Дар асри рақамии имрӯза омӯзиши санъати иртиботи почтаи электронӣ муҳим аст. Новобаста аз он ки шумо донишҷӯед, мутахассис ҳастед ё танҳо бо дӯстон ва оила дар тамос ҳастед, бидонед, ки чӣ гуна омода кардани муаррифии муассири почтаи электронӣ метавонад дар қабули паёми шумо фарқияти ҷиддӣ эҷод кунад. Ин дастур ба шумо маслиҳатҳои муҳим ва мисолҳоро барои эҷоди ҳарду медиҳад расмӣ ва муқаддимаҳои почтаи электронии тасодуфӣ, боварӣ ҳосил кунед, ки онҳо ҳамеша равшан, эҳтиромона ва барои шунавандагони пешбинишудаи онҳо мувофиқанд.
Азхуд кардани санъати муаррифии почтаи электронӣ
Муқаддимаи таъсирбахши почтаи электронӣ барои муоширати муассир муҳим аст. Он на танҳо оҳангро муқаррар мекунад, балки ҳадафи почтаи электрониро ба қабулкунанда равшан мекунад. Ин аст тарзи омода кардани муқаддимаи ҷолиби почтаи электронӣ:
- Бо саломи хушмуомила оғоз кунед. Ҳар як почтаи электрониро бо саломи гарм оғоз кунед. Ин метавонад оддии "Салом", "Муҳтарам [Ном]" ё ягон саломи мувофиқ дар асоси муносибати шумо бо қабулкунанда бошад.
- Хатти кушодаи дӯстона дохил кунед. Пас аз салом, як ибораи кушодаи гарм илова кунед. Масалан, "Ман боварӣ дорам, ки ин паём шуморо хуб пайдо мекунад" ё "Умедворам, ки шумо рӯзи хубе доред." Ин як ламси шахсиро илова мекунад ва эҳтиромро нишон медиҳад.
- Мақсади худро равшан баён кунед. Сабаби фиристодани почтаи электронии худро ба таври мухтасар шарҳ диҳед. Ин бояд мустақиман хати кушодаи шуморо пайгирӣ кунад ва гузариши ҳамвор ба мундариҷаи асосии паёми шуморо таъмин кунад.
- Муаррифии худро шахсӣ кунед. Муқаддимаи худро ба қабулкунанда мутобиқ кунед. Агар шумо ба касе, ки қаблан вохӯрда будед, нависед, истинод ба муоширати охирини шумо метавонад як ламси хуб бошад.
- Сатри равшани мавзӯъ омода кунед. Сатри мавзӯъ ҷузъи муҳими почтаи электронии шумост. Он бояд мухтасар ва мушаххас бошад, ки мундариҷаи почтаи электрониро бо чанд калима ҷамъбаст кунад. Аз тавсифи номуайян худдорӣ кунед, то қабулкунанда дар як нигоҳ аҳамияти почтаи электрониро донад.
Масалан, довталаби кор метавонад нависад:
Ин принсипҳои асосӣ ҳамчун асос барои муаррифии самараноки почтаи электронӣ хизмат мекунанд. Дар бахшҳои зерин мо дастурҳо ва мисолҳои мушаххасро барои ҳам контекстҳои почтаи электронӣ ва ҳам тасодуфӣ омӯхта, дар бораи санъати иртиботи почтаи электронӣ фаҳмиши амиқтар фароҳам меорем.
Дастурҳо барои муаррифии расмии почтаи электронӣ
Почтаи электронии расмӣ барои муоширати касбӣ муҳим аст, хоҳ бо касе, ки дорои ваколатҳои расмӣ аст ё барои шумо ношинос. Ба ин муомила бо роҳбарон, ҳамкорон ё ҳатто тамосҳои беруна, ба монанди муштариён, дохил мешаванд. Биёед ба унсурҳои калидӣ назар кунем, ки барои муаррифии расмии почтаи электронӣ ба назар гирифта мешаванд:
- Хатти кушодаи касбиро истифода баред. Бо саломи расмӣ оғоз кунед, ба монанди "Муҳтарам [Унвон ва насаб]" ё "Ба кӣ дахл дорад", агар номи гиранда номаълум бошад. Ин нишон медиҳад, ки эҳтиром ва кордонӣ.
- Дар ҷумлаи аввал хушмуомила нишон диҳед. Барои ифодаи иродаи нек як ҷумлаи хушмуомила дохил кунед, ба мисли "Ман боварӣ дорам, ки ин паём шуморо хуб пайдо мекунад" ё "Умедворам, ки шумо рӯзи пурмаҳсул доред".
- Худшиносӣ барои паёмҳои электронӣ бори аввал. Агар шумо бори аввал ба касе почтаи электронӣ ирсол кунед, худро бо номи пурраи худ ва нақш ё алоқаи худ муаррифӣ кунед. Масалан, "Номи ман Эмили Чен, таҳлилгари XYZ Corporation аст."
- Мустаҳкам намудани маҳорати касбии забон. Аз забони ғайрирасмӣ, эмодзиҳо ё ифодаҳои ҳаррӯза худдорӣ кунед. Инчунин, аз мубодилаи маълумоти аз ҳад зиёди шахсӣ ё ҳикояҳои номатлуб дар муҳити касбӣ худдорӣ намоед.
Ин аст як мисоли муаррифии расмии почтаи электронӣ:
Ин дастурҳо кӯмак мекунанд, ки муаррифии почтаи электронии шумо ба таври мувофиқ расмӣ бошад ва барои боқимондаи муоширати шумо оҳанги касбӣ муқаррар кунад. Дар хотир доред, ки муқаддимаи хуб таҳияшуда метавонад ба таври назаррас таъсир расонад, ки почтаи электронии шумо чӣ гуна қабул ва посух медиҳад.
Асосҳо барои омода кардани муқаддимаи тасодуфии почтаи электронӣ
Паёмҳои тасодуфӣ аз мактубҳои расмӣ бо оҳанг ва забон фарқ мекунанд, ки маъмулан ҳангоми муошират бо дӯстон, оила ё фаҳмиш истифода мешаванд. Унсурҳои асосии зеринро баррасӣ кунед:
- Оҳанги оромро интихоб кунед. Оҳанги гуфтугӯӣ ва ғайрирасмӣ истифода баред. Инро метавон тавассути забони ҳаррӯза ва муносибати шахсии бештар ба даст овард.
- Бо саломи дӯстона оғоз кунед. Бо як саломи тасодуфӣ оғоз кунед, ба монанди "Салом [Ном]" ё "Ҳей, ин ҷо!" Он аз ибтидо оҳанги дӯстона муқаррар мекунад.
- Кушодани худро шахсӣ кунед. Баръакси мактубҳои расмӣ, паёмҳои тасодуфӣ барои муаррифии бештар фардӣ имкон медиҳанд. Масалан, "Танҳо мехостам ворид шавам ва бубинам, ки чӣ кор карда истодаӣ" ё "Фикр мекардам, ки барои расидан ба шумо хат мегузорам."
- Озод ҳис кунед, ки забони сабуктарро истифода баред. Истифодаи эмодзиҳо, истилоҳҳои гуфтугӯӣ ва ҳатто юмор дар мактубҳои тасодуфӣ хуб аст, хусусан агар он муносибати шумо бо гиранда мувофиқ бошад.
- Дастгирии эҳтиром ва равшанӣ. Дар ҳоле ки тасодуфӣ, почтаи электронии шумо бояд то ҳол эҳтиромона ва равшан бошад, то қабулкунанда паёми шуморо бидуни иштибоҳ бифаҳмад.
Ин аст як мисоли муаррифии почтаи электронӣ:
Ин маслиҳатҳо ба шумо дар эҷод кардани муқаддимаи тасодуфии почтаи электронӣ кӯмак мекунанд, ки дӯстона, вале возеҳ буда, сӯҳбати бароҳатро бо касе, ки шумо хуб мешиносед, кафолат медиҳад.
Тафовут байни хатҳои мавзӯъҳои почтаи электронӣ ва ғайрирасмӣ
Пас аз омӯхтани нозукиҳои муаррифии тасодуфии почтаи электронӣ, фаҳмидани он ки чӣ гуна оҳанги сатрҳои мавзӯъҳои почтаи электронӣ дар байни контекстҳои расмӣ ва ғайрирасмӣ метавонад фарқ кунад, яксон муҳим аст. Биёед ба фарқиятҳои калидӣ, ки сатрҳои мавзӯъҳои расмӣ ва ғайрирасмиро тавсиф мекунанд, ғарқ шавем ва интизориҳои дурустро барои мундариҷаи почтаи электронии шумо муқаррар мекунанд:
- Возеҳи ва касбият дар мактубҳои расмӣ. Барои почтаи расмӣ, сатри мавзӯъ бояд равшан, мухтасар ва аз забони тасодуфӣ холӣ бошад. Ин кафолат медиҳад, ки гиранда ҷиддият ва контексти мушаххаси почтаи электрониро дарк мекунад.
- Фасеҳӣ дар шароити ғайрирасмӣ. Вақте ки истифодаи як оҳанги ғайрирасмӣ мувофиқ аст, ба монанди почтаи электронӣ ба дӯст ё ҳамкори наздик - хати мавзӯъ метавонад оромтар ва шахсӣ бошад. Он метавонад услуби гуфтугӯро инъикос кунад ва ҳатто агар мувофиқ бошад, гуфтугӯҳо ё эмодзиҳоро дар бар гирад.
- Барои ҷавобҳои расмӣ "Re:" -ро нигоҳ доред. Дар ҷавобҳои расмии почтаи электронӣ, барои нишон додани идомаи муҳокимаи қаблӣ аз "Re:" (кӯтоҳ барои "нисбати") истифода баред. Ин дар сӯҳбатҳои тасодуфӣ камтар маъмул аст.
Барои нишон додани фарқияти байни сатрҳои мавзӯъҳои расмӣ ва ғайрирасмӣ, дар ҷадвали зерин муқоисаҳои паҳлӯ ба паҳлӯ оварда шудаанд, ки чӣ гуна мавзӯи шабеҳро вобаста ба контекст ба таври гуногун баррасӣ кардан мумкин аст:
| Маълумоти расмӣ | Ғайрирасмӣ |
| Дархости вохӯрӣ барои муҳокимаи лоиҳа | Биёед ба зудӣ дар бораи лоиҳаи худ сӯҳбат кунем! |
| Пурсиш дар бораи навсозии ҳолати ҳисоб | Ҳисоби ман чӣ мешавад? |
| Тасдиқи таъини мусоҳиба | Оё мо ҳоло ҳам барои мусоҳибаи фардо ҳастем? |
| Ёдрас кардани мӯҳлати пешниҳоди пешниҳод | Эътибор: Ин пешниҳод кай боз қабул мешавад? |
Бо фарқ кардани сатрҳои мавзӯъ, шумо оҳанги дурустро барои боқимондаи почтаи электронӣ муқаррар мекунед. Хатти мавзӯъи хуб интихобшуда дар мактубҳои расмӣ ва ғайрирасмӣ кафолат медиҳад, ки гиранда пеш аз кушодани паёми электронӣ интизориҳои дуруст дорад.
Интихоби ибораҳои муқаддимавии почтаи электронӣ
Интихоби ибораҳо барои муаррифии почтаи электронӣ бояд бо оҳанги почтаи электронӣ - расмӣ ё тасодуфӣ - ва мавзӯи умумии он мувофиқат кунад. Дар зер якчанд ибораҳои гуногун мавҷуданд, ки барои кушодани почтаи электронӣ кӯмак мекунанд:
Ибораҳои табрикӣ
| Маълумоти расмӣ | Ғайрирасмӣ |
| Ба онҳое, ки мумкин аст, дахл дорад, | Эй оне ки! |
| Мӯҳтарам [унвон ва ном], | Хушо [Name], |
| Салом, | Салом, |
| Рӯзи хуш, | Чӣ чизи нав? |
| Бо эҳтиром, | Эй [Ном]! |
| Муҳтарам [унвон ва ном], | Чӣ тавр, |
Дар паёмҳои расмӣ, интизор меравад, ки унвонҳо бо насабҳои гиранда, ба монанди "Мисси мӯҳтарам Браун" ё "Муҳтарам доктор Адамс" барои нигоҳ доштани оҳанги касбӣ ва эҳтиромона истифода шаванд.
Хатҳои кушода
| Маълумоти расмӣ | Ғайрирасмӣ |
| Ман боварӣ дорам, ки ин паём шуморо хуб пайдо мекунад. | Умедворам, ки шумо хуб кор мекунед! |
| Ман ба шумо дар бораи… | Танҳо мехостам ворид шавам ва бубинам… |
| Ташаккур барои таваҷҷӯҳатон ба ин масъала. | Эй, шумо дар бораи… |
| Кӯмаки шумо дар ин масъала хеле қадр карда мешавад. | Як дақиқа барои сӯҳбат дар бораи чизе доред? |
| Лутфан ба ман иҷозат диҳед, ки худро муаррифӣ кунам; Ман [Номи шумо], [Мавқеи шумо] ҳастам. | Суҳбати моро дар бораи [Мавзуъ] дар хотир доред? Навсозӣ гирифтаед! |
Муҳим аст, ки почтаи электронии шумо новобаста аз расмияташ аз хатогиҳои грамматикӣ ва имлоӣ озод бошад. Истифодаи платформаи мо хизмати корректор метавонад кордонӣ ва возеҳи паёми шуморо хеле беҳтар созад ва ба шумо барои муоширати муассир кумак кунад.
Дар хотир доред, ки интихоби дурусти калимаҳо дар муқаддимаи почтаи электронии шумо марҳилаи тамоми паёмро муқаррар мекунад. Новобаста аз он ки расмӣ ё тасодуфӣ, кушодани почтаи электронии шумо метавонад ба оҳанги сӯҳбат ва таассуроте, ки шумо дар қабулкунанда эҷод мекунед, ба таври назаррас таъсир расонад.
Санъати омода кардани посухҳо дар иртиботи почтаи электронӣ
Ҳангоми ҷавоб додан ба почтаи электронӣ, нигоҳ доштани сатҳи мувофиқи расмият ва оҳанг ҳамчун паёми аслӣ калидӣ аст. Ҷавоби хуб маъмулан бо изҳори миннатдорӣ ё эътирофи мундариҷаи почтаи электронӣ оғоз меёбад ва пас аз он ба мавзӯъ муроҷиат мекунад.
Ҷавоби расмии почтаи электронӣ
- Бо эътирофи хушмуомила оғоз кунед: "Мӯҳтарам [Ном], Ташаккур ба шумо барои почтаи электронии муфассал."
- Ба савол ё масъала муроҷиат кунед: "Оид ба саволи шумо дар бораи ҷадвали лоиҳа, ман мехоҳам фаҳмонам, ки ..."
- Кӯмак ё маълумоти иловагӣ пешниҳод кунед: "Агар ба шумо тафсилоти иловагӣ лозим бошад, лутфан бо ман тамос гиред."
Ин аст як мисоли посухи расмии почтаи электронӣ:
Ҷавоби ғайрирасмии почтаи электронӣ
- Бо кушодани дӯстона оғоз кунед: "Ҳей [Ном], ташаккур барои тамос!"
- Рост ба нукта равед: "Дар бораи вохӯрие, ки шумо зикр кардед, оё мо ҳафтаи оянда фикр мекунем?"
- Бо ламси шахсӣ пӯшед: "Ба зудӣ ба даст оред!"
Ин аст як мисоли посухи ғайрирасмии почтаи электронӣ:
Дар хотир доред, ки дар ҷавобҳои ғайрирасмӣ, дурусттар ва камтар расмӣ будан дуруст аст. Бо вуҷуди ин, ҳамеша оҳанги эҳтиромона ва равшанро нигоҳ доред, то ки қабулкунанда худро қадршиносӣ ҳис кунад. Новобаста аз он ки расмӣ ё ғайрирасмӣ, посухи шумо услуби муошират ва касбии шуморо инъикос мекунад.
хулоса
| Имрӯз, қобилияти омода кардани муаррифии ҷолиби почтаи электронӣ зарур аст. Ин дастур ба шумо дар бораи нозукиҳои эҷоди муқаддимаҳои расмии почтаи электронӣ ва тасодуфӣ роҳнамоӣ карда, фаҳмишҳоро пешниҳод мекунад, то паёмҳои шумо бо возеҳу эҳтиром қабул карда шаванд. Новобаста аз он ки шумо ба як тамоси касбӣ муроҷиат мекунед ё ба дӯстатон ёддошти тасодуфӣ мегузоред, дар хотир доред, ки муаррифии почтаи электронии шумо на танҳо калимаҳост; он пулест, ки паёми шуморо ба ҷаҳон мепайвандад. Бо истифода аз ин фаҳмишҳо ва мисолҳо, шумо на танҳо паёмҳои электронӣ мефиристед; шумо алоқаҳоро пеш мебаред, муносибатҳо барқарор мекунед ва бо эътимод ва файз дар манзараи рақамӣ паймоиш мекунед. Ҳамин тавр, дафъаи оянда шумо паёми электронӣ менависед, санъати муаррифии почтаи электрониро ба ёд оред ва ҳар як калимаро ҳисоб кунед. |
