Pormal na email: gabay para sa epektibong komunikasyon

Ang pag-navigate sa mga kumplikado ng pormal na pagsusulat ng email ay kadalasang nakakapagod, lalo na kapag nakikipag-ugnayan sa isang taong hindi pamilyar. Ngunit ang katotohanan ay, na ang pag-alam kung paano bumuo ng isang maayos, propesyonal na email ay maaaring makabuluhang mapabuti ang iyong mga kasanayan sa komunikasyon at magbukas ng mga pinto para sa mga pagkakataon. Ang gabay na ito ay naglalayong linawin ang mga bahagi ng mga pormal na email, mula sa linya ng paksa hanggang sa lagda. Sa pagtatapos ng artikulong ito, magkakaroon ka ng mga tool upang maghanda ng epektibo, makintab na mga email na sumusunod sa mga propesyonal na pamantayan at ginagawang mahalaga ang bawat pakikipag-ugnayan.

Istraktura ng isang pormal na email

Ang istraktura ng isang pormal na email ay hindi radikal na naiiba mula sa isang impormal, ngunit ito ay mas pinakintab at sumusunod sa partikular na tuntunin ng magandang asal. Ang isang pormal na email sa pangkalahatan ay kinabibilangan ng mga sumusunod na elemento:

• Isang linya ng paksa. Isang maikli, naaangkop na pamagat na nagbubuod sa layunin ng email.
• Isang pormal na pagbati sa email. Isang mapagbigay na pambungad na tumutugon sa tatanggap nang may paggalang.
• Teksto ng katawan ng email. Ang pangunahing nilalaman ay lohikal na nakabalangkas at gumagamit ng pormal na wika.
• Isang pormal na pagtatapos ng email. Isang pangwakas na pahayag na magalang at nangangailangan ng tiyak na aksyon o tugon.
• Isang pirma. Ang iyong pag-sign-off, na karaniwang kasama ang iyong buong pangalan at kadalasan ang iyong propesyonal na titulo o impormasyon sa pakikipag-ugnayan.

Ang pagsasama ng mga elementong ito nang may pag-iingat ay nagpapabuti sa pagiging epektibo ng iyong mga pormal na email, na ginagawang mas madaling basahin ang mga ito at mas malamang na makakuha ng inaasahang tugon.

Ang linya ng paksa

Ang linya ng paksa ay nagsisilbing headline para sa iyong email at gumaganap ng mahalagang papel sa pagkuha ng atensyon ng tatanggap. Bagama't ito ay tila isang maliit na detalye, ang kahalagahan nito ay hindi dapat maliitin. Ang isang malinaw na linya ng paksa ay maaaring lubos na mapataas ang posibilidad na mabuksan ang iyong email at makatanggap ng isang napapanahong tugon.

Bilang isang side note, ipinapayong huwag ilagay ang email address ng tatanggap sa itinalagang linya ng tatanggap—na matatagpuan sa itaas ng linya ng paksa—hanggang sa ganap kang handa na ipadala ang iyong email. Nakakatulong ito upang maiwasan ang aksidenteng pagpapadala ng hindi natapos na email. Ang parehong babala ay dapat gamitin kapag pinupunan ang mga linya ng Cc at Bcc.

Ang linya ng paksa ay dapat na parehong malinaw at maigsi, na nagbibigay ng snapshot ng nilalaman ng email sa loob lamang ng 5-8 na salita. Hindi lamang ito nakakakuha ng atensyon ng tatanggap ngunit hinihikayat din nito ang mga napapanahong tugon. Palaging tandaan na punan ang tinukoy na kahon ng linya ng paksa, na hiwalay sa katawan ng email, upang maiwasan ang pagpapadala ng email na walang paksa.

Halimbawa:

• Naghahanap ng pagtatanong sa posisyon ng editor. Ang linya ng paksang ito ay nagpapahiwatig na ang nagpadala ay nagtatanong tungkol sa isang posisyon ng editor, na ginagawa itong may kaugnayan sa HR o sa pangkat ng editoryal.
• Ang paliwanag para sa kawalan ngayon. Kaagad na sinasabi ng paksang ito sa tatanggap na tatalakayin ng email ang isang pagliban, na mag-uudyok ng mas mabilis na tugon mula sa isang manager o propesor.
• Humiling ng sulat ng rekomendasyon. Tinukoy ng linyang ito na ang email ay tungkol sa isang sulat ng rekomendasyon, na nag-uudyok sa tatanggap sa kalikasan at pagkaapurahan ng kahilingan.
• Pagtatanong para sa aplikasyon ng scholarship. Ang malinaw na pagsasabi na ang email ay tungkol sa isang aplikasyon sa scholarship ay gagawing mas madali para sa mga opisina ng akademiko o pinansyal na unahin ang email.
• Agenda ng pulong ngayong linggo. Mabilis na ipinapaalam ng linya ng paksa na ito sa koponan o mga dadalo na naglalaman ang email ng agenda para sa paparating na pulong.
• Urgent: Emergency ng pamilya ngayon. Ang paggamit ng "kagyat" at mga detalye tungkol sa emergency ay ginagawang mataas na priyoridad ang email na ito para sa agarang pagkilos.
• Kailangan ang conference RSVP ng Biyernes. Ipina-flag nito ang kahalagahan ng pagtugon tungkol sa paparating na kumperensya, na hinihikayat ang tatanggap na buksan ito nang mabilis.

Ang bawat isa sa mga halimbawang ito ay maigsi na naglalarawan sa paksa ng email sa tatanggap, na tumutulong sa kanila na unahin ang iyong mensahe para sa pagbabasa. Ang linya ng paksa ay ang unang bagay na nakikita ng tatanggap kapag dumating ang iyong email, na ginagawa itong isang mahalagang bahagi para sa epektibong komunikasyon.

Pagbati

Ang pagpili ng naaangkop na pormal na pagbati sa email ay mahalaga para sa pagpapakita ng paggalang sa tatanggap. Ang pagbati na pipiliin mo ay dapat tumugma sa konteksto at layunin ng iyong email, na epektibong nagtatakda ng tono para sa kasunod na pag-uusap. Narito ang ilang karaniwang ginagamit na pormal na pagbati sa email:

• Minamahal na G./Mrs./Dr./Profesor [Apelyido],
• Magandang umaga/hapon [pangalan ng tatanggap],
• Upang kanino ito ay maaaring alalahanin,
• Pagbati,
• Kamusta [pangalan ng tatanggap],

Ang pagpili ng angkop na pagbati ay mahalaga dahil itinatakda nito ang paunang tono para sa natitirang bahagi ng iyong mensahe.

Halimbawa:

• Kung nakikipag-ugnayan ka sa iyong Tiyo Mike para sa mga pormal na bagay, ang angkop na pambungad ay maaaring, “Mahal na Tiyo Mike…”
• Kapag nakikipag-ugnayan sa isang potensyal na tagapag-empleyo tungkol sa mga pagkakataon sa trabaho, ang isang mas pormal na pagbati tulad ng, "Mahal na Ms. Smith..." ay angkop.
• Kung nakikipag-ugnayan ka sa isang kliyente na nagngangalang Sarah na dati mong nakilala, maaari mong gamitin ang, “Good morning, Sarah…”
• Kapag nag-email ka sa isang propesyonal na pang-unawa na pinangalanang Alex at gusto mong panatilihin itong medyo impormal, "Hello Alex..." ay magiging angkop.
• Kung nakikipag-ugnayan ka sa isang grupo ng mga tao na hindi mo alam ang mga pangalan, sapat na ang "Pagbati."

Sa mga kaso kung saan hindi mo kilala ang tatanggap, "Kung kanino ito maaaring may kinalaman," at "Pagbati," nagsisilbing pormal na pagbati lamang. Gayunpaman, palaging mas mainam na tukuyin ang pangalan ng taong pinadalhan mo ng email at direktang tugunan ang mga ito kapag posible.

Karaniwan, sinusundan ng kuwit ang pagbati sa iyong email. Gayunpaman, maaari ka ring gumamit ng colon sa napaka-pormal na mga setting. Ang pangunahing punto ay upang matiyak na ang iyong pagbati ay magalang at angkop para sa nilalayong madla. Sa pamamagitan ng maingat na pagpili ng iyong pagbati sa email, hindi mo lamang pinapadali ang mas madaling pagsasaayos sa iyong mensahe ngunit pinapataas din ang posibilidad na makatanggap ng maagap at nauugnay na tugon.

Teksto ng katawan ng email

Ang pangunahing nilalaman ng isang email ay tinutukoy bilang ang katawan ng email. Karaniwan itong nakatutok sa isang paksa o isang hanay ng mga malapit na nauugnay na paksa. Ang unang bagay na dapat mong gawin sa katawan ng email ay linawin ang dahilan ng iyong sulat.

Ang paglilinaw sa layunin ng iyong email ay nagbibigay-daan sa tatanggap na maunawaan ang konteksto, na ginagawang mas madali para sa kanila na tumulong o tumugon sa iyo. Maaari mong ipakilala ang layunin ng iyong email gamit ang mga parirala tulad ng:

• Nais kong magtanong tungkol sa…
• Sumulat ako upang ipahayag ang aking interes sa…
• Nakikipag-ugnayan ako sa iyo tungkol sa…
• Sana mabigyang linaw...
• Nais kong humiling…
• Interesado akong matuto pa tungkol sa…
• Gusto kong kumpirmahin ang mga detalye tungkol sa…
• Naghahanap ako ng karagdagang impormasyon sa…

Kung hindi ka pa nakakaranas ng anumang pakikipag-ugnayan sa tatanggap noon, magalang na ipakilala ang iyong sarili sa madaling sabi bago sabihin ang iyong pangunahing alalahanin.

Halimbawa:

• Kapag naghahanap ng mga pagkakataon sa propesyonal na networking o potensyal na pakikipagtulungan, ang tamang pagpapakilala ay susi. Sa sumusunod na halimbawa, malinaw na ipinakilala ni Emily ang kanyang sarili at malinaw na binabalangkas ang dahilan ng kanyang email kay Dr. Brown, na nagpapadali sa isang mas tuwirang pag-unawa sa kanyang mga intensyon:

Mahal na Dr. Brown, Ako si Emily Williams, isang junior research analyst sa DEF Corporation. Sinusubaybayan ko ang iyong trabaho sa larangan ng nanotechnology at nais kong talakayin ang mga posibleng pakikipagtulungan sa pagitan ng aming mga institusyon.

Inirerekomenda na panatilihing maigsi ang iyong email. Tandaan, mas gusto ng karamihan sa mga tao na dumaan sa kanilang mga email nang mabilis, kaya iwasan ang mga hindi kinakailangang pag-unlad.

Halimbawa:

• Kung humihiling ka ng pahinga sa trabaho dahil sa isang emergency ng pamilya, maaari mong sabihin na, 'Mayroon akong emergency sa pamilya at kailangan kong magpahinga,' sa halip na pumunta sa kumpletong detalye tungkol sa sitwasyon.

Para sa karagdagang katangian ng propesyonalismo at kagandahang-loob, isaalang-alang na simulan ang email na may pagpapahayag ng pasasalamat kung tumutugon ka sa isang naunang mensahe. Ang mga pariralang tulad ng "Pinasasalamatan ko ang iyong napapanahong tugon," o "Salamat sa pagbabalik sa akin," ay maaaring magtakda ng positibong tono para sa natitirang bahagi ng pag-uusap.

Wakas

Ang pagtatapos ng isang pormal na email ay nagsisilbing isang seksyon upang humiling ng isang partikular na aksyon at upang magpahayag ng pasasalamat sa taong iyong pinadalhan ng email. Ang pagkakaroon ng balanse sa pagitan ng iyong kahilingan at magalang na pananalita ay karaniwang magandang kasanayan. Hindi lamang ito nagpapakita ng kagandahang-loob ngunit pinahuhusay din nito ang mga pagkakataong makatanggap ng positibong tugon. Maaaring iakma ang mga pariralang ito upang magkasya sa iba't ibang sitwasyon at sa partikular na konteksto ng iyong email. Narito ang ilan sa mga ito na magagamit mo:

• Salamat sa iyong pagsasaalang-alang, at inaasahan kong makarinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.
• Kung mayroon kang anumang mga katanungan o alalahanin, mangyaring huwag mag-atubiling ipaalam sa akin.
• Inaasahan ko ang pagkakataong magkatrabaho.
• Salamat sa iyong feedback; ito ay lubos na pinahahalagahan.
• Ang iyong agarang atensyon sa bagay na ito ay lubos na pahalagahan.
• Nagpapasalamat ako sa oras na inilaan mo upang basahin ang aking email.
• Kung kailangan mo ng anumang karagdagang impormasyon, huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa akin.
• Pinahahalagahan ko ang iyong pag-unawa at tulong tungkol sa bagay na ito.
• Salamat nang maaga para sa iyong pakikipagtulungan.
• Nasasabik ako sa posibilidad ng pakikipagtulungan at ikalulugod kong talakayin pa.

Tulad ng pagbubukas ng isang pormal na email na nagtatakda ng tono para sa buong pag-uusap, ang pangwakas na seksyon ay gumaganap din ng mahalagang papel sa paglikha ng isang pangmatagalang impression at pagtatakda ng yugto para sa mga pakikipag-ugnayan sa hinaharap.

Halimbawa:

• Sa konteksto ng aming halimbawa, si Emily Williams ay nagmungkahi ng pakikipagtulungan kay Dr. Brown at naglalayong makakuha ng napapanahong tugon. Upang makamit ito, tinukoy niya ang isang petsa kung kailan niya gustong makasagot, nag-aalok na sagutin ang anumang mga tanong, at tinatapos ang email sa isang magalang na pag-sign-off. Sa ganitong paraan, lumikha siya ng isang nakaayos at magalang na pagtatapos sa kanyang pormal na email, tulad nito:

Sana ay makapag-ayos tayo ng pulong sa malapit na hinaharap para tuklasin ang mga posibilidad para sa pakikipagtulungan. Mangyaring ipaalam sa akin bago ang ika-20 ng Setyembre kung available ka para talakayin pa ito. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o nangangailangan ng karagdagang impormasyon, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa akin. Salamat sa iyong pansin sa bagay na ito, at inaasahan ko ang pagkakataong magtulungan. Pinakamahusay na patungkol, Emily Williams

Isa itong epektibong pormal na pagtatapos ng email dahil malinaw na ipinapahayag ni Emily Williams ang kanyang kahilingan para sa posibleng pakikipagtulungan, habang nagpapahayag din ng pasasalamat sa oras ni Dr. Brown na basahin at posibleng tumugon sa kanyang email.

Lagda

Kung paanong ang pagpili ng tamang pagbati ay nagtatakda ng yugto para sa iyong email, ang pagpili ng naaangkop na pormal na lagda sa email ay parehong kritikal. Ang lagda ay nagsisilbing pansarang tala, na sumusuporta sa magalang na tono na itinakda sa kabuuan ng iyong mensahe. Nagbibigay din ito ng pangwakas na ugnayan na maaaring makaimpluwensya sa impression na iniiwan mo sa tatanggap.

Ang ilang karaniwang ginagamit na magalang na pormal na mga lagda sa email na maaaring iakma sa iba't ibang sitwasyon ay kinabibilangan ng:

• Nang gumagalang,
• Taos-puso,
• Salamat muli,
• Uri bumabati,
• Iyo matapat,
• Pinakamahusay na patungkol,
• May pagpapahalaga,
• Sumasaiyo,

Pagdating sa pag-format ng iyong email signature, may ilang pinakamahuhusay na kagawian na dapat sundin. Palaging magsimula ng bagong talata para sa iyong lagda at isa pang hiwalay na talata para sa iyong pangalan. Maipapayo na pumirma gamit ang iyong una at apelyido sa mga pormal na komunikasyon. Kung sumusulat ka sa ngalan ng isang organisasyon, ang pangalan ng organisasyon ay dapat na nasa ibaba ng iyong sariling pangalan.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga alituntuning ito, maaari mong garantiya na ang iyong email ay mananatiling propesyonal at magalang mula simula hanggang matapos, sa gayon ay madaragdagan ang pagkakataong makatanggap ng kanais-nais na tugon.

Halimbawa:

Salamat sa iyong tulong sa proyekto. Napakahalaga ng iyong kadalubhasaan, at inaasahan ko ang aming patuloy na pakikipagtulungan. Lubos na bumabati, John Smith ABC Enterprises, Project Manager

Ang kanyang pormal na lagda, 'Best wishes,' at kasama ang kanyang titulo sa trabaho ay nagdaragdag sa pangkalahatang propesyonal na tono ng email. Nagtatakda ito ng yugto para sa patuloy na positibong pakikipag-ugnayan.

Mga tip para sa paggawa ng isang pormal na email Bago mo pindutin ang ipadala

Mahusay, halos handa ka nang ipadala ang iyong pormal na email! Ngunit maghintay—bago mo i-click ang button na “Ipadala,” siguraduhin nating maayos ang lahat. Ang pagtiyak na ang iyong email ay pulido, propesyonal, at walang error ay napakahalaga. Ang isang mahusay na ginawang email ay hindi lamang epektibong naghahatid ng iyong mensahe; nagtatakda din ito ng tono para sa mga pakikipag-ugnayan sa hinaharap at nag-iiwan ng pangmatagalang impresyon. Narito ang isang komprehensibong checklist upang masakop ang lahat ng mga batayan, mula sa mga pangunahing kaalaman tulad ng spelling at grammar hanggang sa higit pang mga nuanced na elemento tulad ng tono at timing:

• Proofread. Palaging suriin ang iyong spelling at grammar bago pindutin ang 'Ipadala.' Upang gawing mas madali at mas tumpak ang prosesong ito, isaalang-alang ang paggamit ang aming tool sa pag-proofread para kumpirmahin na maayos na ang lahat.
• Gumamit ng isang propesyonal na email address. Garantiyang naka-attach ang iyong email address sa isang propesyonal na format, gaya ng [protektado ng email]. Iwasang gumamit ng impormal o hindi naaangkop na mga email address tulad ng '[protektado ng email]. '
• Deskriptibong linya ng paksa. Ang iyong linya ng paksa ay dapat magbigay ng magandang ideya ng nilalaman ng email, na umaakit sa tatanggap na buksan ito.
• Suriin ang tono. Panatilihin ang isang propesyonal at magalang na tono, lalo na kapag tinatalakay ang mga sensitibo o kumplikadong isyu.
• Signature block. Isama ang isang pormal na signature block kasama ang iyong buong pangalan, titulo, at impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa isang propesyonal na hitsura at madaling follow-up.
• Suriin para sa mga attachment. I-double check na ang lahat ng kinakailangang dokumento ay nakalakip, lalo na kung binanggit ang mga ito sa katawan ng email.
• Tama na ang oras. Isaalang-alang ang timing ng iyong email; iwasang magpadala ng mga email sa negosyo sa gabi o sa katapusan ng linggo maliban kung kinakailangan.
• Gumamit ng mga bullet point o pagnunumero. Para sa mga email na may maraming impormasyon o kahilingan, gumamit ng mga bullet point o mga numerong listahan para madaling mabasa.
• Humingi ng pagkilala. Kung mahalaga ang email, isaalang-alang ang paghingi ng kumpirmasyon ng resibo.
• Pamahalaan ang Cc at Bcc. Gamitin ang Cc para sa mga nakikitang karagdagang tatanggap at Bcc para panatilihing nakatago ang iba. Isama ang mga ito kung ang iyong email ay nagsasangkot ng maraming partido.
• Mga hyperlink. Garantiyang gumagana ang lahat ng hyperlink at humahantong sa tamang mga website o online na mapagkukunan.
• Mobile-friendly Suriin kung paano lumalabas ang iyong email sa isang mobile device, dahil tinitingnan ng maraming tao ang kanilang mga email on the go.

Kapag namarkahan mo na ang mga kahon na ito, handa ka nang pindutin ang 'Ipadala' na buton nang may kumpiyansa sa iyong pormal na email!

Mga halimbawa ng pormal na email

Ngayon, ang komunikasyon sa email ay isang mahalagang kasanayan, lalo na sa mga propesyonal na setting. Kung nakikipag-ugnayan ka sa isang akademikong tagapayo o nagtatanong tungkol sa mga pagkakataon sa trabaho, ang kakayahang magsulat ng maikli, malinaw, at naka-format na propesyonal na email ay maaaring magtakda ng yugto para sa isang produktibong relasyon. Ang pag-alam kung ano ang isasama—at kung ano ang hindi—ay maaaring gumawa ng lahat ng pagkakaiba sa kung paano natatanggap ang iyong mensahe. Para tulungan ka sa paghahanda ng sarili mong mga email, makikita mo sa ibaba ang mga maikling halimbawa ng mga pormal na email na maaaring magsilbing mga template o inspirasyon para sa sarili mong sulat.

• Ang halimbawa 1: Pormal na email na nakikipag-ugnayan sa isang akademikong tagapayo.

• Ang halimbawa 2: Pormal na email na nagtatanong tungkol sa mga oportunidad sa trabaho.

Konklusyon

Ang pag-master ng sining ng pormal na pagsulat ng email ay maaaring magbukas ng mga pinto sa mga bagong pagkakataon at mapahusay ang iyong mga propesyonal na kasanayan sa komunikasyon. Ginabayan ka ng gabay na ito sa bawat mahalagang bahagi, mula sa isang nakakahimok na linya ng paksa hanggang sa isang magalang na lagda. Gamit ang kaalamang ito, handa ka na ngayong bumuo ng epektibo at maayos na mga pormal na email na sumusunod sa mga propesyonal na pamantayan. Kaya't magpatuloy at pindutin ang 'Ipadala' na buton nang may kumpiyansa, sa pag-alam na ikaw ay mahusay na nasangkapan upang mabilang ang bawat pakikipag-ugnayan.