การนำทางที่ซับซ้อนของการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมักจะรู้สึกหนักใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อติดต่อกับคนที่ไม่คุ้นเคย แต่ความจริงก็คือ การรู้วิธีสร้างอีเมลแบบมืออาชีพที่มีการจัดระเบียบอย่างดีสามารถพัฒนาทักษะการสื่อสารและเปิดประตูสู่โอกาสได้อย่างมาก คู่มือนี้มุ่งอธิบายองค์ประกอบของอีเมลที่เป็นทางการ ตั้งแต่หัวเรื่องไปจนถึงลายเซ็น ในตอนท้ายของบทความนี้ คุณจะมีเครื่องมือในการจัดเตรียมอีเมลที่มีประสิทธิภาพและเงางามซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานทางวิชาชีพและทำให้ทุกการโต้ตอบมีความสำคัญ
โครงสร้างของอีเมลที่เป็นทางการ
โครงสร้างของอีเมลที่เป็นทางการไม่ได้แตกต่างอย่างสิ้นเชิงจากอีเมลที่ไม่เป็นทางการ แต่มีความสวยงามมากกว่าและเป็นไปตามมารยาทเฉพาะ โดยทั่วไปอีเมลที่เป็นทางการจะมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:
- หัวเรื่อง ชื่อสั้นๆ ที่เหมาะสมที่สรุปวัตถุประสงค์ของอีเมล
- คำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการ การเปิดกว้างที่กล่าวถึงผู้รับด้วยความเคารพ
- ข้อความเนื้อหาอีเมล เนื้อหาหลักมีโครงสร้างที่สมเหตุสมผลและใช้ภาษาที่เป็นทางการ
- อีเมลที่ลงท้ายอย่างเป็นทางการ คำกล่าวปิดท้ายที่สุภาพและเรียกร้องให้ดำเนินการหรือตอบโต้อย่างเจาะจง
- ลายเซ็น. การลงนามของคุณ ซึ่งโดยปกติจะประกอบด้วยชื่อเต็มของคุณ และมักจะเป็นตำแหน่งทางวิชาชีพหรือข้อมูลติดต่อของคุณ
การบูรณาการองค์ประกอบเหล่านี้ด้วยความเอาใจใส่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของอีเมลที่เป็นทางการของคุณ ทำให้อ่านง่ายขึ้นและมีแนวโน้มที่จะกระตุ้นการตอบสนองที่คาดหวังมากขึ้น
หัวเรื่อง
หัวเรื่องทำหน้าที่เป็นหัวข้อข่าวสำหรับอีเมลของคุณและมีบทบาทสำคัญในการดึงดูดความสนใจของผู้รับ แม้ว่าอาจดูเหมือนเป็นรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ แต่ก็ไม่ควรมองข้ามความสำคัญของมัน หัวเรื่องที่ชัดเจนจะช่วยเพิ่มโอกาสที่อีเมลของคุณจะถูกเปิดและได้รับการตอบกลับอย่างทันท่วงทีได้อย่างมาก
โปรดทราบว่า ไม่แนะนำให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับในบรรทัดผู้รับที่กำหนด ซึ่งอยู่เหนือบรรทัดหัวเรื่อง จนกว่าคุณจะพร้อมที่จะส่งอีเมลของคุณอย่างสมบูรณ์ ซึ่งช่วยป้องกันการส่งอีเมลที่เขียนไม่เสร็จโดยไม่ตั้งใจ ควรใช้คำเตือนเดียวกันนี้เมื่อกรอกบรรทัด Cc และ Bcc
หัวเรื่องควรมีความชัดเจนและกระชับ โดยให้ภาพรวมของเนื้อหาของอีเมลโดยมีความยาวเพียง 5-8 คำ สิ่งนี้ไม่เพียงดึงดูดความสนใจของผู้รับเท่านั้น แต่ยังกระตุ้นให้เกิดการตอบสนองอย่างทันท่วงทีอีกด้วย โปรดจำไว้เสมอว่าต้องกรอกช่องหัวเรื่องที่ระบุ ซึ่งแยกจากเนื้อหาอีเมล เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลโดยไม่มีหัวเรื่อง
ตัวอย่างเช่น:
- รับสมัครบรรณาธิการสอบถามตำแหน่ง หัวเรื่องนี้ระบุว่าผู้ส่งถามเกี่ยวกับตำแหน่งบรรณาธิการ ทำให้เกี่ยวข้องกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือทีมบรรณาธิการ
- คำอธิบายการขาดงานในวันนี้ หัวข้อนี้จะบอกผู้รับทันทีว่าอีเมลจะพูดถึงการขาดงาน ส่งผลให้ผู้จัดการหรืออาจารย์ตอบกลับเร็วขึ้น
- ขอจดหมายแนะนำ. บรรทัดนี้ระบุว่าอีเมลจะเกี่ยวกับจดหมายแนะนำ โดยแจ้งให้ผู้รับทราบถึงลักษณะและความเร่งด่วนของคำขอ
- สอบถามการสมัครทุน. การระบุอย่างชัดเจนว่าอีเมลเกี่ยวกับการสมัครขอรับทุนจะช่วยให้สำนักงานวิชาการหรือการเงินจัดลำดับความสำคัญของอีเมลได้ง่ายขึ้น
- วาระการประชุมประจำสัปดาห์นี้ หัวเรื่องนี้จะแจ้งให้ทีมหรือผู้เข้าร่วมทราบอย่างรวดเร็วว่าอีเมลมีวาระการประชุมสำหรับการประชุมที่กำลังจะมาถึง
- ด่วน: เหตุฉุกเฉินของครอบครัวในวันนี้ การใช้คำว่า "เร่งด่วน" และเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับเหตุฉุกเฉินทำให้อีเมลนี้มีความสำคัญสูงสำหรับการดำเนินการในทันที
- จำเป็นต้องตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมวันศุกร์. ข้อความนี้แสดงถึงความสำคัญของการตอบกลับเกี่ยวกับการประชุมที่กำลังจะมาถึง และกระตุ้นให้ผู้รับเปิดการประชุมอย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างแต่ละตัวอย่างจะอธิบายหัวข้ออีเมลให้ผู้รับทราบอย่างกระชับ ช่วยให้ผู้รับจัดลำดับความสำคัญของข้อความในการอ่านได้ หัวเรื่องคือสิ่งแรกที่ผู้รับเห็นเมื่ออีเมลของคุณมาถึง ทำให้เป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
คำอวยพร
การเลือกคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญในการแสดงความเคารพต่อผู้รับ คำทักทายที่คุณเลือกควรตรงกับบริบทและวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ ซึ่งช่วยกำหนดโทนเสียงสำหรับการสนทนาที่ตามมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการที่ใช้โดยทั่วไป:
- เรียน นาย/นาง/ดร./ศาสตราจารย์ [นามสกุล]
- สวัสดีตอนเช้า/ตอนบ่าย [ชื่อผู้รับ]
- เรียนท่านที่เกียวข้อง,
- ทักทาย
- สวัสดี [ชื่อผู้รับ]
การเลือกคำทักทายที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากจะเป็นการกำหนดน้ำเสียงเริ่มต้นสำหรับข้อความที่เหลือ
ตัวอย่างเช่น:
- หากคุณกำลังติดต่อคุณลุงไมค์ในเรื่องที่เป็นทางการ คำที่ใช้เปิดที่เหมาะสมอาจเป็น “Dear Uncle Mike…”
- เมื่อติดต่อกับผู้ที่อาจเป็นนายจ้างเกี่ยวกับโอกาสในการทำงาน การใช้คำทักทายที่เป็นทางการมากขึ้น เช่น “Dear Ms. Smith…” น่าจะเหมาะสม
- หากคุณกำลังติดต่อกับลูกค้าชื่อซาราห์ที่คุณเคยพบมาก่อน คุณอาจใช้คำว่า “สวัสดีตอนเช้า ซาราห์…”
- เมื่อคุณส่งอีเมลถึงผู้เชี่ยวชาญที่ชื่ออเล็กซ์ และต้องการทำให้มันค่อนข้างไม่เป็นทางการ คำว่า “สวัสดีอเล็กซ์…” น่าจะเหมาะสม
- หากคุณกำลังติดต่อกับกลุ่มคนที่คุณไม่รู้จักชื่อ “คำทักทาย” ก็เพียงพอแล้ว
ในกรณีที่คุณไม่รู้จักผู้รับ “ถึงผู้ที่อาจกังวล” และ “คำทักทาย” ถือเป็นเพียงคำทักทายอย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตาม เป็นการดีกว่าเสมอที่จะระบุชื่อของบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงและระบุที่อยู่โดยตรงเมื่อเป็นไปได้
โดยทั่วไปแล้ว เครื่องหมายจุลภาคจะตามหลังคำทักทายในอีเมลของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้เครื่องหมายทวิภาคในสภาพแวดล้อมที่เป็นทางการได้ ประเด็นสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคำทักทายของคุณมีความเคารพและเหมาะสมกับผู้ฟังที่ต้องการ ด้วยการเลือกคำทักทายทางอีเมลอย่างรอบคอบ คุณไม่เพียงแต่อำนวยความสะดวกในการจัดการกับข้อความของคุณได้ง่ายขึ้น แต่ยังเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับที่รวดเร็วและเกี่ยวข้องอีกด้วย
ข้อความเนื้อหาอีเมล
เนื้อหาหลักของอีเมลเรียกว่าเนื้อหาอีเมล โดยปกติจะเน้นไปที่หัวข้อเดียวหรือชุดหัวข้อที่เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด สิ่งแรกที่คุณควรทำในเนื้อหาอีเมลคือชี้แจงเหตุผลในการติดต่อสื่อสารของคุณ
การชี้แจงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณช่วยให้ผู้รับเข้าใจบริบท ทำให้พวกเขาช่วยเหลือหรือตอบกลับคุณได้ง่ายขึ้น คุณสามารถแนะนำวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณด้วยวลีเช่น:
- ผมอยากจะสอบถามเกี่ยวกับ...
- ฉันเขียนเพื่อแสดงความสนใจใน...
- ฉันกำลังติดต่อคุณเกี่ยวกับ...
- ฉันหวังว่าจะชี้แจง...
- ฉันอยากจะขอ…
- ฉันสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ...
- ฉันต้องการยืนยันรายละเอียดเกี่ยวกับ...
- ฉันกำลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ...
หากคุณไม่เคยมีปฏิสัมพันธ์ใดๆ กับผู้รับมาก่อน เป็นการสุภาพที่จะแนะนำตัวเองสั้นๆ ก่อนที่จะระบุความกังวลหลักของคุณ
ตัวอย่างเช่น:
- เมื่อแสวงหาโอกาสในการสร้างเครือข่ายทางวิชาชีพหรือความร่วมมือที่อาจเกิดขึ้น การแนะนำที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ ในตัวอย่างต่อไปนี้ Emily แนะนำตัวเองอย่างชัดเจนและสรุปเหตุผลในการส่งอีเมลถึง Dr. Brown อย่างกระชับ ซึ่งช่วยให้เข้าใจความตั้งใจของเธอได้อย่างตรงไปตรงมามากขึ้น:
| เรียน ดร.บราวน์ ฉันชื่อเอมิลี่ วิลเลียมส์ นักวิเคราะห์การวิจัยรุ่นเยาว์ของ DEF Corporation ฉันได้ติดตามงานของคุณในด้านนาโนเทคโนโลยีและต้องการหารือเกี่ยวกับความร่วมมือที่เป็นไปได้ระหว่างสถาบันของเรา |
ขอแนะนำให้เขียนอีเมลให้กระชับ โปรดจำไว้ว่าคนส่วนใหญ่ชอบอ่านอีเมลอย่างรวดเร็ว ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงการพัฒนาที่ไม่จำเป็น
ตัวอย่างเช่น:
- หากคุณกำลังขอหยุดงานเนื่องจากเหตุฉุกเฉินในครอบครัว คุณอาจเพียงพูดว่า 'ฉันมีเหตุฉุกเฉินในครอบครัวและจำเป็นต้องหยุดงาน' แทนที่จะลงรายละเอียดอย่างละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์
หากต้องการเพิ่มความเป็นมืออาชีพและความสุภาพ ลองเริ่มอีเมลด้วยความขอบคุณหากคุณตอบกลับข้อความก่อนหน้า วลีเช่น “ฉันขอขอบคุณที่คุณตอบกลับมาอย่างทันท่วงที” หรือ “ขอบคุณที่ติดต่อกลับ” สามารถสร้างน้ำเสียงเชิงบวกให้กับบทสนทนาที่เหลือได้
สิ้นสุดวันที่
ส่วนท้ายของอีเมลที่เป็นทางการทำหน้าที่เป็นส่วนในการร้องขอการดำเนินการเฉพาะและแสดงความขอบคุณต่อบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง โดยทั่วไปแล้ว การสร้างสมดุลระหว่างคำขอของคุณกับภาษาที่สุภาพถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี สิ่งนี้ไม่เพียงแสดงถึงความสุภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบรับเชิงบวกอีกด้วย วลีเหล่านี้สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับสถานการณ์ต่างๆ และบริบทเฉพาะของอีเมลของคุณได้ นี่คือบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้:
- ขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ และฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณเร็วๆ นี้
- หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ โปรดอย่าลังเลที่จะแจ้งให้เราทราบ
- ฉันหวังว่าจะมีโอกาสได้ทำงานร่วมกัน
- ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ; เป็นที่ชื่นชมอย่างมาก
- การที่คุณใส่ใจเรื่องนี้โดยทันทีจะมีคุณค่าอย่างมาก
- ฉันขอขอบคุณที่สละเวลาอ่านอีเมลของฉัน
- หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดติดต่อฉัน
- ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจและความช่วยเหลือของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้
- ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความร่วมมือของคุณ
- ฉันตื่นเต้นกับความเป็นไปได้ในการร่วมงานกัน และยินดีที่จะหารือเพิ่มเติม
เช่นเดียวกับการเปิดอีเมลอย่างเป็นทางการซึ่งช่วยกำหนดบรรยากาศของการสนทนาทั้งหมด ส่วนสรุปยังมีบทบาทสำคัญในการสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมและปูทางสำหรับการโต้ตอบในอนาคต
ตัวอย่างเช่น:
- ในบริบทของตัวอย่างของเรา Emily Williams ได้เสนอความร่วมมือกับ Dr. Brown และมุ่งหวังที่จะได้รับการตอบสนองอย่างทันท่วงที เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เธอระบุวันที่ที่ต้องการติดต่อกลับ เสนอที่จะตอบคำถาม และจบอีเมลด้วยการลงนามอย่างสุภาพ ในลักษณะนี้ เธอสร้างการลงท้ายอีเมลทางการของเธออย่างมีโครงสร้างและสุภาพ เช่นนี้
| ฉันหวังว่าเราจะสามารถจัดการประชุมได้ในอนาคตอันใกล้นี้เพื่อสำรวจความเป็นไปได้ในการทำงานร่วมกัน โปรดแจ้งให้เราทราบภายในวันที่ 20 กันยายน หากคุณพร้อมที่จะพูดคุยเรื่องนี้เพิ่มเติม หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้ และฉันหวังว่าจะมีโอกาสได้ทำงานร่วมกัน Best regards, เอมิลี่ วิลเลียมส์ |
นี่เป็นการลงท้ายอีเมลอย่างเป็นทางการที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจาก Emily Williams อธิบายคำขอของเธออย่างชัดเจนสำหรับการทำงานร่วมกันที่เป็นไปได้ ขณะเดียวกันก็แสดงความขอบคุณที่ Dr. Brown สละเวลาอ่านและอาจตอบกลับอีเมลของเธอ
ลายเซ็น
เช่นเดียวกับการเลือกคำทักทายที่เหมาะสมจะเป็นการจัดเตรียมขั้นตอนสำหรับอีเมลของคุณ การเลือกลายเซ็นอีเมลที่เป็นทางการที่เหมาะสมก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ลายเซ็นทำหน้าที่เป็นบันทึกปิดท้าย ซึ่งสนับสนุนน้ำเสียงที่ให้ความเคารพตลอดข้อความของคุณ นอกจากนี้ยังให้สัมผัสสุดท้ายที่สามารถมีอิทธิพลต่อความประทับใจที่คุณฝากไว้กับผู้รับ
ลายเซ็นอีเมลทางการแบบสุภาพที่ใช้กันทั่วไปบางฉบับซึ่งสามารถปรับให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆ ได้แก่:
- นับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอขอบคุณอีกครั้ง,
- ขอแสดงความนับถือ,
- ขอแสดงความนับถือ
- Best regards,
- ด้วยความซาบซึ้ง
- ขอแสดงความนับถือ
เมื่อพูดถึงการจัดรูปแบบลายเซ็นอีเมลของคุณ มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ต้องปฏิบัติตาม เริ่มต้นย่อหน้าใหม่สำหรับลายเซ็นของคุณ และเริ่มต้นย่อหน้าใหม่สำหรับชื่อของคุณเสมอ ขอแนะนำให้ลงนามทั้งชื่อและนามสกุลของคุณในการสื่อสารอย่างเป็นทางการ หากคุณเขียนในนามขององค์กร ชื่อขององค์กรควรปรากฏใต้ชื่อของคุณเอง
โดยการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ คุณสามารถรับประกันได้ว่าอีเมลของคุณยังคงความเป็นมืออาชีพและสุภาพตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับที่ดี
ตัวอย่างเช่น:
| ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณกับโครงการ ความเชี่ยวชาญของคุณมีค่าอย่างยิ่ง และฉันรอคอยที่จะร่วมมืออย่างต่อเนื่องของเรา ความปรารถนาดี สมิ ธ จอห์น เอบีซี เอ็นเตอร์ไพรส์ ผู้จัดการโครงการ |
ลายเซ็นอย่างเป็นทางการของเขา 'ความปรารถนาดี' และรวมถึงตำแหน่งงานของเขาช่วยเพิ่มน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพโดยรวมของอีเมล นี่เป็นการปูทางไปสู่การมีปฏิสัมพันธ์เชิงบวกอย่างต่อเนื่อง
เคล็ดลับในการสร้างอีเมลอย่างเป็นทางการก่อนที่คุณจะกดส่ง
เยี่ยมมาก คุณเกือบจะพร้อมที่จะส่งอีเมลอย่างเป็นทางการแล้ว! แต่เดี๋ยวก่อน ก่อนที่คุณจะคลิกปุ่ม "ส่ง" เราต้องแน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี การดูแลให้อีเมลของคุณสวยงาม เป็นมืออาชีพ และปราศจากข้อผิดพลาดถือเป็นสิ่งสำคัญ อีเมลที่จัดทำมาอย่างดีไม่เพียงแต่ถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังกำหนดโทนเสียงสำหรับการโต้ตอบในอนาคตและสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม ต่อไปนี้เป็นรายการตรวจสอบที่ครอบคลุมซึ่งครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมด ตั้งแต่พื้นฐาน เช่น การสะกดและไวยากรณ์ ไปจนถึงองค์ประกอบที่เหมาะสมยิ่งขึ้น เช่น น้ำเสียงและเวลา:
- พิสูจน์อักษร. ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของคุณทุกครั้งก่อนกดปุ่ม 'ส่ง' เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น โปรดพิจารณาใช้ เครื่องมือพิสูจน์อักษรของเรา เพื่อยืนยันว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับ
- ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ รับประกันว่าที่อยู่อีเมลของคุณจะถูกแนบมาในรูปแบบมืออาชีพ เช่น [ป้องกันอีเมล]. หลีกเลี่ยงการใช้ที่อยู่อีเมลที่ไม่เป็นทางการหรือไม่เหมาะสม เช่น '[ป้องกันอีเมล]. '
- หัวเรื่องที่เป็นคำอธิบาย หัวเรื่องของคุณควรให้แนวคิดที่ดีเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมล เพื่อดึงดูดผู้รับให้เปิดอ่าน
- ตรวจสอบโทนเสียง รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและให้ความเคารพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงประเด็นที่ละเอียดอ่อนหรือซับซ้อน
- บล็อกลายเซ็น รวมบล็อกลายเซ็นอย่างเป็นทางการพร้อมชื่อนามสกุล ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของคุณ เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพและติดตามผลได้ง่าย
- ตรวจสอบเอกสารแนบ ตรวจสอบอีกครั้งว่ามีการแนบเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการกล่าวถึงในเนื้อหาอีเมล
- เวลาที่เหมาะสม พิจารณาจังหวะเวลาของอีเมลของคุณ หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลธุรกิจตอนดึกหรือช่วงสุดสัปดาห์เว้นแต่จำเป็น
- ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลข สำหรับอีเมลที่มีข้อมูลหรือคำขอจำนวนมาก ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการที่เรียงลำดับเลขเพื่อให้อ่านได้ง่าย
- ขอรับทราบ. หากอีเมลมีความสำคัญ ให้พิจารณาขอการยืนยันการรับ
- จัดการ Cc และ Bcc. ใช้ Cc สำหรับผู้รับเพิ่มเติมที่มองเห็นได้ และใช้ Bcc เพื่อซ่อนผู้อื่น รวมไว้ด้วยหากอีเมลของคุณเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย
- เชื่อมโยงหลายมิติ รับประกันว่าไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมดใช้งานได้และนำไปสู่เว็บไซต์หรือแหล่งข้อมูลออนไลน์ที่ถูกต้อง
- เหมาะกับมือถือ ตรวจสอบว่าอีเมลของคุณปรากฏบนอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างไร เนื่องจากผู้คนจำนวนมากตรวจสอบอีเมลของตนทุกที่ทุกเวลา
เมื่อคุณทำเครื่องหมายที่ช่องเหล่านี้แล้ว คุณก็พร้อมที่จะกดปุ่ม "ส่ง" ด้วยความมั่นใจในอีเมลทางการของคุณ!
ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการ
ปัจจุบัน การสื่อสารทางอีเมลเป็นทักษะที่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพ ไม่ว่าคุณจะติดต่อที่ปรึกษาด้านวิชาการหรือสอบถามเกี่ยวกับโอกาสในการทำงาน ความสามารถในการเขียนอีเมลที่กระชับ ชัดเจน และจัดรูปแบบอย่างมืออาชีพสามารถปูทางไปสู่ความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิผลได้ การรู้ว่าอะไรควรรวมและอะไรไม่ควร สามารถสร้างความแตกต่างให้กับวิธีการรับข้อความของคุณได้ เพื่อช่วยคุณในการเตรียมอีเมลของคุณเอง คุณจะพบตัวอย่างสั้นๆ ของอีเมลทางการที่สามารถใช้เป็นเทมเพลตหรือแรงบันดาลใจในการติดต่อสื่อสารของคุณได้ที่ด้านล่างนี้
- 1 ตัวอย่าง: อีเมลอย่างเป็นทางการติดต่อที่ปรึกษาทางวิชาการ
- 2 ตัวอย่าง: อีเมลอย่างเป็นทางการเพื่อสอบถามเกี่ยวกับโอกาสในการจ้างงาน
สรุป
| การเรียนรู้ศิลปะการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการสามารถเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ๆ และเพิ่มพูนทักษะการสื่อสารทางวิชาชีพของคุณ คู่มือนี้ได้อธิบายองค์ประกอบที่สำคัญแต่ละอย่างให้คุณทราบ ตั้งแต่หัวเรื่องที่น่าสนใจไปจนถึงลายเซ็นที่สุภาพ ด้วยความรู้นี้ ตอนนี้คุณก็พร้อมที่จะเขียนอีเมลทางการที่มีโครงสร้างดีและมีประสิทธิผลซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพแล้ว ดังนั้นกดปุ่ม 'ส่ง' ด้วยความมั่นใจ โดยรู้ว่าคุณพร้อมที่จะให้ทุกการโต้ตอบมีความหมาย |
