эҷоди таассуроти бардавом ва фароҳам овардани замина барои ҳамкории оянда нақши муҳим мебозад.
Барои намуна:
- Дар заминаи мисоли мо, Эмили Вилямс ҳамкорӣ бо доктор Браунро пешниҳод кардааст ва ҳадафи он аст, ки посухи саривақтӣ бигирад. Барои ноил шудан ба ин, вай санаеро муайян мекунад, ки дар он ӯ мехоҳад ҷавобашро бишнавад, пешниҳод мекунад, ки ба ҳама саволҳо ҷавоб диҳад ва паёми электрониро бо имзои хушмуомила анҷом медиҳад. Бо ин роҳ, вай ба почтаи расмии худ хотимаи сохторӣ ва хушмуомила эҷод мекунад, ба монанди:
| Умедворам, ки мо метавонем дар ояндаи наздик як вохӯрӣ ташкил кунем, то имконоти ҳамкориро омӯзем. Лутфан то 20 сентябр ба ман хабар диҳед, агар шумо барои муҳокимаи минбаъда дар ин бора омода бошед. Агар шумо ягон савол дошта бошед ё маълумоти иловагӣ талаб кунед, лутфан бо ман тамос гиред. Ташаккур ба шумо барои таваҷҷуҳатон ба ин масъала ва ман умедворам, ки имкони ҳамкорӣ бо ҳам. Бо эҳтиром, Эмили Вилямс |
Ин хотимаи почтаи электронии муассири расмӣ аст, зеро Эмили Уилямс дархости худро барои ҳамкориҳои эҳтимолӣ ба таври возеҳ баён мекунад ва ҳамзамон изҳори миннатдорӣ аз вақти доктор Браун барои хондан ва эҳтимолан ба почтаи электронии ӯ посух додан.
соядаст
Ҳамон тавре ки интихоби саломи дуруст барои почтаи электронии шумо замина мегузорад, интихоби имзои расмии почтаи электронии мувофиқ яксон муҳим аст. Имзо ҳамчун ёддошти хотимавӣ хидмат мекунад ва оҳанги эҳтиромро дар тамоми паёми шумо дастгирӣ мекунад. Он инчунин як тамоси хотимавӣ медиҳад, ки метавонад ба таассуроти шумо дар қабулкунанда таъсир расонад.
Баъзе имзоҳои расмии почтаи электронии маъмулан истифодашаванда, ки метавонанд ба ҳолатҳои гуногун мутобиқ карда шаванд, инҳоянд:
- Бо вуҷуди ин,
- Бо камоли эҳтиром,
- Бори дигар ташакур,
- Бо эҳтиром,
- Бо эҳтиромӣ,
- Бо эҳтиром,
- Бо миннатдорӣ,
- Шумо дар ҳақиқат,
Вақте ки сухан дар бораи формат кардани имзои почтаи электронии шумо меравад, баъзе таҷрибаҳои беҳтарин барои риоя кардан мавҷуданд. Ҳамеша параграфи навро барои имзои худ ва параграфи алоҳидаи дигарро барои номи худ оғоз кунед. Тавсия дода мешавад, ки дар муоширати расмӣ ҳам бо ному насаби худ имзо гузоред. Агар шумо аз номи созмон навиштед, номи ташкилот бояд дар зери номи худатон бошад.
Бо риояи ин дастурҳо, шумо метавонед кафолат диҳед, ки почтаи электронии шумо аз аввал то ба охир касбӣ ва хушмуомила боқӣ мемонад ва ба ин васила имкони гирифтани посухи мусоидро афзоиш медиҳад.
Барои намуна:
| Ташаккур ба шумо барои кӯмакатон дар лоиҳа. Таҷрибаи шумо бебаҳо буд ва ман бесаброна интизори ҳамкории минбаъдаи мо ҳастам. Орзуҳои беҳтарин, Юҳанно Смит ABC Enterprises, Менеҷери лоиҳа |
Имзои расмии ӯ, 'Беҳтарин орзуҳо' ва аз он ҷумла унвони кори ӯ ба оҳанги умумии касбии почтаи электронӣ илова мекунад. Ин барои идомаи муносибатҳои мусбӣ замина мегузорад.
Маслиҳатҳо барои эҷоди почтаи расмӣ пеш аз пахш кардани ирсол
Аҷоиб, шумо қариб омодаед, ки почтаи расмии худро фиристед! Аммо нигоҳ доред - пеш аз он ки тугмаи "Ирсол" -ро пахш кунед, биёед боварӣ ҳосил кунем, ки ҳама чиз дуруст аст. Боварӣ аз почтаи электронии шумо тоза, касбӣ ва бе хатогӣ муҳим аст. Почтаи электронии хуб таҳияшуда на танҳо паёми шуморо ба таври муассир интиқол медиҳад; он инчунин оҳанги муоширати ояндаро муқаррар мекунад ва таассуроти доимӣ мегузорад. Дар ин ҷо як рӯйхати ҳамаҷонибаи санҷиш барои фаро гирифтани ҳамаи асосҳо, аз асосҳо ба монанди имло ва грамматика то унсурҳои нозуки бештар ба монанди оҳанг ва вақт:
- Боварӣ. Пеш аз пахш кардани "Ирсол" ҳамеша имло ва грамматикаи худро тафтиш кунед. Барои осонтар ва дақиқтар кардани ин раванд, истифода баред воситаи таҳрири мо то ки ҳама чиз дуруст аст.
- Суроғаи почтаи электронии касбӣ истифода баред. Кафолат диҳед, ки суроғаи почтаи электронии шумо ба формати касбӣ замима шудааст, масалан [почтаи электронӣ ҳифз карда шудааст]. Аз истифодаи суроғаҳои почтаи электронии ғайрирасмӣ ё номуносиб худдорӣ намоед, ба монанди '[почтаи электронӣ ҳифз карда шудааст]».
- Хатти тавсифии мавзӯъ. Сатри мавзӯи шумо бояд дар бораи мундариҷаи почтаи электронӣ фикри хуб дошта бошад ва қабулкунандаро барои кушодани он ҷалб кунад.
- Оҳангро тафтиш кунед. Оҳанги касбӣ ва эҳтиромонаро нигоҳ доред, махсусан ҳангоми муҳокимаи масъалаҳои ҳассос ё мураккаб.
- Блоки имзо. Блоки имзои расмии худро бо номи пурраи худ, унвон ва маълумоти тамос барои намуди касбӣ ва пайгирии осон дохил кунед.
- Баррасии замимаҳо. Бори дигар санҷед, ки ҳамаи ҳуҷҷатҳои зарурӣ замима шудаанд, хусусан агар онҳо дар мақоми почтаи электронӣ зикр шуда бошанд.
- Вақтро дуруст кунед. Вақти почтаи электронии худро ба назар гиред; аз фиристодани мактубҳои тиҷорӣ бевактии шаб ё дар рӯзҳои истироҳат худдорӣ намоед, агар зарур бошад.
- Нуқтаҳои тир ё рақамгузориро истифода баред. Барои мактубҳои дорои маълумот ё дархостҳои зиёд, барои хондан нуктаҳои тир ё рӯйхатҳои рақамиро истифода баред.
- Барои эътироф пурсед. Агар почтаи электронӣ муҳим бошад, дархости тасдиқи гирифтани онро баррасӣ кунед.
- Идоракунии Cc ва Bcc. Барои қабулкунандагони иловагии намоён Cc ва барои пинҳон нигоҳ доштани дигарон истифода баред. Агар почтаи электронии шумо якчанд тарафҳоро дар бар гирад, онҳоро дохил кунед.
- Гиперишатҳо. Кафолат диҳед, ки ҳама гиперҳаволаҳо кор мекунанд ва ба вебсайтҳои дуруст ё захираҳои онлайн оварда мерасонанд.
- Мобилӣ мувофиқ. Санҷед, ки почтаи электронии шумо дар дастгоҳи мобилӣ чӣ гуна пайдо мешавад, зеро бисёре аз одамон ҳангоми сафар мактубҳои худро тафтиш мекунанд.
Пас аз он ки шумо ин қуттиҳоро қайд кардед, шумо омодаед бо боварӣ ба почтаи расмии худ тугмаи "Ирсол" -ро пахш кунед!
Намунаҳои расмии почтаи электронӣ
Имрӯз, иртиботи почтаи электронӣ як маҳорати муҳим аст, махсусан дар танзимоти касбӣ. Новобаста аз он ки шумо ба мушовири академӣ муроҷиат мекунед ё дар бораи имкониятҳои кор пурсед, қобилияти навиштани почтаи кӯтоҳ, возеҳ ва ба таври касбӣ форматшуда метавонад барои муносибатҳои самаранок замина гузорад. Донистани он ки чиро дохил кардан лозим аст ва чиро не - метавонад тамоми фарқиятро дар қабули паёми шумо кунад. Барои кӯмак ба шумо дар омода кардани мактубҳои шахсии худ, дар зер шумо намунаҳои мухтасари мактубҳои расмии электрониро хоҳед ёфт, ки метавонанд ҳамчун қолаб ё илҳом барои мукотибаи шахсии шумо хидмат кунанд.
- Мисоли 1: Почтаи электронӣ ба мушовири академӣ муроҷиат мекунад.
- Мисоли 2: Почтаи расмӣ дар бораи имкониятҳои шуғл.
хулоса
| Азхуд кардани санъати навиштани расмии почтаи электронӣ метавонад дарҳоро ба имкониятҳои нав боз кунад ва малакаҳои муоширати касбии шуморо такмил диҳад. Ин дастур шуморо тавассути ҳар як ҷузъи муҳим, аз сатри мавзӯъ то имзои хушмуомила роҳнамоӣ кардааст. Бо ин дониш муҷаҳҳаз шуда, шумо ҳоло омодаед, ки мактубҳои расмии муассир ва сохторбандишуда, ки ба стандартҳои касбӣ мувофиқанд, эҷод кунед. Пас, пеш равед ва бо итминон тугмаи "Ирсол" -ро пахш кунед, зеро медонед, ки шумо барои ҳисоб кардани ҳар як муошират хуб муҷаҳҳаз ҳастед. |
