Ukuzulazula ezinkingeni zokubhala i-imeyili okusemthethweni kuvame ukuzizwa kukhungathekile, ikakhulukazi uma ufinyelela kumuntu ongamjwayele. Kodwa iqiniso liwukuthi, ukwazi ukuthi ungayakha kanjani i-imeyili ehlelekile, enobuchwepheshe kungathuthukisa kakhulu amakhono akho okuxhumana futhi uvule iminyango yamathuba. Lo mhlahlandlela ufuna ukucacisa izingxenye zama-imeyili asemthethweni, kusukela emugqeni wesihloko kuya kusiginesha. Ekupheleni kwalesi sihloko, uzoba namathuluzi okulungiselela ama-imeyili asebenzayo, acwebezelayo athobela izindinganiso zomsebenzi futhi enze konke ukusebenzisana kubalwe.
Isakhiwo se-imeyili esemthethweni
Isakhiwo se-imeyili esemthethweni asihlukile kakhulu kunengakahleleki, kodwa siphucuzekile futhi silandela imikhuba ethile. I-imeyili esemthethweni ngokuvamile ihlanganisa izici ezilandelayo:
- Umugqa wesihloko. Isihloko esifushane, esifanele esifingqa inhloso ye-imeyili.
- Ukubingelela kwe-imeyili okusemthethweni. Isivulo esivulekile esikhuluma nomamukeli ngenhlonipho.
- Thumela umbhalo womzimba we-imeyili. Okuqukethwe okusemqoka kwakhiwe ngendlela enengqondo futhi kusetshenziswa ulimi olusemthethweni.
- Isiphetho se-imeyili esisemthethweni. Isitatimende sokuvala esinesizotha futhi esidinga isenzo esithile noma impendulo.
- Isiginesha. Ukuphuma kwakho, okuvamise ukuhlanganisa igama lakho eligcwele kanye nesihloko sakho somsebenzi noma imininingwane yokuxhumana.
Ukuhlanganisa lezi zinto ngokunakekela kuthuthukisa ukusebenza kahle kwama-imeyili akho asemthethweni, kuwenze afundeke kalula futhi maningi amathuba okuthi athole impendulo elindelekile.
Umugqa wesihloko
Umugqa wesihloko usebenza njengesihloko se-imeyili yakho futhi udlala indima ebalulekile ekubambeni ukunaka komamukeli. Nakuba kungase kubonakale kuwumniningwane omncane, ukubaluleka kwawo akufanele kuthathwe kancane. Umugqa wesihloko ocacile ungawandisa kakhulu amathuba okuthi i-imeyili yakho izovulwa futhi ithole impendulo ngesikhathi.
Njengenothi eseceleni, kuyatuseka ukuthi ungalifaki ikheli le-imeyili lomamukeli emugqeni womamukeli oqokiwe—otholakala ngaphezu komugqa wesihloko—kuze kube yilapho usulungele ngokuphelele ukuthumela i-imeyili yakho. Lokhu kusiza ukuvimbela ukuthumela ngephutha i-imeyili engaqediwe. Isexwayiso esifanayo kufanele sisetshenziswe lapho kugcwalisa imigqa ye-Cc ne-Bcc.
Umugqa wesihloko kufanele ucace futhi ube mfushane, unikeze isifinyezo sokuqukethwe kwe-imeyili ngamagama angu-5-8 kuphela. Lokhu akudonseli ukunaka komamukeli kuphela kodwa futhi kukhuthaza izimpendulo ezifika ngesikhathi. Khumbula njalo ukugcwalisa ibhokisi lomugqa wesihloko elishiwo, elihlukene nendikimba ye-imeyili, ukugwema ukuthumela i-imeyili ngaphandle kwesihloko.
Ngokwesibonelo:
- Ifuna ukubuza ngesikhundla somhleli. Lo mugqa wesihloko ubonisa ukuthi umthumeli ubuza mayelana nesikhundla somhleli, okuwenza afaneleke ku-HR noma ithimba labahleli.
- Incazelo yokungabikho kwanamuhla. Lesi sihloko ngokushesha sitshela umemukeli ukuthi i-imeyili izoxoxa ngokungabi bikho, okubangela impendulo esheshayo evela kumphathi noma uprofesa.
- Isicelo sencwadi yokuncoma. Lo mugqa ucacisa ukuthi i-imeyili izobe imayelana nencwadi yokuncoma, eyala umamukeli kuhlobo nokuphuthuma kwesicelo.
- Isicelo sokufaka isicelo se-scholarship. Ukusho ngokusobala ukuthi i-imeyili imayelana nesicelo sokufunda kuzokwenza kube lula ukuthi amahhovisi ezemfundo noma ezezimali abeke phambili i-imeyili.
- I-ajenda yomhlangano yaleli sonto. Lo mugqa wesihloko wazisa ngokushesha ithimba noma abahambele umcimbi ukuthi i-imeyili iqukethe i-ajenda yomhlangano ozayo.
- Kuyaphuthuma: Isimo esiphuthumayo somndeni namuhla. Ukusebenzisa “okuphuthumayo” kanye nemininingwane emayelana nesimo esiphuthumayo kwenza le imeyili ibe yinto ebaluleke kakhulu ukuze kuthathwe isinyathelo esisheshayo.
- Ingqungquthela yangoLwesihlanu i-RSVP iyadingeka. Lena ihlaba umkhosi ukubaluleka kokuphendula mayelana nengqungquthela ezayo, ikhuthaza umamukeli ukuthi ayivule ngokushesha.
Ngasinye salezi zibonelo sichaza kafushane isihloko se-imeyili kumamukeli, simsize ekubekeni phambili umlayezo wakho wokufunda. Umugqa wesihloko yinto yokuqala umamukeli ayibonayo lapho i-imeyili yakho ifika, okuyenza ibe yingxenye ebalulekile yokuxhumana okuphumelelayo.
Ngiyabingelela
Ukukhetha i-imeyili yokubingelela efanele esemthethweni kubalulekile ekuboniseni inhlonipho kumamukeli. Ukubingelela oyikhethayo kufanele kuhambisane nenjongo ye-imeyili yakho, ukusetha ngempumelelo ithoni yengxoxo elandelayo. Nazi ezinye izibingelelo ze-imeyili ezisemthethweni ezivame ukusetshenziswa:
- Mnu./Mrs./Dr./Professor [Isibongo] othandekayo,
- Sawubona/ntambama [igama lomamukeli],
- Othintekayo,
- Sawubona,
- Sawubona [igama lomamukeli],
Ukukhetha ukubingelela okufanele kubalulekile ngoba kusetha ithoni yokuqala kuwo wonke umlayezo wakho.
Ngokwesibonelo:
- Uma uthintana noMalume wakho uMike ngezindaba ezisemthethweni, okokuvula okufanelekile kungaba, “Malume Mike othandekayo…”
- Lapho ubhalelana nomuntu ongase abe umqashi wakhe mayelana namathuba emisebenzi, isibingelelo esisemthethweni esifana nokuthi, “Nkz. Smith othandekayo…” sifanelekile.
- Uma uthintana neklayenti elingu-Sarah ohlangane nalo ngaphambilini, ungasebenzisa, “Sawubona, Sarah…”
- Uma uthumela i-imeyili kumuntu oqondayo ogama lakhe lingu-Alex futhi ufuna ukuyigcina ingekho emthethweni, “Sawubona Alex…” kuyofaneleka.
- Uma uthintana neqembu labantu ongabazi amagama abo, “Ukubingelela” kuyokwanela.
Ezimweni lapho ungamazi khona umemukeli, “Lokho okungase kuthinteke,” nokuthi “Imikhonzo,” kusebenza njengokubingelela nje okungokomthetho. Nokho, kuhlala kungcono ukukhomba igama lomuntu omthumelela i-imeyili futhi ukhulume naye ngokuqondile lapho kungenzeka.
Ngokuvamile, ikhoma ilandela ukubingelela ku-imeyili yakho. Kodwa-ke, ungasebenzisa futhi ikholoni kuzilungiselelo ezisemthethweni kakhulu. Iphuzu elibalulekile liwukuqinisekisa ukuthi ukubingelela kwakho kunenhlonipho futhi kulungele izethameli ezihlosiwe. Ngokukhetha ngokucophelela ukubingelela kwakho kwe-imeyili, awugcini nje ngokwenza lula ukuhlela okulula ngomlayezo wakho kodwa futhi wandisa amathuba okuthola impendulo esheshayo nefanelekile.
Thumela umbhalo womzimba we-imeyili
Okuqukethwe okuyinhloko kwe-imeyili kubizwa ngokuthi umzimba we-imeyili. Ivamise ukugxila esihlokweni esisodwa noma iqoqo lezihloko ezihlobene eduze. Into yokuqala okufanele uyenze enhlanganweni ye-imeyili ukucacisa isizathu sokuxhumana kwakho.
Ukucacisa injongo ye-imeyili yakho kuvumela umamukeli ukuthi aqonde umongo, okwenza kube lula ukuthi akusize noma akuphendule. Ungakwazi ukwethula injongo ye-imeyili yakho ngemishwana efana nalena:
- Ngicela ukubuza mayelana...
- Ngibhala ukuveza intshisekelo yami ku...
- Ngixhumana nawe mayelana...
- Ngethemba ukuthi ngizokucacisa...
- Ngifisa ukucela...
- Ngithanda ukufunda kabanzi mayelana…
- Ngingathanda ukuqinisekisa imininingwane mayelana...
- Ngifuna ulwazi olwengeziwe nge...
Uma ungakaze ube nokusebenzelana nomamukeli ngaphambilini, kuwukuzithoba ukuzethula kafushane ngaphambi kokusho okukukhathazayo okuyinhloko.
Ngokwesibonelo:
- Lapho ufuna amathuba okuxhumana ochwepheshe noma ukusebenzisana okungenzeka, isingeniso esifanele siyisihluthulelo. Esibonelweni esilandelayo, u-Emily uzethula ngokucacile futhi ubeka kafushane isizathu se-imeyili yakhe kuDkt. Brown, okwenza kube lula ukuqonda izinhloso zakhe:
| Dkt. Brown othandekayo, Ngingu-Emily Williams, umhlaziyi wocwaningo omncane e-DEF Corporation. Bengilokhu ngilandela umsebenzi wakho emkhakheni we-nanotechnology futhi ngingathanda ukuxoxa ngokubambisana okungenzeka phakathi kwezikhungo zethu. |
Kunconywa ukuthi ugcine i-imeyili yakho imfushane. Khumbula, abantu abaningi bancamela ukufunda ama-imeyili abo ngokushesha, ngakho gwema intuthuko engadingekile.
Ngokwesibonelo:
- Uma ucela isikhathi sokuphumula ngenxa yesimo esiphuthumayo somndeni, ungase uvele uthi, 'Nginesimo esiphuthumayo somndeni futhi ngidinga ukuthatha usuku lokuphumula,' kunokuba ungene emininingwaneni egcwele mayelana nesimo.
Ukuze uthole ukuthintwa okwengeziwe kobuchwepheshe kanye nenhlonipho, cabanga ukuqala i-imeyili ngamazwi okubonga uma uphendula umlayezo wangaphambilini. Imisho efana nokuthi “Ngiyabonga ngempendulo yakho efike ngesikhathi,” noma “Ngiyabonga ngokubuyela kimi,” ingasetha iphimbo elikhuthazayo kuyo yonke ingxoxo.
Ending
Isiphetho se-imeyili esisemthethweni sisebenza njengesigaba sokucela isenzo esithile kanye nokubonga kumuntu omthumelela i-imeyili. Ukulinganisa ibhalansi phakathi kwesicelo sakho nolimi olunesizotha ngokuvamile kuwumkhuba omuhle. Lokhu akubonisi nje inhlonipho kuphela kodwa futhi kuthuthukisa namathuba okuthola impendulo eyakhayo. Le mishwana ingahle ifanelane nezimo ezihlukahlukene kanye nomongo othize we-imeyili yakho. Nazi ezinye zazo ongazisebenzisa:
- Ngiyabonga ngokucabangela kwakho, futhi ngibheke ngabomvu ukuzwa kuwe maduze.
- Uma unemibuzo noma okukukhathazayo, ngicela ungangabazi ukungazisa.
- Ngibheke ngabomvu ithuba lokusebenza ndawonye.
- Siyabonga ngempendulo yakho; kuyaziswa kakhulu.
- Ukunaka kwakho ngokushesha kule ndaba kungakwaziswa kakhulu.
- Ngiyabonga ngesikhathi osithathile ukufunda i-imeyili yami.
- Uma udinga noma yiluphi ulwazi olwengeziwe, zizwe ukhululekile ukuxhumana nami.
- Ngiyabonga ukuqonda nosizo lwenu mayelana nalolu daba.
- Ngiyabonga kusenesikhathi ngokubambisana kwenu.
- Ngijabule ngokuba nokwenzeka kokubambisana futhi ngingakujabulela ukuxoxa ngokuqhubekayo.
Njengokuvulwa kwe-imeyili esemthethweni kusetha iphimbo kuyo yonke ingxoxo, isigaba sokuphetha siphinde sidlale indima ebalulekile ekudaleni umbono ohlala njalo kanye nokubeka inkundla yokusebenzelana okuzayo.
Ngokwesibonelo:
- Ngomongo wesibonelo sethu, u-Emily Williams uhlongoze ukusebenzisana noDkt. Brown futhi uhlose ukuthola impendulo ngesikhathi. Ukuze afinyelele lokhu, ucacisa idethi angathanda ukuzwa ngayo, anikeze ukuphendula noma yimiphi imibuzo, futhi avale i-imeyili ngokuphuma ngemvume okunesizotha. Ngale ndlela, udala isiphetho esihlelekile nesihloniphekile ku-imeyili yakhe esemthethweni, kanje:
| Ngethemba ukuthi singahlela umhlangano esikhathini esizayo esiseduze ukuze sihlole amathuba okubambisana. Ngicela ungazise ngoSepthemba 20 uma utholakala ukuze uxoxe ngalokhu ngokuqhubekayo. Uma unemibuzo noma udinga ulwazi olwengeziwe, sicela ungangabazi ukuxhumana nami. Ngiyabonga ngokunaka kwenu kulolu daba, futhi ngibheke ngabomvu ithuba lokusebenza ngokubambisana. Ozithobayo, Emily Williams |
Lesi isiphetho se-imeyili esisemthethweni esisebenzayo ngoba u-Emily Williams usichaza ngokucacile isicelo sakhe sokusebenzisana okungenzeka, kuyilapho ezwakalisa ukwazisa ngesikhathi sikaDkt. Brown sokufunda kanye nethuba lokuphendula i-imeyili yakhe.
Signature
Njengoba nje ukukhetha ukubingelela okulungile kusetha isiteji se-imeyili yakho, ukukhetha isiginesha ye-imeyili esemthethweni kubalulekile ngokufanayo. Isiginesha isebenza njengenothi lokuvala, isekela ithoni enenhlonipho ebekwe kuwo wonke umlayezo wakho. Iphinde inikeze ukuthinta okuphetha okungaba nomthelela ekubonakaleni kwakho okushiya kumamukeli.
Amanye amasiginesha e-imeyili asemthethweni asetshenziswa ngokujwayelekile angajwayelaniswa nezimo ezahlukahlukene afaka:
- ngenhlonipho,
- Ozithobayo,
- Ngiyabona futhi,
- Ozithobayo,
- Ozithobayo,
- Ozithobayo,
- Ngokubonga,
- Ozithobayo,
Uma kuziwa ekufometheni isiginesha yakho ye-imeyili, kunezindlela ezithile ezingcono kakhulu okufanele uzilandele. Njalo qala ipharagrafu entsha yesiginesha yakho kanye nesinye isigaba esihlukile segama lakho. Kutuswa ukuthi usayine ngawo womabili amagama akho nesibongo ekuxhumaneni okusemthethweni. Uma ubhalela inhlangano, igama lenhlangano kufanele livele ngezansi kwegama lakho.
Ngokuthobela le mihlahlandlela, ungaqinisekisa ukuthi i-imeyili yakho ihlala isezingeni eliphezulu futhi inesizotha kusukela ekuqaleni kuze kube sekupheleni, ngaleyo ndlela wandise ithuba lokuthola impendulo evumayo.
Ngokwesibonelo:
| Siyabonga ngosizo lwakho ngephrojekthi. Ubungcweti benu bube yigugu, futhi ngibheke ngabomvu ekusebenzisaneni kwethu okuqhubekayo. Izilokotho ezinhle, John Smith I-ABC Enterprises, Umphathi Wephrojekthi |
Isiginesha yakhe esemthethweni, 'Izilokotho ezinhle,' futhi okuhlanganisa nesihloko somsebenzi kungeza ithoni yobuchwepheshe iyonke ye-imeyili. Lokhu kusetha isiteji sokuqhubeka nokusebenzisana okuhle.
Amathiphu okudala i-imeyili esemthethweni Ngaphambi kokuthi Ushaye okuthi Thumela
Kuhle, cishe usukulungele ukuthumela i-imeyili yakho esemthethweni! Kodwa bambelela—ngaphambi kokuthi uchofoze leyo nkinobho ethi “Thumela”, masiqinisekise ukuthi konke kuhamba ngohlelo. Ukuqinisekisa ukuthi i-imeyili yakho iphucuziwe, isezingeni eliphezulu, futhi ayinaphutha kubalulekile. I-imeyili eklanywe kahle ayigcini nje ngokudlulisela umlayezo wakho ngempumelelo; iphinde isetha ithoni yokusebenzelana okuzayo futhi ishiye umbono ongapheli. Nalu uhlu lokuhlola olubanzi lokumboza zonke izisekelo, kusukela kokuyisisekelo njengesipelingi nohlelo lolimi kuya kuma-elementi amancanyana njengephimbo nesikhathi:
- Isifakazela. Njalo hlola isipelingi sakho nohlelo lolimi ngaphambi kokushaya u-'Thumela.' Ukwenza le nqubo ibe lula futhi inembe kakhudlwana, cabanga ukusebenzisa ithuluzi lethu lokuhlola amaphutha ukuqinisekisa ukuthi konke kuhamba ngohlelo.
- Sebenzisa ikheli le-imeyili lochwepheshe. Qinisekisa ukuthi ikheli lakho le-imeyili linamathiselwe kufomethi yochwepheshe, njenge [i-imeyili ivikelwe]. Gwema ukusebenzisa amakheli e-imeyili angakahleleki noma angalungile njengokuthi '[i-imeyili ivikelwe]. '
- Umugqa wesihloko ochazayo. Umugqa wesihloko sakho kufanele unikeze umbono omuhle wokuqukethwe kwe-imeyili, uhehe umamukeli ukuthi awuvule.
- Hlola ithoni. Gcina ithoni yobuchwepheshe nenhlonipho, ikakhulukazi uma uxoxa ngezindaba ezibucayi noma eziyinkimbinkimbi.
- Ibhulokhi yesiginesha. Faka ibhulokhi yesiginesha esemthethweni enegama lakho eliphelele, isihloko, nolwazi lokuxhumana ukuze ubukeke kahle futhi ulandelele kalula.
- Buyekeza okunamathiselwe kwi-imeyili. Hlola kabili ukuthi wonke amadokhumenti adingekayo anamathiselwe, ikakhulukazi uma eshiwo endikimbeni ye-imeyili.
- Isikhathi esifanele. Cabangela isikhathi se-imeyili yakho; gwema ukuthumela ama-imeyili ebhizinisi ebusuku kakhulu noma ngempelasonto ngaphandle uma kunesidingo.
- Sebenzisa amaphoyinti ezinhlamvu noma izinombolo. Kuma-imeyili anolwazi oluningi noma izicelo, sebenzisa amaphoyinti ezinhlamvu noma uhlu olunezinombolo ukuze lufundeke.
- Cela ukuvuma. Uma i-imeyili ibalulekile, cabanga ukucela isiqinisekiso sokuthola.
- Phatha u-Cc kanye no-Bcc. Sebenzisa i-Cc ukuze uthole abamukeli abengeziwe ababonakalayo kanye ne-Bcc ukuze ugcine abanye befihliwe. Zifake uma i-imeyili yakho ibandakanya abantu abaningi.
- Izixhumanisi. Qinisekisa ukuthi wonke ama-hyperlink ayasebenza futhi aholela kumawebhusayithi alungile noma izinsiza eziku-inthanethi.
- Iyahambisana neselula. Hlola ukuthi i-imeyili yakho ivela kanjani kudivayisi yeselula, njengoba abantu abaningi behlola ama-imeyili abo ekuhambeni.
Uma usuqoke kulawa mabhokisi, usulungele ukushaya leyo nkinobho ethi 'Thumela' ngokuzethemba ku-imeyili yakho esemthethweni!
Izibonelo ze-imeyili ezisemthethweni
Namuhla, ukuxhumana nge-imeyili kuyikhono elibalulekile, ikakhulukazi kuzilungiselelo zobuchwepheshe. Kungakhathaliseki ukuthi uxhumana nomeluleki wezemfundo noma ubuza ngamathuba emisebenzi, ikhono lokubhala i-imeyili emfushane, ecacile, neyakheke kahle ingasetha inkundla yobudlelwano obuphumelelayo. Ukwazi ukuthi yini ongayihlanganisa—nokuthi yini ongafanele—kungenza umehluko endleleni umlayezo wakho owamukelwa ngayo. Ukukusiza ekulungiseleleni ama-imeyili akho, ngezansi uzothola izibonelo ezimfushane zama-imeyili asemthethweni angasebenza njengezifanekiso noma ugqozi lwencwadi yakho siqu.
- Isibonelo 1: I-imeyili esemthethweni ifinyelela kumeluleki wezemfundo.
- Isibonelo 2: I-imeyili esemthethweni ebuza ngamathuba omsebenzi.
Isiphetho
| Ukwazi ubuciko bokubhala ama-imeyili okusemthethweni kungavula iminyango yamathuba amasha futhi kuthuthukise amakhono akho okuxhumana ochwepheshe. Lo mhlahlandlela ukudlulisele engxenyeni ngayinye ebalulekile, kusukela emugqeni wesihloko ophoqelelayo ukuya kusiginesha ehloniphekile. Uhlome ngalolu lwazi, manje usulungele ukubhala ama-imeyili ahlelekile, anesakhiwo esihle anamathela kumazinga ochwepheshe. Ngakho-ke qhubeka uchofoze leyo nkinobho ethi 'Thumela' ngokuzethemba, wazi ukuthi ukuhlomele kahle ukwenza konke ukusebenzisana kubalwe. |
