การเรียนรู้อีเมลแบบไม่เป็นทางการ: สิ่งจำเป็นและมารยาท

ไม่ว่าคุณจะติดต่อกับเพื่อนหรือติดต่อกับเพื่อนร่วมงานในบริบทที่เป็นทางการน้อยลง การเรียนรู้ศิลปะในการสื่อสารทางอีเมลอย่างไม่เป็นทางการจะทำให้การแลกเปลี่ยนของคุณมีประสิทธิภาพและสนุกสนานมากขึ้น ในโลกที่เชื่อมต่อกันมากเกินไป อีเมลไม่ได้เป็นเพียงรูปแบบหนึ่งของการติดต่อสื่อสารอย่างมืออาชีพ แต่ยังเป็นสะพานเชื่อมสำหรับการโต้ตอบที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการเข้าใจถึงความแตกต่างของอีเมลที่ไม่เป็นทางการจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเตรียมอีเมลที่น่าสนใจ ให้ความเคารพ และไม่เป็นทางการที่เหมาะสม ตั้งแต่การเลือกน้ำเสียงที่เหมาะสมและหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจ ไปจนถึงคำทักทายและการทักทายที่ละเอียดอ่อนซึ่งเชื่อมโยงกับผู้อ่านของคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นเพื่อนสนิทหรือเพียงคนที่คุณรู้จักแบบไม่เป็นทางการก็ตาม นอกจากนี้ เรายังจะเจาะลึกถึงข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง เพื่อให้มั่นใจว่าอีเมลของคุณจะตรงประเด็นเสมอ นอกจากนี้ คุณจะพบกับเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีอีเมลเพื่อให้การสื่อสารของคุณราบรื่นและเป็นระเบียบ

พร้อมที่จะเขียนอีเมลที่ถ่ายทอดข้อความของคุณและกระชับความสัมพันธ์ของคุณแล้วหรือยัง? มาเริ่มกันเลย!

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

อีเมลที่ไม่เป็นทางการมีลักษณะเป็นน้ำเสียงการสนทนา ทำให้เป็นทางเลือกที่เป็นธรรมชาติในการสื่อสารกับคนที่คุณรู้จักดี เช่น เพื่อน ครอบครัว หรือเพื่อนร่วมงานที่คุณคุ้นเคย ต่างจากรูปแบบที่มีโครงสร้างและมักจะเข้มงวดของ อีเมลอย่างเป็นทางการอีเมลที่ไม่เป็นทางการจะเลียนแบบคำพูดในชีวิตประจำวันและสนับสนุนพฤติกรรมที่ผ่อนคลายมากขึ้น ด้านล่างนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของอีเมลที่ไม่เป็นทางการ:

• หัวเรื่อง- กำหนดลักษณะและวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ ควรสะดุดตาแต่ตรงไปตรงมา สะท้อนถึงลักษณะสบายๆ ของข้อความของคุณ
• ทักทาย- เริ่มอีเมลของคุณในบันทึกส่วนตัว ปรับแต่งคำทักทายของคุณเพื่อสะท้อนถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ
• เนื้อความ- แก่นของข้อความของคุณคือการที่คุณแสดงความคิดของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุม ทำให้น่าสนใจและเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้รับ
• กำลังปิด การลงนามอย่างอบอุ่นที่เข้ากับโทนของข้อความทั้งหมดของคุณ
• ลายเซ็น. การเซ็นชื่อแบบง่ายๆ หรือการปิดท้ายแบบส่วนตัวมากขึ้น ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญสำหรับอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

การเขียนในรูปแบบสบายๆ ไม่ได้หมายถึงการละทิ้งกฎเกณฑ์ทั้งหมด การรักษาความชัดเจนและความรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาว่าคำพูดของคุณอาจเกิดขึ้นได้อย่างไรโดยไม่ต้องใช้คำพูดในการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน แต่ละองค์ประกอบของอีเมลของคุณ ตั้งแต่หัวเรื่องไปจนถึงลายเซ็น ควรจัดเตรียมอย่างรอบคอบโดยคำนึงถึงผู้ชมของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณมีความเกี่ยวข้องและให้ความเคารพ

นอกจากนี้ แม้ในอีเมลทั่วไป สิ่งสำคัญคือต้องรักษาความเป็นมืออาชีพตามที่จำเป็น ปรับระดับความเป็นกันเองตามผู้รับ และเลือกโทนเสียงที่เหมาะสม ยอดคงเหลือนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าแม้อีเมลของคุณจะให้ความรู้สึกส่วนตัวและตรงไปตรงมา แต่จะยังคงเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ การทำความเข้าใจประเด็นสำคัญเหล่านี้เตรียมคุณให้พร้อมในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในลักษณะที่ผ่อนคลายแต่มีน้ำใจ

หัวเรื่อง: ความประทับใจครั้งแรกของอีเมลของคุณ

หัวเรื่องทำหน้าที่เป็นพาดหัวของอีเมลของคุณ ซึ่งมีบทบาทสำคัญเนื่องจากเป็นองค์ประกอบแรกที่ผู้รับของคุณจะเห็น ประสิทธิภาพสามารถมีอิทธิพลอย่างมากว่าอีเมลของคุณจะถูกเปิดทันทีหรือถูกมองข้าม แตกต่างจากอีเมลที่เป็นทางการซึ่งต้องใช้น้ำเสียงที่จริงจัง อีเมลที่ไม่เป็นทางการช่วยให้มีความคิดสร้างสรรค์และความเป็นส่วนตัวมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ส่งและผู้รับคุ้นเคย เคล็ดลับบางประการในการเตรียมหัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพ:

• มีส่วนร่วม- ใช้น้ำเสียงที่มีชีวิตชีวาซึ่งสะท้อนถึงความสัมพันธ์ที่คุณแบ่งปันกับผู้รับ หัวข้อที่ได้รับการคัดเลือกอย่างดีสามารถจุดประกายความสนใจและกระตุ้นให้ผู้รับอ่านต่อได้
• มีความชัดเจนและรัดกุม- แม้ว่าจะใช้โทนสีสบายๆ ความชัดเจนก็เป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องสะท้อนถึงเนื้อหาในอีเมลของคุณอย่างถูกต้อง
• รวมสัมผัสส่วนบุคคล- การใช้ความทรงจำร่วมกันหรือเรื่องตลกวงในสามารถทำให้หัวเรื่องรู้สึกพิเศษและปรับแต่งได้ ซึ่งจะได้ผลดีโดยเฉพาะกับผู้สัมผัสใกล้ชิด

ตัวอย่างของหัวเรื่องที่ไม่เป็นทางการ

สำหรับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิด:

• “ทายสิว่าใครกลับมาในเมือง”
• “คืนฉายวันศุกร์นี้?”
• “ได้เวลาโรดทริปประจำปีของเราแล้ว!”

สำหรับคนที่คุณรู้จักไม่เป็นทางการ:

• “คำถามด่วนเกี่ยวกับโครงการของเราในสัปดาห์หน้า”
• “พุธนี้ว่างคุยกาแฟมั้ย”
• “อัพเดทรายละเอียดการออกนอกบ้านของทีม”

การเลือกหัวเรื่องขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและบริบทของข้อความเป็นหลัก มุ่งมั่นที่จะสร้างสมดุลระหว่างความคุ้นเคยและความเหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณเชิญชวนแต่ให้ความเคารพต่อความคาดหวังของผู้รับ

วิธีการเปลี่ยนจากน้ำเสียงที่เป็นทางการไปเป็นน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการ

เมื่อคุณคุ้นเคยกับองค์ประกอบของอีเมลที่ไม่เป็นทางการและสร้างหัวเรื่องที่น่าสนใจมากขึ้นแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจวิธีเปลี่ยนจากภาษาที่เป็นทางการไปเป็นน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการอย่างลื่นไหล ทักษะนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่คุ้นเคยกับการตั้งค่าที่เป็นทางการมากขึ้น แต่จำเป็นต้องปรับรูปแบบการสื่อสารตามความสัมพันธ์และบริบท ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางส่วนที่จะช่วยปรับโทนเสียงของคุณให้เหมาะสม เพื่อให้มั่นใจว่าอีเมลของคุณจะโดนใจผู้รับ:

• เข้าใจผู้ชมของคุณ- ขั้นตอนแรกในการตัดสินใจว่าจะใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการคือการพิจารณาความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ นี่คือเพื่อนร่วมงานที่คุณคุ้นเคยหรือผู้ติดต่อใหม่ คำตอบจะเป็นแนวทางให้กับน้ำเสียงของคุณ
• เริ่มต้นด้วยน้ำเสียงกึ่งทางการ- หากไม่แน่ใจ ให้เริ่มด้วยน้ำเสียงกึ่งทางการ คุณสามารถค่อยๆ เป็นกันเองมากขึ้นได้เมื่อบทสนทนาดำเนินไปและเมื่อคุณประเมินความสะดวกสบายของอีกฝ่ายด้วยภาษาที่เป็นกันเอง
• ใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการเท่าที่จำเป็นในตอนแรก- ค่อยๆ แนะนำสำนวนและคำสแลงที่ไม่เป็นทางการ การเริ่มต้นด้วยวิธีการที่ไม่เป็นทางการเกินไปอาจทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจ มันง่ายกว่าที่จะผ่อนคลายน้ำเสียงของคุณในภายหลังมากกว่าทำให้เป็นทางการมากขึ้น
• สะท้อนน้ำเสียงของผู้รับ- กลยุทธ์ที่มีประโยชน์คือการสะท้อนน้ำเสียงที่ผู้รับใช้ สิ่งนี้สามารถเป็นแนวทางในการเลือกภาษาของคุณได้ตามธรรมชาติ และทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะอยู่ในระดับที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการเท่าเดิม
• คำนึงถึงบริบท- แม้ว่าคุณจะรู้จักผู้รับเป็นอย่างดี แต่บริบทในอีเมลของคุณอาจต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการหรือเข้มงวดกว่านี้ ตัวอย่างเช่น การพูดคุยเรื่องทางวิชาชีพอาจทำให้ต้องเปลี่ยนกลับไปสู่แนวทางที่เป็นทางการ

การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้จะช่วยให้คุณเปลี่ยนจากน้ำเสียงที่เป็นทางการไปเป็นน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการได้อย่างราบรื่น เพื่อให้มั่นใจว่าอีเมลของคุณได้รับการเสนออย่างเหมาะสมเสมอ

การทักทายทางอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ: สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัว

การเลือกคำทักทายที่เหมาะสมในอีเมลที่ไม่เป็นทางการถือเป็นกุญแจสำคัญในการกำหนดโทนเสียงสำหรับข้อความของคุณ ในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ ภาษามักจะสะท้อนถึงบทสนทนาในชีวิตประจำวัน ซึ่งช่วยให้สามารถทักทายได้อย่างสร้างสรรค์ที่หลากหลาย ต่อไปนี้เป็นวิธีเริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยสไตล์ส่วนตัว:

• ปรับเปลี่ยนแนวทางของคุณ- เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่สะท้อนถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและบริบทของข้อความของคุณ อาจมีตั้งแต่คำทักทายธรรมดาๆ ไปจนถึงการแสดงออกที่ขี้เล่นหรือใกล้ชิดมากขึ้น
• ความยืดหยุ่นในการใช้เครื่องหมายวรรคตอน- ต่างจากอีเมลที่เป็นทางการซึ่งโดยปกติจะมีเครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทาย อีเมลที่ไม่เป็นทางการให้คุณใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เพื่อแสดงความตื่นเต้นหรือข้ามเครื่องหมายวรรคตอนไปเลยเพื่อให้รู้สึกผ่อนคลายยิ่งขึ้น
• ถามเกี่ยวกับพวกเขา- เป็นเรื่องปกติที่จะสอบถามเกี่ยวกับความเป็นอยู่ที่ดีของผู้รับซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของคำทักทาย สิ่งนี้จะเพิ่มความรู้สึกอบอุ่นและเป็นส่วนตัวแม้ว่าจะไม่จำเป็นก็ตาม
• สะท้อนถึงปฏิสัมพันธ์ในชีวิตจริงของคุณ- เลือกคำทักทายที่ตรงกับวิธีที่คุณจะพูดกับบุคคลนั้นในชีวิตจริง สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคำพูดที่เขียนของคุณสะท้อนการสื่อสารด้วยวาจาตามปกติของคุณ และส่งเสริมการเชื่อมโยงที่แท้จริง ปรับพิธีการตามความคุ้นเคยของคุณกับบุคคลนั้นและวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ

ตัวอย่างการทักทายทางอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ

สำหรับเพื่อนสนิทหรือเพื่อนร่วมงาน:

• “เฮ้ แม็กซ์! ไม่ได้เจอกันนานเลยนะ."
• “ว่าไงแคลร์?”
• “สวัสดี มาร์โก เป็นยังไงบ้าง?”

สำหรับคนรู้จักหรือการติดต่อทางวิชาชีพที่ไม่เป็นทางการ:

• “สวัสดีแซม หวังว่าทุกอย่างจะผ่านไปด้วยดี”
• “สวัสดีแพท พอมีเวลาไหม?”
• “ดีใจที่ได้ยินจากคุณอเล็กซ์!”

คำทักทายที่ดีที่สุดคือคำทักทายที่ทำให้ผู้รับรู้สึกมีคุณค่าและได้รับการชื่นชมในขณะเดียวกันก็เป็นการจัดเตรียมเวทีสำหรับข้อความที่เหลือของคุณ หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับรูปแบบการทักทายของคุณ ให้พิจารณาว่าคุณโต้ตอบอย่างไรและปล่อยให้สิ่งนั้นเป็นแนวทางในการเลือกคำ

การเตรียมเนื้อความของอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

เนื้อความของอีเมลที่ไม่เป็นทางการคือโอกาสของคุณในการสื่อสารโดยตรงและเป็นส่วนตัว ที่นี่ คุณจะระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณโดยใช้น้ำเสียงการสนทนาที่เปรียบเทียบการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน พยายามทำให้ส่วนนี้กระชับ โดยควรใช้คำไม่เกิน 200 คำ เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาจะตรงประเด็นและมีส่วนร่วม

กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณมีทั้งผลกระทบและมีส่วนร่วม สิ่งสำคัญคือต้องใช้กลยุทธ์การสื่อสารที่เฉพาะเจาะจง กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยให้คุณแสดงความคิดของคุณได้อย่างชัดเจนและรักษาความสนใจของผู้รับตลอดทั้งอีเมล ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์สำคัญที่ควรพิจารณา:

• เริ่มต้นโดยตรงและมีส่วนร่วมอย่างรวดเร็ว- เริ่มต้นข้อความของคุณด้วยประเด็นหลักหรือการอัปเดตส่วนตัวเพื่อดึงดูดผู้อ่านทันที ใช้วลีเช่น “แค่คิดว่าฉันจะแบ่งปัน…” หรือ “มันผ่านมาสักพักแล้ว ฉันคิดว่าฉันจะตามคุณทัน…”
• ปรับแต่งข้อความของคุณ- ปรับภาษาและเนื้อหาของคุณตามความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและบริบท ลักษณะที่ไม่เป็นทางการช่วยให้เกิดความรู้สึกเป็นส่วนตัว ดังนั้นอย่าลังเลที่จะใส่ความคิดเห็นที่เป็นกันเองหรืออิโมจิที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสื่อสารกับเพื่อนสนิทหรือคนที่คุณรู้จัก
• ทำให้มันเกี่ยวข้องและผ่อนคลาย- แม้ว่าโทนเสียงควรจะผ่อนคลาย แต่ต้องแน่ใจว่าทุกส่วนของข้อความของคุณมีวัตถุประสงค์ หลีกเลี่ยงการพูดนอกประเด็น แต่การรวมเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยส่วนตัวหรืออีโมจิสามารถปรับปรุงการมีส่วนร่วมของผู้อ่านและสื่อสารความรู้สึกของคุณได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
• ภาพและอิโมจิ- ในบริบทที่เหมาะสม เช่น ข้อความถึงเพื่อนหรือการสื่อสารทางธุรกิจที่ผ่อนคลายมากขึ้น การเพิ่มรูปภาพหรืออิโมจิจะทำให้อีเมลของคุณรู้สึกเป็นมิตรและแสดงออกมากขึ้น
• จำ “BARC” เพื่อติดตามต่อไป- ใช้ตัวย่อนี้เป็นรายการตรวจสอบด่วนสำหรับอีเมลที่ไม่เป็นทางการ:
  • สั้น- ทำให้มันกระชับแต่ให้ข้อมูล
  • ผู้ชม- พิจารณาเสมอว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร
  • ที่เกี่ยวข้อง- อยู่ในหัวข้อเพื่อให้ผู้อ่านมีส่วนร่วม
  • ไม่เป็นทางการ- ใช้น้ำเสียงผ่อนคลายที่สะท้อนความสัมพันธ์ของคุณ

การใช้กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างเนื้อความที่ไม่เพียงแต่สื่อข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังสะท้อนได้ดีกับผู้ชมของคุณ กระชับความสัมพันธ์ของคุณผ่านการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

หลังจากสำรวจความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ ในการเตรียมอีเมลที่ไม่เป็นทางการที่น่าสนใจแล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตระหนักถึงข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพของข้อความของคุณ การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้จะช่วยรับประกันว่าอีเมลที่ไม่เป็นทางการของคุณจะมีความสมดุลระหว่างความเป็นมิตรและความเป็นมืออาชีพ:

• การใช้คำสแลงมากเกินไป แม้ว่าการใช้คำสแลงในการสื่อสารกับเพื่อนสนิทจะเป็นที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ แต่ก็ต้องระวังการใช้คำสแลงในบริบทอื่นด้วย คำแสลงที่มากเกินไปอาจทำให้ข้อความของคุณสับสนและดูไม่เป็นมืออาชีพ พยายามสร้างความสมดุลที่รักษาความชัดเจนโดยไม่เข้มงวดเกินไป
• เป็นคนสบายๆ เกินไป- ความไม่เป็นทางการไม่ควรหมายถึงการขาดความเป็นมืออาชีพ สิ่งสำคัญคือต้องวัดระดับความเป็นกันเองที่เหมาะสมกับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ แม้ว่าน้ำเสียงที่ผ่อนคลายจะเหมาะสำหรับผู้สัมผัสใกล้ชิด แต่ควรสนับสนุนแนวทางที่มีโครงสร้างมากขึ้นเมื่อส่งอีเมลถึงคนรู้จักทางวิชาชีพหรือคนที่คุณไม่รู้จักดี
• เข้าใจผิดเรื่องโทนเสียง- การไม่มีสัญญาณแบบเห็นหน้ากันหมายความว่าคุณต้องเลือกคำพูดอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงการตีความที่ผิด สิ่งที่อาจดูน่าขบขันหรือเสียดสีต่อหน้ามักถูกเข้าใจผิดในรูปแบบลายลักษณ์อักษร เมื่อมีข้อสงสัย ให้เลือกความชัดเจนมากกว่าความฉลาดเพื่อให้แน่ใจว่าเจตนาที่แท้จริงของคุณจะถูกสื่อสารออกไป
• การใช้อารมณ์ขันในทางที่ไม่เหมาะสม- อารมณ์ขันสามารถปรับปรุงอีเมลได้ ทำให้อ่านได้อย่างเพลิดเพลินมากขึ้น แต่เรื่องตลกหรือความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสมอาจส่งผลย้อนกลับได้ พิจารณาภูมิหลัง ความชอบ และลักษณะความสัมพันธ์ของผู้รับเสมอ ก่อนที่จะเพิ่มอารมณ์ขันลงในอีเมลของคุณ
• ละเว้นความยาวและเวลาของอีเมล อีเมลที่ยืดเยื้ออาจทำให้ผลกระทบของข้อความของคุณลดลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทที่ไม่เป็นทางการซึ่งเน้นความกระชับ รักษาอีเมลของคุณให้กระชับและตรงประเด็น นอกจากนี้ ให้คำนึงถึงช่วงเวลาของอีเมลของคุณด้วย การส่งอีเมลที่ไม่เร่งด่วนในช่วงดึกหรือวันหยุดสุดสัปดาห์อาจไม่เหมาะ เนื่องจากอาจรบกวนเวลาส่วนตัวของผู้รับ

ด้วยการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้ คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของการสื่อสารทางอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ ทำให้มีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบรับที่ดีมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็รักษาความสมบูรณ์ของความสัมพันธ์ทางอาชีพของคุณ

การสร้างการลงชื่อออกอีเมลที่ไม่เป็นทางการที่สมบูรณ์แบบ

การสิ้นสุดอีเมลอย่างไม่เป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยเสริมโทนเสียงของข้อความทั้งหมดของคุณ แต่ยังสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมอีกด้วย ต่างจากการสรุปที่เป็นทางการในอีเมลธุรกิจ การลงนามอย่างไม่เป็นทางการสามารถนำมาซึ่งความอบอุ่นและความคิดสร้างสรรค์ส่วนบุคคล โดยเน้นถึงความรู้สึกใกล้ชิดและสัมผัสส่วนตัว พิจารณาคำแนะนำเหล่านี้เพื่อสร้างการปิดท้ายอีเมลที่มีประสิทธิภาพเมื่อคุณสะท้อนถึงความอบอุ่นและบุคลิกภาพของความสัมพันธ์ของคุณ:

• เลือกการลงชื่อออกของคุณอย่างชาญฉลาด- ปรับแต่งการปิดบัญชีตามความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและบริบทของอีเมล แสดงความกระตือรือร้น อวยพร หรือแสดงความขอบคุณตามสถานการณ์
  • “แทบรอไม่ไหวสำหรับการผจญภัยสุดสัปดาห์ของเรา!”
  • "ที่น่ากลัวอยู่!"
  • “ขอบคุณล้านสำหรับความช่วยเหลือของคุณ!”
• ปรับแต่งลายเซ็นของคุณ- ลายเซ็นของคุณสามารถเป็นได้มากกว่าแค่ชื่อของคุณ แต่ยังรวมถึงความรู้สึกส่วนตัวหรือความรู้สึกที่สะท้อนถึงธรรมชาติของความสัมพันธ์ของคุณ:
  • “กอด [ชื่อของคุณ]”
  • “ด้วยความรัก [ชื่อของคุณ]”
  • “ไชโย [ชื่อของคุณ]”
• ตัวอย่างการลงนาม:
  • สำหรับเพื่อนสนิท- “แทบรอไม่ไหวที่จะได้ยินข่าวทั้งหมดของคุณ! ดูแลตัวเองด้วย [ชื่อของคุณ]”
  • ภายหลังได้รับการช่วยเหลือ- “ขอบคุณจริงๆ สำหรับความช่วยเหลือของคุณในวันนี้! คุณเป็นผู้ช่วยชีวิต ดีที่สุด [ชื่อของคุณ]”
  • สำหรับการรู้จักกันแบบสบาย ๆ- “ขอบคุณสำหรับการแชทในวันนี้ หวังว่าจะได้พบคุณเร็ว ๆ นี้! ไชโย [ชื่อของคุณ]”
• เรื่องความสม่ำเสมอ- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการปิดท้ายตรงกับโทนโดยรวมของอีเมลของคุณ การปิดท้ายที่มีชีวิตชีวาช่วยเสริมบุคลิกที่ร่าเริง และปรับปรุงการเชื่อมโยงกันของข้อความ
• การเลือกลายเซ็นหรือลายเซ็น- ไม่ใช่ทุกอีเมลที่จำเป็นต้องมีการลงชื่อออกและลายเซ็น ขึ้นอยู่กับบริบทและความคุ้นเคยของคุณกับผู้รับ บางครั้งแค่คำว่า "ขอบคุณ" หรือ "แล้วพบกันใหม่" ก็เพียงพอแล้ว

การสร้างส่วนท้ายอีเมลอย่างไม่เป็นทางการอย่างรอบคอบ คุณจึงมั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะได้รับการตอบรับอย่างดีและสร้างความประทับใจเชิงบวกและยั่งยืน การลงนามเป็นโอกาสสุดท้ายของคุณในการสะท้อนถึงน้ำเสียงและความอบอุ่นของความสัมพันธ์ของคุณ ทำให้อีเมลแต่ละฉบับเป็นสะพานเชื่อมสู่การเชื่อมต่อที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

การเรียนรู้สำนวนอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

หลังจากปรับปรุงองค์ประกอบโครงสร้างของอีเมลที่ไม่เป็นทางการของคุณแล้ว ตั้งแต่บรรทัดหัวเรื่องไปจนถึงการลงนาม สิ่งสำคัญคือต้องเน้นไปที่สำนวนที่เติมเนื้อหาในอีเมลของคุณ การเลือกสำนวนที่เหมาะสมจะทำให้อีเมลของคุณดูเป็นกันเองมากขึ้น และช่วยให้มั่นใจว่าประเด็นของคุณจะถูกนำเสนออย่างชัดเจนโดยไม่สูญเสียโทนเสียงที่เป็นกันเอง

มีส่วนร่วมตอบสนอง

สมมติว่าคุณส่งอีเมลไปเมื่อไม่กี่วันก่อนและยังไม่ได้รับการตอบกลับ หากต้องการเตือนผู้รับอย่างสุภาพในขณะที่รักษาน้ำเสียงที่เป็นมิตร ลองใช้วลีเช่น:

• “หวังว่าข้อความนี้จะถูกส่งถึงคุณโดยดี! เพียงกระแทกสิ่งนี้ไปที่ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณ”
• “ต้องการให้แน่ใจว่าข้อความสุดท้ายของฉันจะไม่หายไปในการสับเปลี่ยน!”
• “รีบสะกิดเรื่องนี้—อยากได้ยินความคิดของคุณเมื่อคุณมีโอกาส”

กล่าวขอโทษอย่างไม่เป็นทางการ

หากคุณคือคนที่อยู่เบื้องหลังการติดต่อทางจดหมาย คุณควรรับทราบถึงความล่าช้าด้วยการขอโทษอย่างจริงใจแต่จริงใจ:

• “อ๊ะ ดูเหมือนว่าคำตอบของฉันจะถูกฝังไปแล้ว! ขอบคุณสำหรับความอดทนของคุณ."
• “ขออภัยที่ตอบกลับช้า ฉันเพิ่งพบอีเมลมากมาย!”
• “ขออภัยที่ล่าช้า สิ่งต่างๆ ยุ่งวุ่นวายในส่วนของฉัน ขอบคุณสำหรับการรอคอย!"

เสนอเรื่องเร่งด่วนโดยไม่กดดัน

เมื่อข้อความของคุณต้องการความสนใจในทันทีแต่คุณต้องการให้น้ำเสียงผ่อนคลาย วลีเช่นนี้สามารถกระตุ้นให้มีการตอบกลับเร็วขึ้นโดยไม่เพิ่มความเครียด:

• “เมื่อคุณมีเวลา ฉันอยากจะรับฟังความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้!”
• “ไม่ต้องรีบร้อน แต่ฉันยินดีรับฟังความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ภายในวันศุกร์ถ้าเป็นไปได้”

เมื่อรวมการแสดงออกที่ไม่เป็นทางการเข้ากับอีเมลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าสอดคล้องกับวิธีการสื่อสารต่อหน้าของคุณ ความสม่ำเสมอนี้ช่วยในการเลือกน้ำเสียงที่จริงใจและเป็นกันเอง โปรดจำไว้ว่า เป้าหมายคือการทำให้อีเมลของคุณโดนใจผู้รับมากขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าความตั้งใจและน้ำเสียงของคุณชัดเจนและเข้าถึงได้

การตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนที่จะส่งอีเมลอย่างไม่เป็นทางการของคุณ

ก่อนที่คุณจะกด 'ส่ง' อีเมลที่คุณสร้างขึ้นมาด้วยความระมัดระวัง การดำเนินการตามรายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายเป็นสิ่งสำคัญ ขั้นตอนนี้ช่วยให้แน่ใจว่าข้อความของคุณไม่เพียงแต่ปราศจากข้อผิดพลาด แต่ยังได้รับการปรับแต่งอย่างสมบูรณ์แบบเพื่อให้บรรลุผลตามที่ตั้งใจไว้ ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนสำคัญก่อนส่งที่ควรพิจารณา:

• ตรวจสอบรายละเอียดผู้รับ- ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้รับของคุณอีกครั้ง การพิมพ์ผิดเล็กน้อยอาจทำให้อีเมลของคุณหลงทาง อาจทำให้เกิดความสับสนหรือขาดการเชื่อมต่อ
• สิ่งที่แนบมาและลิงค์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมไฟล์แนบทั้งหมดก่อนที่จะส่งอีเมล เป็นเรื่องง่ายที่จะพูดถึงสิ่งที่แนบมาในร่างกายแล้วลืมติดมัน ในทำนองเดียวกัน ตรวจสอบว่าลิงก์ใดๆ ที่คุณใส่นั้นถูกต้องและใช้งานได้
• ใช้สำเนา/สำเนาลับอย่างเหมาะสม- ใช้ฟีเจอร์ Carbon Copy (Cc) เพื่อรวมผู้อื่นไว้ในการสนทนาอย่างโปร่งใส หรือใช้ Blind Carbon Copy (Bcc) เพื่อรวมผู้อื่นอย่างรอบคอบ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการสื่อสารกลุ่มแบบไม่เป็นทางการซึ่งคุณต้องการเก็บรายละเอียดของผู้รับบางส่วนไว้เป็นส่วนตัว
• พิสูจน์อักษรอย่างละเอียด- แม้แต่ในอีเมลทั่วไป การเขียนที่ชัดเจนและถูกต้องยังสะท้อนถึงตัวคุณได้ดี ใช้เวลาสักครู่เพื่อทบทวนการสะกดและไวยากรณ์ของคุณ ข้อผิดพลาดง่ายๆ อาจเบี่ยงเบนความสนใจจากข้อความของคุณ ดังนั้นจงพยายามขัดเกลาอีเมลของคุณให้เพียงพอที่จะแสดงว่าคุณใส่ใจในรายละเอียด เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างสมบูรณ์แบบ ลองพิจารณาใช้ของเรา บริการแก้ไขเอกสาร เพื่อการตรวจสอบขั้นสุดท้าย
• ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม:
  • ระยะเวลาของอีเมลของคุณ- พิจารณาระยะเวลาของอีเมลของคุณ การส่งตอนดึกหรือช่วงเช้าอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด ขึ้นอยู่กับเขตเวลาของผู้รับและความสัมพันธ์ของคุณ
  • การแจ้งเตือนการติดตามผล- หากอีเมลของคุณต้องการคำตอบหรือการดำเนินการ การตั้งค่าการเตือนให้ตัวคุณเองติดตามผลอาจเป็นประโยชน์ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรผิดพลาดหากไม่มีการตอบกลับเกิดขึ้น

ด้วยการปฏิบัติตามขั้นตอนการปฏิบัติเหล่านี้ คุณจึงมั่นใจได้ว่าอีเมลแต่ละฉบับที่คุณส่งจะปราศจากข้อผิดพลาดพื้นฐานและได้รับการปรับให้เหมาะสมเพื่อการตอบกลับในเชิงบวก โปรดจำไว้ว่า วิธีที่คุณจัดการการโต้ตอบทางอีเมลสามารถมีอิทธิพลอย่างมากต่อความสัมพันธ์ส่วนตัวและความสัมพันธ์ทางอาชีพของคุณ การสละเวลาในการปรับแต่งข้อความของคุณก่อนที่จะส่งทำให้เกิดความแตกต่างในการรักษาและปรับปรุงการเชื่อมต่อเหล่านี้

เคล็ดลับด้านเทคโนโลยีเพื่อการสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากการเรียนรู้ศิลปะด้านเนื้อหาอีเมลแล้ว การใช้ความสามารถเต็มรูปแบบของซอฟต์แวร์อีเมลของคุณยังมีบทบาทสำคัญในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สำรวจเคล็ดลับด้านเทคโนโลยีที่ใช้งานได้จริงซึ่งจะช่วยปรับปรุงการจัดการอีเมลของคุณและปรับปรุงการตอบสนอง ไม่ว่าคุณจะประสานงานข้ามโซนเวลา ยืนยันการรับข้อความ หรือจัดระเบียบกล่องจดหมาย กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดการการสื่อสารทางอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพและง่ายดายยิ่งขึ้น:

• การจัดกำหนดการอีเมล หากคุณทำงานข้ามโซนเวลาหรือมีข้อความที่ไม่เร่งด่วน ให้ใช้ฟีเจอร์การกำหนดเวลาของอีเมลเพื่อส่งในเวลาที่เหมาะสมยิ่งขึ้น เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะถูกอ่านในเวลาที่สะดวกสำหรับผู้รับ
• การใช้ใบตอบรับการอ่าน- สำหรับอีเมลสำคัญที่คุณต้องการยืนยันว่าได้รับข้อความของคุณแล้ว ให้ลองใช้ใบตอบรับการอ่าน อย่างไรก็ตาม ให้ใช้คุณลักษณะนี้เท่าที่จำเป็น เนื่องจากบางครั้งอาจมองว่าเป็นการเร่งเร้า
• การจัดระเบียบกระทู้- ทำให้การสนทนาทางอีเมลของคุณเป็นระเบียบและง่ายต่อการติดตามด้วยการจัดระเบียบเธรดอย่างเหมาะสม สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการสนทนาอย่างต่อเนื่องกับผู้เข้าร่วมหลายคน
• การสร้างโฟลเดอร์อีเมล- ใช้โฟลเดอร์เพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณ ซึ่งช่วยในการจัดการกล่องจดหมายเข้าของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญและเข้าถึงการสื่อสารที่เก็บถาวรได้อย่างง่ายดาย
• การใช้ตัวกรองและป้ายกำกับ- ตั้งค่าตัวกรองเพื่อจัดเรียงอีเมลขาเข้าลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ และใช้ป้ายกำกับเพื่อทำเครื่องหมายอีเมลตามลำดับความสำคัญหรือหมวดหมู่ ซึ่งช่วยในการตอบกลับและตอบกลับเร็วขึ้น
• การเข้าถึงผ่านมือถือ- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการดูบนมือถือ โดยรับทราบว่ามืออาชีพจำนวนมากเข้าถึงอีเมลของตนบนอุปกรณ์มือถือ ทดสอบว่าอีเมลปรากฏบนหน้าจอขนาดเล็กอย่างไร และให้แน่ใจว่าสามารถเปิดไฟล์แนบบนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตได้อย่างง่ายดาย
• บูรณาการกับเครื่องมืออื่น ๆ- ปรับปรุงประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานโดยการผสานรวมอีเมลเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ เช่น ปฏิทิน ตัวจัดการงาน หรือระบบ CRM ซึ่งจะช่วยสร้างระบบนิเวศที่ราบรื่นของเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ส่งเสริมซึ่งกันและกัน
• มาตรการรักษาความปลอดภัย- ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยและแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับรหัสผ่านที่ปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่สำคัญในบริบทที่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
• คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติ- ใช้คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติภายในระบบอีเมลของคุณเพื่อส่งการสื่อสารตามปกติ เช่น คำอวยพรวันเกิดหรือการแจ้งเตือนการประชุม ช่วยประหยัดเวลาและปรับแต่งการโต้ตอบของคุณ

ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือทางเทคโนโลยีเหล่านี้ คุณสามารถทำให้การสื่อสารทางอีเมลของคุณมีประสิทธิภาพ เป็นระเบียบ และตอบสนองมากขึ้น ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกข้อความจะไปถึงผู้รับตามที่ต้องการ

ตัวอย่างอีเมลที่ไม่เป็นทางการ

ก่อนที่เราจะสรุป เรามาดูตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ของอีเมลที่ไม่เป็นทางการกันก่อน สิ่งเหล่านี้จะแสดงให้เห็นวิธีการใช้น้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการและความรู้สึกส่วนตัวที่เราได้พูดคุยกัน ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยกับเพื่อนหรือสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในบริบทกึ่งไม่เป็นทางการ

ตัวอย่างที่ 1 – การติดต่อกับเพื่อน:

เรื่อง: ติดตามด่วนสุดสัปดาห์นี้?

เฮ้ อเล็กซ์!

ไม่ได้เจอกันนานเลยนะ! คุณเป็นอย่างไรบ้าง? ฉันคิดว่าเราจะไปดื่มกาแฟบ่ายวันอาทิตย์นี้ ถ้าคุณว่าง หายไปนานเกินไปแล้ว และฉันอยากได้ยินเกี่ยวกับงานใหม่ของคุณและอย่างอื่นอีก!

แจ้งให้เราทราบหากสิ่งนี้เหมาะกับคุณ

ไชโย

เจมี่

ตัวอย่างที่ 2 – การติดตามผลอย่างมืออาชีพกึ่งไม่เป็นทางการ:

เรื่อง: สัมผัสฐานการนำเสนอในสัปดาห์หน้า

สวัสดีแพท

หวังว่าสัปดาห์นี้จะปฏิบัติต่อคุณอย่างดี! ฉันอยากจะพูดคุยถึงพื้นฐานเกี่ยวกับการนำเสนอในวันอังคารหน้า คุณต้องการการเตรียมการพิเศษจากฝ่ายเราหรือไม่? นอกจากนี้ หากคุณพร้อม เราอาจจะโทรด่วนในวันจันทร์เพื่อสรุปรายละเอียด

ขอบคุณ,

คริส

แต่ละตัวอย่างสะท้อนให้เห็นถึงวิธีการเขียนที่ผ่อนคลายแต่ก็ใช้ความคิดอย่างรอบคอบ โปรดจำไว้ว่า หัวใจสำคัญของอีเมลที่ไม่เป็นทางการที่มีประสิทธิภาพคือการสร้างสมดุลระหว่างน้ำเสียงที่เป็นมิตรกับความชัดเจนและความเกี่ยวข้องกับบริบทของความสัมพันธ์ของคุณและหัวเรื่อง

สรุป

ขอแสดงความยินดีกับการเรียนรู้ความแตกต่างของการสื่อสารทางอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ! ตอนนี้คุณพร้อมแล้วที่จะสร้างอีเมลที่สื่อข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและกระชับความสัมพันธ์ส่วนตัวและทางอาชีพ การเขียนอีเมลแบบไม่เป็นทางการต้องมีความสมดุลของน้ำเสียงการสนทนา สัมผัสส่วนบุคคล และความเป็นมืออาชีพ อีเมลแต่ละฉบับมอบโอกาสในการเชื่อมต่อและสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม ยึดหลักการของความชัดเจน การมีส่วนร่วม และความเหมาะสม เพื่อให้บุคลิกภาพที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณโดดเด่นภายใต้ขอบเขตของมารยาททางอีเมล ด้วยกลยุทธ์ต่างๆ ตั้งแต่การเตรียมหัวเรื่องที่น่าสนใจไปจนถึงการเลือกข้อตกลงที่สมบูรณ์แบบ คุณจึงพร้อมที่จะจัดการกับการสนทนาทางอีเมลอย่างมั่นใจ ฝึกฝน ทดลองสไตล์ต่างๆ อยู่เสมอ และให้แน่ใจว่าการสื่อสารของคุณจริงใจและรอบคอบ นี่คือความสำเร็จของคุณในการเปลี่ยนอีเมลทุกฉบับให้เป็นสะพานเชื่อมสำหรับการเชื่อมต่อที่มีความหมาย!