رسمی ای میل تحریر کی پیچیدگیوں کو نیویگیٹ کرنا اکثر زبردست محسوس کر سکتا ہے، خاص طور پر جب کسی ناواقف شخص تک پہنچنا۔ لیکن سچ یہ ہے کہ ایک اچھی طرح سے منظم، پیشہ ورانہ ای میل بنانے کا طریقہ جاننا آپ کی مواصلات کی مہارت کو نمایاں طور پر بہتر بنا سکتا ہے اور مواقع کے لیے دروازے کھول سکتا ہے۔ یہ گائیڈ رسمی ای میلز کے اجزا کو واضح کرنے کی کوشش کرتا ہے، موضوع کی سطر سے لے کر دستخط تک۔ اس مضمون کے اختتام تک، آپ کے پاس موثر، چمکدار ای میلز تیار کرنے کے ٹولز ہوں گے جو پیشہ ورانہ معیارات کے مطابق ہوں اور ہر تعامل کو شمار کریں۔
رسمی ای میل کا ڈھانچہ
رسمی ای میل کی ساخت غیر رسمی ای میل سے یکسر مختلف نہیں ہے، لیکن یہ زیادہ چمکدار ہے اور مخصوص آداب کی پیروی کرتی ہے۔ ایک رسمی ای میل میں عام طور پر درج ذیل عناصر شامل ہوتے ہیں:
- ایک سبجیکٹ لائن۔ ایک مختصر، مناسب عنوان جو ای میل کے مقصد کا خلاصہ کرتا ہے۔
- ایک رسمی ای میل سلام۔ ایک فراخدلانہ افتتاحی جو وصول کنندہ کو احترام کے ساتھ مخاطب کرتا ہے۔
- ای میل باڈی ٹیکسٹ۔ مرکزی مواد کو منطقی اور رسمی زبان کا استعمال کرتے ہوئے تشکیل دیا گیا ہے۔
- ایک رسمی ای میل ختم۔ ایک اختتامی بیان جو شائستہ ہے اور مخصوص کارروائی یا ردعمل کا مطالبہ کرتا ہے۔
- ایک دستخط. آپ کا سائن آف، جس میں عام طور پر آپ کا پورا نام اور اکثر آپ کا پیشہ ورانہ عنوان یا رابطہ کی معلومات شامل ہوتی ہے۔
ان عناصر کو احتیاط کے ساتھ مربوط کرنے سے آپ کی رسمی ای میلز کی تاثیر بہتر ہوتی ہے، جس سے انہیں پڑھنے میں آسانی ہوتی ہے اور متوقع جواب حاصل کرنے کا زیادہ امکان ہوتا ہے۔
موضوع کی لکیر
سبجیکٹ لائن آپ کے ای میل کی سرخی کے طور پر کام کرتی ہے اور وصول کنندہ کی توجہ حاصل کرنے میں اہم کردار ادا کرتی ہے۔ اگرچہ یہ ایک چھوٹی سی تفصیل کی طرح لگتا ہے، اس کی اہمیت کو کم نہیں کیا جانا چاہئے. ایک واضح موضوع لائن اس امکان کو بہت زیادہ بڑھا سکتی ہے کہ آپ کا ای میل کھل جائے گا اور بروقت جواب موصول ہوگا۔
ضمنی نوٹ کے طور پر، یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ وصول کنندہ کا ای میل ایڈریس متعین کردہ وصول کنندہ لائن میں درج نہ کریں — جو موضوع کے اوپر واقع ہے — جب تک کہ آپ اپنا ای میل بھیجنے کے لیے مکمل طور پر تیار نہ ہوں۔ یہ غلطی سے ایک نامکمل ای میل بھیجنے سے روکنے میں مدد کرتا ہے۔ Cc اور Bcc لائنوں کو بھرتے وقت بھی یہی انتباہ استعمال کیا جانا چاہئے۔
موضوع کی لائن واضح اور جامع دونوں ہونی چاہیے، صرف 5-8 الفاظ میں ای میل کے مواد کا سنیپ شاٹ فراہم کرنا۔ یہ نہ صرف وصول کنندہ کی توجہ حاصل کرتا ہے بلکہ بروقت جوابات کی حوصلہ افزائی بھی کرتا ہے۔ بغیر کسی موضوع کے ای میل بھیجنے سے بچنے کے لیے ہمیشہ مخصوص سبجیکٹ لائن باکس کو پُر کرنا یاد رکھیں، جو ای میل کے باڈی سے الگ ہے۔
مثال کے طور پر:
- ایڈیٹر پوزیشن انکوائری کی تلاش میں۔ یہ سبجیکٹ لائن اشارہ کرتی ہے کہ بھیجنے والا ایڈیٹر کی پوزیشن کے بارے میں پوچھتا ہے، جو اسے HR یا ادارتی ٹیم سے متعلق بناتا ہے۔
- آج کی غیر حاضری کی وضاحت۔ یہ مضمون فوری طور پر وصول کنندہ کو بتاتا ہے کہ ای میل غیر حاضری پر بات کرے گا، جس سے مینیجر یا پروفیسر کی طرف سے فوری جواب ملے گا۔
- سفارشی خط کی درخواست کریں۔ یہ لائن بتاتی ہے کہ ای میل سفارش کے ایک خط کے بارے میں ہو گی، جس سے وصول کنندہ کو درخواست کی نوعیت اور عجلت کی طرف اشارہ کیا جائے گا۔
- اسکالرشپ کی درخواست کے لئے انکوائری. واضح طور پر یہ بتانا کہ ای میل اسکالرشپ کی درخواست کے بارے میں ہے، تعلیمی یا مالیاتی دفاتر کے لیے ای میل کو ترجیح دینا آسان بنا دے گا۔
- اس ہفتے کے اجلاس کا ایجنڈا۔ یہ سبجیکٹ لائن ٹیم یا حاضرین کو فوری طور پر مطلع کرتی ہے کہ ای میل میں آنے والی میٹنگ کا ایجنڈا ہے۔
- فوری: آج فیملی ایمرجنسی۔ ہنگامی صورتحال کے بارے میں "فوری" اور تفصیلات کا استعمال اس ای میل کو فوری کارروائی کے لیے اعلیٰ ترجیح بناتا ہے۔
- جمعہ کی کانفرنس RSVP کی ضرورت ہے۔. یہ ایک آنے والی کانفرنس کے بارے میں جواب دینے کی اہمیت کو ظاہر کرتا ہے، وصول کنندہ کو اسے جلدی سے کھولنے کی ترغیب دیتا ہے۔
ان مثالوں میں سے ہر ایک اختصار کے ساتھ ای میل کے موضوع کو وصول کنندہ کے لیے بیان کرتی ہے، جو آپ کے پیغام کو پڑھنے کے لیے ترجیح دینے میں ان کی مدد کرتی ہے۔ سبجیکٹ لائن وہ پہلی چیز ہے جو وصول کنندہ کو نظر آتی ہے جب آپ کا ای میل آتا ہے، جو اسے موثر مواصلت کے لیے ایک اہم جز بناتا ہے۔
ہیلو
وصول کنندہ کا احترام کرنے کے لیے ایک مناسب رسمی ای میل گریٹنگ کا انتخاب ضروری ہے۔ آپ جو سلام منتخب کرتے ہیں وہ آپ کے ای میل کے سیاق و سباق اور مقصد سے مماثل ہونا چاہئے، مؤثر طریقے سے آنے والی گفتگو کے لیے لہجہ ترتیب دیں۔ یہاں کچھ عام طور پر استعمال شدہ رسمی ای میل مبارکبادیں ہیں:
- محترم مسٹر/مسز/ڈاکٹر/پروفیسر [آخری نام]،
- صبح بخیر/دوپہر [وصول کنندہ کا نام]،
- آپ کی بارگاہ میں عرض ہے،
- مبارک ہو،
- ہیلو [وصول کنندہ کا نام]،
مناسب سلام کا انتخاب بہت ضروری ہے کیونکہ یہ آپ کے باقی پیغام کے لیے ابتدائی ٹون سیٹ کرتا ہے۔
مثال کے طور پر:
- اگر آپ رسمی معاملات کے لیے اپنے انکل مائیک سے رابطہ کر رہے ہیں، تو ایک مناسب اوپنر ہو سکتا ہے، "پیارے انکل مائیک..."
- ملازمت کے مواقع کے حوالے سے کسی ممکنہ آجر کے ساتھ خط و کتابت کرتے وقت، "محترم محترمہ سمتھ..." جیسی رسمی سلامی مناسب ہوگی۔
- اگر آپ سارہ نامی کلائنٹ سے رابطہ کر رہے ہیں جس سے آپ پہلے مل چکے ہیں، تو آپ استعمال کر سکتے ہیں، "گڈ مارننگ، سارہ…"
- جب آپ ایلیکس نامی پیشہ ورانہ سمجھ بوجھ کو ای میل کر رہے ہیں اور اسے کسی حد تک غیر رسمی رکھنا چاہتے ہیں تو، "ہیلو ایلکس…" مناسب ہوگا۔
- اگر آپ لوگوں کے ایسے گروپ سے رابطہ کر رہے ہیں جن کے نام آپ نہیں جانتے تو "سلام" کافی ہوگا۔
ایسی صورتوں میں جہاں آپ وصول کنندہ کو نہیں جانتے، "جس سے اس کا تعلق ہو سکتا ہے،" اور "سلام،" صرف رسمی سلام کے طور پر کام کرتے ہیں۔ تاہم، یہ ہمیشہ بہتر ہے کہ آپ جس شخص کو ای میل کر رہے ہیں اس کے نام کی شناخت کریں اور جب ممکن ہو تو براہ راست ان سے مخاطب ہوں۔
عام طور پر، ایک کوما آپ کے ای میل میں سلام کے بعد آتا ہے۔ تاہم، آپ بہت رسمی ترتیبات میں بڑی آنت کا استعمال بھی کر سکتے ہیں۔ اہم نکتہ یہ یقینی بنانا ہے کہ آپ کا سلام قابل احترام اور مطلوبہ سامعین کے لیے موزوں ہے۔ اپنے ای میل مبارکباد کو احتیاط سے منتخب کرنے سے، آپ نہ صرف اپنے پیغام کے ساتھ آسان انتظامات کو آسان بناتے ہیں بلکہ فوری اور متعلقہ جواب موصول ہونے کے امکانات کو بھی بڑھا دیتے ہیں۔
ای میل باڈی ٹیکسٹ
ای میل کے مرکزی مواد کو ای میل باڈی کہا جاتا ہے۔ یہ عام طور پر کسی ایک موضوع یا قریب سے متعلقہ موضوعات کے سیٹ پر فوکس کرتا ہے۔ ای میل باڈی میں آپ کو سب سے پہلے جو کام کرنا چاہیے وہ ہے آپ کی خط و کتابت کی وجہ واضح کرنا۔
آپ کے ای میل کے مقصد کی وضاحت وصول کنندہ کو سیاق و سباق کو سمجھنے کی اجازت دیتی ہے، جس سے ان کے لیے آپ کی مدد کرنا یا جواب دینا آسان ہو جاتا ہے۔ آپ اپنے ای میل کا مقصد فقروں کے ساتھ متعارف کروا سکتے ہیں جیسے:
- میں اس بارے میں پوچھنا چاہوں گا…
- میں اپنی دلچسپی کا اظہار کرنے کے لیے لکھ رہا ہوں…
- میں آپ سے اس حوالے سے رابطہ کر رہا ہوں…
- مجھے واضح کرنے کی امید ہے…
- میں درخواست کرنا چاہتا ہوں…
- میں اس بارے میں مزید جاننے میں دلچسپی رکھتا ہوں…
- میں اس بارے میں تفصیلات کی تصدیق کرنا چاہتا ہوں…
- میں مزید معلومات کی تلاش میں ہوں…
اگر آپ نے وصول کنندہ کے ساتھ پہلے کبھی کوئی بات چیت نہیں کی ہے، تو یہ شائستہ ہے کہ آپ اپنی بنیادی تشویش بتانے سے پہلے اپنا مختصر تعارف کرائیں۔
مثال کے طور پر:
- پیشہ ورانہ نیٹ ورکنگ کے مواقع یا ممکنہ تعاون کی تلاش کرتے وقت، مناسب تعارف کلیدی حیثیت رکھتا ہے۔ مندرجہ ذیل مثال میں، ایملی نے واضح طور پر اپنا تعارف کرایا ہے اور ڈاکٹر براؤن کو اپنے ای میل کی وجہ کو مختصراً بیان کیا ہے، جس سے ان کے ارادوں کی زیادہ سیدھی تفہیم میں مدد ملے گی۔
| محترم ڈاکٹر براؤن، میں ایملی ولیمز ہوں، ڈی ای ایف کارپوریشن میں ایک جونیئر ریسرچ تجزیہ کار۔ میں نینو ٹیکنالوجی کے شعبے میں آپ کے کام کی پیروی کر رہا ہوں اور اپنے اداروں کے درمیان ممکنہ تعاون پر بات کرنا چاہوں گا۔ |
اپنے ای میل کو مختصر رکھنے کی سفارش کی جاتی ہے۔ یاد رکھیں، زیادہ تر لوگ اپنی ای میلز کو جلدی سے جانا پسند کرتے ہیں، اس لیے غیر ضروری پیش رفت سے گریز کریں۔
مثال کے طور پر:
- اگر آپ خاندانی ایمرجنسی کی وجہ سے کام سے چھٹی کی درخواست کر رہے ہیں، تو صورتحال کے بارے میں مکمل تفصیل میں جانے کے بجائے، آپ آسانی سے کہہ سکتے ہیں، 'میرے پاس فیملی ایمرجنسی ہے اور مجھے دن کی چھٹی لینے کی ضرورت ہے۔'
پیشہ ورانہ مہارت اور شائستگی کے اضافی رابطے کے لیے، اگر آپ کسی پیشگی پیغام کا جواب دے رہے ہیں تو اظہار تشکر کے ساتھ ای میل شروع کرنے پر غور کریں۔ "میں آپ کے بروقت جواب کی تعریف کرتا ہوں،" یا "میرے پاس واپس آنے کا شکریہ" جیسے جملے باقی گفتگو کے لیے ایک مثبت لہجہ قائم کر سکتے ہیں۔
ختم
ایک رسمی ای میل کا اختتام کسی مخصوص کارروائی کی درخواست کرنے اور جس شخص کو آپ ای میل کر رہے ہیں اس سے اظہار تشکر کرنے کے لیے ایک حصے کے طور پر کام کرتا ہے۔ اپنی درخواست اور شائستہ زبان کے درمیان توازن قائم کرنا عام طور پر اچھا عمل ہے۔ یہ نہ صرف شائستگی کو ظاہر کرتا ہے بلکہ مثبت جواب ملنے کے امکانات کو بھی بہتر بناتا ہے۔ یہ جملے مختلف حالات اور آپ کے ای میل کے مخصوص سیاق و سباق کے مطابق بنائے جا سکتے ہیں۔ یہاں ان میں سے کچھ ہیں جو آپ استعمال کر سکتے ہیں:
- آپ کے غور و فکر کے لیے آپ کا شکریہ، اور میں جلد ہی آپ سے سننے کا منتظر ہوں۔
- اگر آپ کے کوئی سوالات یا خدشات ہیں، تو براہ کرم مجھے بتانے میں سنکوچ نہ کریں۔
- میں ایک ساتھ کام کرنے کے موقع کا منتظر ہوں۔
- آپ کے تبصرے کا شکریہ؛ یہ بہت تعریف کی جاتی ہے.
- اس معاملے پر آپ کی فوری توجہ انتہائی قابل قدر ہوگی۔
- آپ نے میری ای میل پڑھنے کے لیے جو وقت نکالا اس کے لیے میں شکر گزار ہوں۔
- اگر آپ کو کسی اضافی معلومات کی ضرورت ہو تو بلا جھجھک مجھ سے رابطہ کریں۔
- میں اس معاملے میں آپ کی سمجھ اور مدد کی تعریف کرتا ہوں۔
- آپ کے تعاون کا پیشگی شکریہ.
- میں تعاون کے امکان کے بارے میں پرجوش ہوں اور مزید بات چیت کرنے میں خوشی محسوس کروں گا۔
بالکل اسی طرح جیسے ایک رسمی ای میل کا آغاز پوری گفتگو کے لیے ٹون سیٹ کرتا ہے، اختتامی سیکشن بھی ایک دیرپا تاثر پیدا کرنے اور مستقبل کے تعامل کے لیے اسٹیج ترتیب دینے میں اہم کردار ادا کرتا ہے۔
مثال کے طور پر:
- ہماری مثال کے تناظر میں، ایملی ولیمز نے ڈاکٹر براؤن کے ساتھ تعاون کی تجویز پیش کی ہے اور اس کا مقصد بروقت جواب حاصل کرنا ہے۔ اسے حاصل کرنے کے لیے، وہ ایک تاریخ بتاتی ہے جس کے بعد وہ واپس سننا چاہتی ہے، کسی بھی سوال کا جواب دینے کی پیشکش کرتی ہے، اور ای میل کو شائستہ سائن آف کے ساتھ ختم کرتی ہے۔ اس طریقے سے، وہ اپنی رسمی ای میل کا ایک منظم اور شائستہ اختتام بناتی ہے، اس طرح:
| مجھے امید ہے کہ ہم مستقبل قریب میں ایک میٹنگ کا اہتمام کر سکتے ہیں تاکہ تعاون کے امکانات کو تلاش کیا جا سکے۔ براہ کرم مجھے 20 ستمبر تک بتائیں اگر آپ اس پر مزید بات کرنے کے لیے دستیاب ہیں۔ اگر آپ کے کوئی سوالات ہیں یا اضافی معلومات کی ضرورت ہے، تو براہ کرم مجھ سے رابطہ کرنے میں سنکوچ نہ کریں۔ اس معاملے پر آپ کی توجہ کے لیے آپ کا شکریہ، اور میں مل کر کام کرنے کے موقع کا منتظر ہوں۔ نیک تمنائیں، ایملی ولیمز |
یہ ایک مؤثر رسمی ای میل کا اختتام ہے کیونکہ ایملی ولیمز نے ممکنہ تعاون کے لیے اپنی درخواست کو واضح طور پر بیان کیا ہے، جبکہ ڈاکٹر براؤن کے اپنے ای میل کو پڑھنے اور ممکنہ طور پر جواب دینے کے لیے وقت کی تعریف بھی کی ہے۔
دستخط
جس طرح صحیح سلام کا انتخاب آپ کے ای میل کے لیے مرحلہ طے کرتا ہے، اسی طرح ایک مناسب رسمی ای میل دستخط کا انتخاب بھی اتنا ہی اہم ہے۔ دستخط اختتامی نوٹ کے طور پر کام کرتا ہے، جو آپ کے پورے پیغام میں قابل احترام لہجے کی حمایت کرتا ہے۔ یہ ایک اختتامی رابطہ بھی فراہم کرتا ہے جو وصول کنندہ پر آپ کے چھوڑے ہوئے تاثر کو متاثر کر سکتا ہے۔
کچھ عام طور پر استعمال ہونے والے شائستہ رسمی ای میل دستخط جو مختلف حالات میں ڈھال سکتے ہیں ان میں شامل ہیں:
- احترام،
- مخلص،
- شکریہ ایک بار پھر،
- قسم کے حوالے،
- آپ کے وفادار،
- نیک تمنائیں،
- تعریف کے ساتھ،
- آپ واقعی میں،
جب آپ کے ای میل دستخط کو فارمیٹ کرنے کی بات آتی ہے، تو اس پر عمل کرنے کے لیے کچھ بہترین طریقے موجود ہیں۔ اپنے دستخط کے لیے ہمیشہ ایک نیا پیراگراف شروع کریں اور اپنے نام کے لیے دوسرا الگ پیراگراف۔ یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ رسمی مواصلت میں اپنے پہلے اور آخری دونوں ناموں سے دستخط کریں۔ اگر آپ کسی تنظیم کی جانب سے لکھ رہے ہیں، تو تنظیم کا نام آپ کے اپنے نام کے نیچے ظاہر ہونا چاہیے۔
ان رہنما خطوط پر عمل پیرا ہو کر، آپ اس بات کی ضمانت دے سکتے ہیں کہ آپ کا ای میل شروع سے آخر تک پیشہ ورانہ اور شائستہ رہے گا، اس طرح مناسب جواب ملنے کے امکانات بڑھ جائیں گے۔
مثال کے طور پر:
| منصوبے کے ساتھ آپ کی مدد کے لیے آپ کا شکریہ۔ آپ کی مہارت انمول رہی ہے، اور میں ہمارے مسلسل تعاون کا منتظر ہوں۔ نیک خواہشات، جان سمتھ اے بی سی انٹرپرائزز، پروجیکٹ مینیجر |
اس کے رسمی دستخط، 'نیک خواہشات،' اور اس کے ملازمت کے عنوان سمیت ای میل کے مجموعی پیشہ ورانہ لہجے میں اضافہ ہوتا ہے۔ یہ مسلسل مثبت تعاملات کا مرحلہ طے کرتا ہے۔
ارسال کرنے سے پہلے ایک رسمی ای میل بنانے کے لیے نکات
بہت اچھا، آپ اپنا رسمی ای میل بھیجنے کے لیے تقریباً تیار ہیں! لیکن انتظار کریں—اس سے پہلے کہ آپ اس "بھیجیں" بٹن پر کلک کریں، آئیے یقینی بنائیں کہ سب کچھ ٹھیک ہے۔ اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کا ای میل چمکدار، پیشہ ورانہ اور غلطی سے پاک ہے۔ ایک اچھی طرح سے تیار کردہ ای میل صرف مؤثر طریقے سے آپ کے پیغام کو نہیں پہنچاتی ہے۔ یہ مستقبل کے تعاملات کے لیے لہجہ بھی مرتب کرتا ہے اور ایک دیرپا تاثر چھوڑتا ہے۔ ہجے اور گرامر جیسی بنیادی باتوں سے لے کر ٹون اور ٹائمنگ جیسے مزید اہم عناصر تک تمام بنیادوں کا احاطہ کرنے کے لیے یہاں ایک جامع چیک لسٹ ہے۔
- ثبوت. 'بھیجیں' کو دبانے سے پہلے ہمیشہ اپنے ہجے اور گرامر کو چیک کریں۔ اس عمل کو آسان اور زیادہ درست بنانے کے لیے، استعمال کرنے پر غور کریں۔ ہمارا پروف ریڈنگ ٹول اس بات کی تصدیق کرنے کے لئے کہ سب کچھ ترتیب میں ہے۔
- پیشہ ورانہ ای میل ایڈریس استعمال کریں۔ اس بات کی ضمانت دیں کہ آپ کا ای میل ایڈریس پیشہ ورانہ فارمیٹ سے منسلک ہے، جیسے [ای میل محفوظ]. غیر رسمی یا نامناسب ای میل پتے استعمال کرنے سے گریز کریں جیسے '[ای میل محفوظ]'.
- وضاحتی موضوع لائن۔ آپ کی سبجیکٹ لائن کو ای میل کے مواد کا ایک اچھا خیال فراہم کرنا چاہیے، وصول کنندہ کو اسے کھولنے کے لیے راغب کرنا چاہیے۔
- لہجے کی جانچ کریں۔ پیشہ ورانہ اور قابل احترام لہجہ رکھیں، خاص طور پر جب حساس یا پیچیدہ مسائل پر گفتگو کرتے ہو۔
- دستخطی بلاک۔ پیشہ ورانہ شکل اور آسان فالو اپ کے لیے اپنے پورے نام، عنوان، اور رابطے کی معلومات کے ساتھ ایک رسمی دستخطی بلاک شامل کریں۔
- منسلکات کا جائزہ لیں۔ دو بار چیک کریں کہ تمام ضروری دستاویزات منسلک ہیں، خاص طور پر اگر ان کا ذکر ای میل کے باڈی میں ہو۔
- صحیح وقت ہے۔ اپنے ای میل کے وقت پر غور کریں؛ رات گئے یا ہفتے کے آخر میں کاروباری ای میلز بھیجنے سے گریز کریں جب تک کہ ضروری نہ ہو۔
- بلٹ پوائنٹس یا نمبرنگ کا استعمال کریں۔ بہت ساری معلومات یا درخواستوں والی ای میلز کے لیے، پڑھنے کے قابل ہونے کے لیے بلٹ پوائنٹس یا نمبر والی فہرستیں استعمال کریں۔
- اعتراف کے لیے پوچھیں۔ اگر ای میل اہم ہے تو، رسید کی تصدیق طلب کرنے پر غور کریں۔
- Cc اور Bcc کا نظم کریں۔. مرئی اضافی وصول کنندگان کے لیے Cc اور دوسروں کو پوشیدہ رکھنے کے لیے Bcc استعمال کریں۔ اگر آپ کے ای میل میں متعدد پارٹیاں شامل ہوں تو انہیں شامل کریں۔
- ہائپر لنکس۔ اس بات کی ضمانت دیں کہ تمام ہائپر لنکس کام کر رہے ہیں اور درست ویب سائٹس یا آن لائن وسائل کی طرف لے جاتے ہیں۔
- موبائل دوستانہ چیک کریں کہ آپ کا ای میل موبائل ڈیوائس پر کیسے ظاہر ہوتا ہے، کیونکہ بہت سے لوگ چلتے پھرتے اپنی ای میلز چیک کرتے ہیں۔
ایک بار جب آپ ان خانوں کو نشان زد کر لیتے ہیں، تو آپ اپنی رسمی ای میل پر اعتماد کے ساتھ اس 'بھیجیں' بٹن کو دبانے کے لیے تیار ہیں!
رسمی ای میل کی مثالیں۔
آج، ای میل مواصلات ایک ضروری مہارت ہے، خاص طور پر پیشہ ورانہ ترتیبات میں. چاہے آپ کسی تعلیمی مشیر سے رابطہ کر رہے ہوں یا ملازمت کے مواقع کے بارے میں پوچھ رہے ہوں، ایک مختصر، واضح، اور پیشہ ورانہ طور پر فارمیٹ شدہ ای میل لکھنے کی صلاحیت ایک نتیجہ خیز تعلقات کے لیے مرحلہ طے کر سکتی ہے۔ یہ جاننا کہ کیا شامل کرنا ہے — اور کیا نہیں — آپ کے پیغام کے موصول ہونے کے طریقہ میں تمام فرق پیدا کر سکتا ہے۔ اپنی خود کی ای میلز تیار کرنے میں آپ کی مدد کرنے کے لیے، ذیل میں آپ کو رسمی ای میلز کی مختصر مثالیں ملیں گی جو آپ کے اپنے خط و کتابت کے لیے ٹیمپلیٹس یا تحریک کے طور پر کام کر سکتی ہیں۔
- مثال 1: باضابطہ ای میل تعلیمی مشیر تک پہنچتی ہے۔
- مثال 2: باضابطہ ای میل روزگار کے مواقع کے بارے میں پوچھ گچھ۔
نتیجہ
| رسمی ای میل لکھنے کے فن میں مہارت حاصل کرنا نئے مواقع کے دروازے کھول سکتا ہے اور آپ کی پیشہ ورانہ مواصلات کی مہارت کو بڑھا سکتا ہے۔ اس گائیڈ نے آپ کو ہر ایک اہم جز میں شامل کیا ہے، ایک زبردست مضمون سے لے کر شائستہ دستخط تک۔ اس علم سے آراستہ، اب آپ مؤثر، اچھی ساخت والی رسمی ای میلز تحریر کرنے کے لیے تیار ہیں جو پیشہ ورانہ معیارات پر عمل پیرا ہوں۔ تو آگے بڑھیں اور اعتماد کے ساتھ 'بھیجیں' بٹن کو دبائیں، یہ جانتے ہوئے کہ آپ ہر بات چیت کو شمار کرنے کے لیے اچھی طرح سے لیس ہیں۔ |
