Rasmiy elektron pochta yozishning murakkabliklarini navigatsiya qilish, ayniqsa notanish odam bilan bog'langanda, ko'pincha juda qiyin bo'lishi mumkin. Ammo haqiqat shundaki, yaxshi tashkil etilgan, professional elektron pochtani qanday yaratishni bilish sizning muloqot qobiliyatingizni sezilarli darajada yaxshilashi va imkoniyatlar uchun eshiklarni ochishi mumkin. Ushbu qo'llanma mavzu satridan tortib imzogacha bo'lgan rasmiy elektron xatlarning tarkibiy qismlarini aniqlashtirishga intiladi. Ushbu maqolaning oxiriga kelib, siz professional standartlarga mos keladigan va har bir o'zaro ta'sirni hisobga oladigan samarali, yorqin elektron pochta xabarlarini tayyorlash uchun vositalarga ega bo'lasiz.
Rasmiy elektron pochtaning tuzilishi
Rasmiy elektron pochtaning tuzilishi norasmiydan tubdan farq qilmaydi, lekin u yanada sayqallangan va muayyan odob-axloq qoidalariga amal qiladi. Rasmiy elektron pochta odatda quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi:
- Mavzu qatori. Elektron pochta maqsadini umumlashtiruvchi qisqa, mos nom.
- Rasmiy elektron pochta tabriknomasi. Qabul qiluvchiga hurmat bilan murojaat qiladigan saxiy ochilish.
- Elektron pochta asosiy matni. Asosiy tarkib mantiqiy va rasmiy til yordamida tuzilgan.
- Rasmiy elektron pochta manzili. Xushmuomala va aniq harakat yoki javobni talab qiladigan yakunlovchi bayonot.
- Imzo. Odatda to'liq ismingiz va ko'pincha kasbiy unvoningiz yoki aloqa ma'lumotlarini o'z ichiga olgan ro'yxatdan o'tish.
Ushbu elementlarni ehtiyotkorlik bilan birlashtirish rasmiy elektron pochta xabarlaringiz samaradorligini oshiradi, ularni o'qishni osonlashtiradi va kutilgan javobni olish ehtimolini oshiradi.
Mavzu qatori
Mavzu satri elektron pochtangiz uchun sarlavha bo'lib xizmat qiladi va qabul qiluvchining e'tiborini jalb qilishda hal qiluvchi rol o'ynaydi. Bu kichik tafsilotdek ko'rinsa-da, uning ahamiyatini e'tiborsiz qoldirmaslik kerak. Mavzuning aniq satri sizning elektron pochtangizning ochilishi va o'z vaqtida javob olish ehtimolini sezilarli darajada oshirishi mumkin.
Yon eslatma sifatida, elektron pochtangizni jo'natishga to'liq tayyor bo'lmaguningizcha, oluvchining elektron pochta manzilini mavzu satrining tepasida joylashgan belgilangan qabul qiluvchi qatoriga kiritmaslik tavsiya etiladi. Bu tugallanmagan elektron pochta xabarini tasodifan yuborishning oldini olishga yordam beradi. Xuddi shu ogohlantirish Cc va Bcc qatorlarini to'ldirishda qo'llanilishi kerak.
Mavzu satri ham aniq va ixcham bo'lishi kerak, bu esa elektron pochta mazmunini atigi 5-8 so'z bilan ta'minlashi kerak. Bu nafaqat qabul qiluvchining e'tiborini tortadi, balki o'z vaqtida javob berishga undaydi. Mavzusiz elektron pochta xabarini jo'natmaslik uchun har doim ko'rsatilgan mavzu satrini to'ldirishni unutmang, bu xatning asosiy qismidan alohida.
Masalan:
- Muharrir lavozimi boʻyicha soʻrov qidirilmoqda. Ushbu mavzu satri jo'natuvchining muharrir lavozimi haqida so'rashini ko'rsatadi, bu uni HR yoki tahririyat jamoasiga tegishli qiladi.
- Bugungi yo'qligi uchun tushuntirish. Bu mavzu darhol qabul qiluvchiga e-pochtada yo'qlikni muhokama qilishini aytadi va menejer yoki professordan tezroq javob beradi.
- Tavsiya xati uchun so'rov. Bu satr e-pochta qabul qiluvchini so'rovning tabiati va dolzarbligiga undaydigan tavsiya xati haqida bo'lishini bildiradi.
- Grantga ariza berish uchun so'rov. Elektron pochta stipendiya arizasi haqida ekanligi aniq ko'rsatilishi akademik yoki moliyaviy idoralar uchun elektron pochtani birinchi o'ringa qo'yishni osonlashtiradi.
- Bu hafta yig'ilish kun tartibi. Ushbu mavzu satri tezda jamoaga yoki ishtirokchilarga elektron pochtada bo'lajak uchrashuvning kun tartibini o'z ichiga olganligi haqida xabar beradi.
- Shoshilinch: Oilaviy favqulodda vaziyat. Favqulodda vaziyatga oid "shoshilinch" va aniq ma'lumotlardan foydalanish ushbu elektron pochtani darhol harakat qilish uchun ustuvor vazifaga aylantiradi.
- Juma kungi konferentsiyaga javob berish kerak. Bu bo'lajak konferentsiya haqida javob berish muhimligini bildiradi va qabul qiluvchini uni tezda ochishga undaydi.
Ushbu misollarning har biri qabul qiluvchiga e-pochta mavzusini qisqacha ta'riflab beradi va bu ularga sizning xabaringizni o'qish uchun birinchi o'ringa qo'yishda yordam beradi. Mavzu satri qabul qiluvchining sizning elektron pochtangiz kelganida ko'radigan birinchi narsa bo'lib, uni samarali muloqot uchun hal qiluvchi komponentga aylantiradi.
Salom
Qabul qiluvchiga hurmat ko'rsatish uchun tegishli rasmiy elektron pochta tabriknomasini tanlash juda muhimdir. Siz tanlagan salomlashuv elektron pochtangizning kontekstiga va maqsadiga mos kelishi, keyingi suhbat uchun ohangni samarali sozlashi kerak. Quyida tez-tez ishlatiladigan rasmiy elektron pochta tabriklari keltirilgan:
- Hurmatli janob/xonim/doktor/professor [familiyasi],
- Xayrli tong/peshin [oluvchining ismi],
- So'ralgan joyga; tegishli bo'lgan shaxsga,
- salom,
- Salom [oluvchining ismi],
Tegishli tabrikni tanlash juda muhim, chunki u sizning xabaringizning qolgan qismi uchun boshlang'ich ohangni belgilaydi.
Masalan:
- Agar siz Mayk amaki bilan rasmiy masalalar bo'yicha bog'lansangiz, "Hurmatli Mayk amaki ..." bo'lishi mumkin.
- Potentsial ish beruvchi bilan ish imkoniyatlari haqida yozishganda, “Hurmatli Smit xonim…” kabi rasmiy salom o'rinli bo'lardi.
- Agar siz avval tanishgan Sara ismli mijoz bilan bog‘lanayotgan bo‘lsangiz, “Xayrli tong, Sara…” deb foydalanishingiz mumkin.
- Agar siz Aleks ismli professional tushunchani elektron pochta orqali yuborayotgan bo'lsangiz va uni biroz norasmiy saqlashni istasangiz, "Salom Aleks ..." o'rinli bo'ladi.
- Agar siz ismlarini bilmagan bir guruh odamlarga murojaat qilsangiz, “Salom” so‘zi kifoya qiladi.
Qabul qiluvchini tanimasangiz, "Kimga tegishli bo'lishi mumkin" va "Salomlar" faqat rasmiy salomlashish vazifasini bajaradi. Biroq, elektron pochta xabarini yuborayotgan odamning ismini aniqlash va iloji bo'lsa, ularga to'g'ridan-to'g'ri murojaat qilish har doim afzalroqdir.
Odatda, elektron pochtangizdagi salomlashuvdan keyin vergul qo'yiladi. Biroq, siz juda rasmiy sozlamalarda yo'g'on nuqtadan ham foydalanishingiz mumkin. Muhim nuqta - salomlashuvingiz hurmatli va mo'ljallangan auditoriyaga mos kelishiga ishonch hosil qilishdir. E-pochta orqali salomlashishni diqqat bilan tanlab, siz nafaqat xabaringiz bilan tartibga solishni osonlashtirasiz, balki tezkor va tegishli javob olish ehtimolini ham oshirasiz.
Elektron pochta asosiy matni
Elektron pochtaning asosiy mazmuni elektron pochta xabari deb ataladi. U odatda bitta mavzuga yoki bir-biriga chambarchas bog'liq bo'lgan mavzular to'plamiga qaratilgan. Elektron pochtada qilishingiz kerak bo'lgan birinchi narsa - yozishmalaringiz sababini aniqlashtirishdir.
E-pochtangizning maqsadini aniqlashtirish, qabul qiluvchiga kontekstni tushunish imkonini beradi, bu ularga yordam berish yoki sizga javob berishni osonlashtiradi. Siz elektron pochtangizning maqsadini quyidagi iboralar bilan tanishtirishingiz mumkin:
- Men so'ramoqchiman ...
- Men qiziqishimni bildirish uchun yozyapman ...
- Men siz bilan bog'lanyapman ...
- Men aniqlik kiritishga umid qilaman ...
- Men so'ramoqchiman ...
- Men haqida ko'proq ma'lumot olishga qiziqaman...
- Tafsilotlarni tasdiqlamoqchiman...
- Men qo'shimcha ma'lumot qidiryapman ...
Agar siz ilgari hech qachon qabul qiluvchi bilan hech qanday aloqada bo'lmagan bo'lsangiz, asosiy tashvishingizni aytishdan oldin o'zingizni qisqacha tanishtirsangiz yaxshi bo'ladi.
Masalan:
- Professional tarmoq imkoniyatlarini yoki potentsial hamkorlikni qidirayotganda, to'g'ri tanishish muhim ahamiyatga ega. Quyidagi misolda Emili o‘zini aniq tanishtiradi va doktor Braunga elektron pochta orqali yozishi sababini qisqacha bayon qilib, uning niyatlarini yanada to‘g‘riroq tushunishga yordam beradi:
| Hurmatli doktor Braun, Men Emili Uilyamsman, DEF korporatsiyasining kichik tadqiqotchi tahlilchisi. Men nanotexnologiyalar sohasidagi faoliyatingizni kuzatib boraman va institutlarimiz o‘rtasidagi mumkin bo‘lgan hamkorlikni muhokama qilmoqchiman. |
Elektron pochtangizni qisqa saqlash tavsiya etiladi. Esingizda bo'lsin, ko'pchilik elektron pochta xabarlarini tezda o'tishni afzal ko'radi, shuning uchun keraksiz o'zgarishlardan qoching.
Masalan:
- Agar siz oilaviy favqulodda vaziyat tufayli ishdan bo'shash vaqtini so'rasangiz, vaziyat haqida batafsil ma'lumot berish o'rniga, "Menda oilaviy favqulodda vaziyat bor va dam olishim kerak" deb aytishingiz mumkin.
Qo'shimcha professionallik va xushmuomalalik uchun, agar oldingi xabarga javob berayotgan bo'lsangiz, elektron pochtani minnatdorchilik izhori bilan boshlashni o'ylab ko'ring. "O'z vaqtida javob berganingiz uchun minnatdorman" yoki "Menga qaytib kelganingiz uchun tashakkur" kabi iboralar suhbatning qolgan qismi uchun ijobiy ohangni o'rnatishi mumkin.
tugatish
Rasmiy e-pochtaning tugashi ma'lum bir harakatni talab qilish va elektron pochta orqali yuborayotgan shaxsga minnatdorchilik bildirish uchun bo'lim bo'lib xizmat qiladi. Sizning so'rovingiz va muloyim til o'rtasidagi muvozanatni saqlash odatda yaxshi amaliyotdir. Bu nafaqat xushmuomalalikni ko'rsatadi, balki ijobiy javob olish imkoniyatini ham oshiradi. Ushbu iboralar turli vaziyatlarga va elektron pochtangizning o'ziga xos kontekstiga moslashtirilishi mumkin. Quyida ulardan ba'zilari foydalanishingiz mumkin:
- E'tiboringiz uchun tashakkur va tez orada sizdan xabar kutib qolaman.
- Agar sizda biron bir savol yoki tashvish bo'lsa, iltimos, menga xabar berishdan tortinmang.
- Men birgalikda ishlash imkoniyatini orziqib kutaman.
- Fikringiz uchun tashakkur; bu juda qadrlanadi.
- Sizning ushbu masalaga zudlik bilan e'tibor berishingiz juda qadrlanadi.
- Mening elektron pochtamni o'qishga vaqt ajratganingiz uchun minnatdorman.
- Agar sizga qo'shimcha ma'lumot kerak bo'lsa, men bilan bog'laning.
- Ushbu masala bo'yicha sizning tushunishingiz va yordamingiz uchun minnatdorman.
- Hamkorligingiz uchun oldindan rahmat.
- Men hamkorlik qilish imkoniyatidan xursandman va bundan keyin ham muhokama qilishdan xursand bo'laman.
Rasmiy elektron pochtaning ochilishi butun suhbat uchun ohangni o'rnatgani kabi, yakuniy qism ham uzoq taassurot qoldirishda va kelajakdagi o'zaro aloqalar uchun zamin yaratishda muhim rol o'ynaydi.
Masalan:
- Bizning misolimiz kontekstida Emili Uilyams doktor Braun bilan hamkorlik qilishni taklif qildi va o'z vaqtida javob olishni maqsad qildi. Bunga erishish uchun u javobni eshitishni istagan sanani belgilaydi, har qanday savollarga javob berishni taklif qiladi va elektron pochtani xushmuomalalik bilan imzolash bilan yakunlaydi. Shu tarzda, u o'zining rasmiy elektron pochtasiga tuzilgan va muloyim yakun yaratadi, masalan:
| Umid qilamanki, biz yaqin kelajakda hamkorlik imkoniyatlarini o'rganish uchun uchrashuv tashkil qilishimiz mumkin. Iltimos, 20-sentyabrgacha bu haqda ko'proq muhokama qilishga tayyor bo'lsangiz, menga xabar bering. Agar sizda biron bir savol bo'lsa yoki qo'shimcha ma'lumotga muhtoj bo'lsangiz, iltimos, men bilan bog'laning. Ushbu masalaga e'tiboringiz uchun rahmat va men birgalikda ishlash imkoniyatini orziqib kutaman. Yaxshi tilaklar, Emili Uilyams |
Bu samarali rasmiy e-pochta yakunidir, chunki Emili Uilyams mumkin bo'lgan hamkorlik haqidagi so'rovini aniq ifodalaydi, shu bilan birga doktor Braunning elektron pochta xabarlarini o'qish va javob berishga vaqt ajratgani uchun minnatdorchilik bildiradi.
imzolash
To'g'ri tabrikni tanlash sizning elektron pochtangiz uchun zamin yaratgani kabi, tegishli rasmiy elektron imzoni tanlash ham bir xil darajada muhimdir. Imzo yakuniy eslatma bo'lib xizmat qiladi va sizning xabaringiz davomida o'rnatilgan hurmatli ohangni qo'llab-quvvatlaydi. Shuningdek, u qabul qiluvchida qoldiradigan taassurotga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan yakuniy teginishni ta'minlaydi.
Turli vaziyatlarga moslashtirilishi mumkin bo'lgan ba'zi tez-tez ishlatiladigan muloyim rasmiy elektron pochta imzolari:
- hurmat,
- Hurmat bilan,
- Yana bir bor rahmat,
- Ezgu tilaklar ila,
- Hurmat va ehtirom ila, sizning,
- Yaxshi tilaklar,
- Minnatdorchilik bilan,
- Samimiyat ila,
E-pochta imzongizni formatlash haqida gap ketganda, amal qilish kerak bo'lgan eng yaxshi amaliyotlar mavjud. Imzongiz uchun har doim yangi xatboshi va ismingiz uchun boshqa alohida paragrafdan boshlang. Rasmiy xabarlarda ismingiz va familiyangiz bilan imzo qo'yish tavsiya etiladi. Agar siz tashkilot nomidan yozayotgan bo'lsangiz, tashkilot nomi sizning ismingiz ostida ko'rsatilishi kerak.
Ushbu ko'rsatmalarga rioya qilish orqali siz elektron pochtangiz boshidan oxirigacha professional va xushmuomala bo'lib qolishiga kafolat bera olasiz va shu bilan ijobiy javob olish imkoniyatini oshirasiz.
Masalan:
| Loyihada yordamingiz uchun tashakkur. Sizning tajribangiz bebaho edi va men hamkorligimiz davom etishini intiqlik bilan kutaman. Eng yaxshi tilaklar, John Smith ABC Enterprises, loyiha menejeri |
Uning rasmiy imzosi, "Eng yaxshi tilaklar" va uning lavozim unvoni elektron pochtaning umumiy professional ohangiga qo'shiladi. Bu davomiy ijobiy o'zaro munosabatlar uchun zamin yaratadi.
"Yuborish" tugmasini bosishdan oldin rasmiy elektron pochta yaratish bo'yicha maslahatlar
Ajoyib, siz rasmiy e-pochtangizni yuborishga deyarli tayyorsiz! Lekin ushlab turing — “Yuborish” tugmasini bosishdan oldin, keling, hammasi joyida ekanligiga ishonch hosil qilaylik. Elektron pochtangizni jilo, professional va xatosiz bo'lishini ta'minlash juda muhimdir. Yaxshi tayyorlangan elektron pochta xabaringizni nafaqat samarali tarzda yetkazadi; u shuningdek, kelajakdagi o'zaro munosabatlar uchun ohangni o'rnatadi va doimiy taassurot qoldiradi. Mana, imlo va grammatika kabi asoslardan tortib ohang va vaqt kabi nozik elementlargacha bo'lgan barcha asoslarni qamrab oladigan keng qamrovli nazorat ro'yxati:
- Yozib yuboring. “Yuborish” tugmasini bosishdan oldin har doim imlo va grammatikangizni tekshiring. Ushbu jarayonni osonroq va aniqroq qilish uchun foydalanishni o'ylab ko'ring bizning tuzatish vositasimiz hamma narsa tartibda ekanligini tasdiqlash uchun.
- Professional elektron pochta manzilidan foydalaning. Elektron pochta manzilingiz professional formatga biriktirilganligiga kafolat bering, masalan [elektron pochta bilan himoyalangan]. kabi norasmiy yoki nomaqbul elektron pochta manzillaridan foydalanishdan saqlaning.[elektron pochta bilan himoyalangan]. "
- Ta'riflovchi mavzu qatori. Mavzu satri elektron pochtaning mazmuni haqida yaxshi tasavvurga ega bo'lishi va qabul qiluvchini uni ochishga jalb qilishi kerak.
- Ohangni tekshiring. Ayniqsa nozik yoki murakkab masalalarni muhokama qilishda professional va hurmatli ohangni saqlang.
- Imzo bloki. Professional ko'rinish va oson kuzatish uchun to'liq ismingiz, unvoningiz va aloqa ma'lumotlaringiz bilan rasmiy imzo blokini qo'shing.
- Qo'shimchalar uchun ko'rib chiqish. Barcha kerakli hujjatlar ilova qilinganligini ikki marta tekshiring, ayniqsa ular e-pochta matnida qayd etilgan bo'lsa.
- Vaqtni to'g'ri keling. Elektron pochta vaqtini hisobga oling; zarurat bo'lmasa, kechasi yoki hafta oxiri biznes elektron pochta xabarlarini yuborishdan saqlaning.
- O'q nuqtalari yoki raqamlashdan foydalaning. Ko'p ma'lumot yoki so'rovlarga ega bo'lgan elektron pochta xabarlari uchun o'qilishi uchun o'q nuqtalari yoki raqamlangan ro'yxatlardan foydalaning.
- Tasdiqlashni so'rang. E-pochta muhim bo'lsa, qabul qilinganligini tasdiqlashni so'rashni o'ylab ko'ring.
- Ko‘chirma va maxfiy nusxani boshqarish. Koʻrinadigan qoʻshimcha qabul qiluvchilar uchun “Cc”, boshqalarni yashirish uchun esa “Bcc”dan foydalaning. Agar sizning elektron pochtangiz bir nechta tomonlarni o'z ichiga olsa, ularni qo'shing.
- Giperhavolalar. Barcha giperhavolalar ishlayotganiga va to'g'ri veb-saytlarga yoki onlayn resurslarga olib borishiga kafolat bering.
- Mobil aloqa uchun qulay. E-pochtangiz mobil qurilmada qanday ko'rinishini tekshiring, chunki ko'pchilik yo'lda o'z elektron pochtalarini tekshiradi.
Ushbu katakchalarni belgilab qo'yganingizdan so'ng, rasmiy elektron pochtangizga ishonch bilan "Yuborish" tugmasini bosishga tayyormiz!
Rasmiy elektron pochta misollari
Bugungi kunda elektron pochta aloqasi, ayniqsa, professional sharoitlarda muhim mahoratdir. Ilmiy maslahatchiga murojaat qilyapsizmi yoki ish imkoniyatlari haqida so'rayapsizmi, qisqa, aniq va professional tarzda formatlangan elektron pochta xabarini yozish qobiliyati samarali munosabatlar uchun zamin yaratishi mumkin. Nimani kiritish kerakligini bilish - va nima bo'lmasligini - xabaringiz qanday qabul qilinishini o'zgartirishi mumkin. O'zingizning elektron pochta xabarlaringizni tayyorlashda sizga yordam berish uchun quyida siz o'zingizning yozishmalaringiz uchun shablon yoki ilhom sifatida xizmat qilishi mumkin bo'lgan rasmiy elektron pochta xabarlarining qisqacha namunalarini topasiz.
- Misol 1: Akademik maslahatchiga murojaat qiladigan rasmiy elektron pochta.
- Misol 2: Ishga joylashish imkoniyatlari haqida rasmiy elektron pochta xabari.
Xulosa
| Rasmiy elektron pochta yozish san'atini o'zlashtirish yangi imkoniyatlar eshiklarini ochishi va professional muloqot qobiliyatingizni oshirishi mumkin. Ushbu qo'llanma sizni diqqatga sazovor mavzu satridan xushmuomalalik bilan imzolashgacha bo'lgan har bir muhim tarkibiy qismdan o'tkazdi. Ushbu bilimlar bilan qurollangan holda, siz professional standartlarga mos keladigan samarali, yaxshi tuzilgan rasmiy elektron pochta xabarlarini yozishga tayyormiz. Shunday ekan, davom eting va “Yuborish” tugmasini ishonch bilan bosing, chunki siz har bir oʻzaro taʼsirni hisobga olish uchun yaxshi jihozlangansiz. |
