Krmarjenje po zapletenosti uradnega pisanja e-pošte se lahko pogosto zdi izjemno težko, zlasti ko se obrnete na nekoga, ki ga ne poznate. Toda resnica je, da lahko znanje, kako ustvariti dobro organizirano, profesionalno e-pošto, znatno izboljša vaše komunikacijske sposobnosti in odpre vrata priložnostim. Ta vodnik skuša razjasniti sestavne dele uradnih e-poštnih sporočil, od vrstice z zadevo do podpisa. Do konca tega članka boste imeli orodja za pripravo učinkovitih, sijajnih e-poštnih sporočil, ki se držijo profesionalnih standardov in pri katerih šteje vsaka interakcija.
Struktura uradnega elektronskega sporočila
Struktura formalnega e-poštnega sporočila se ne razlikuje radikalno od neformalnega, vendar je bolj uglajena in sledi posebnemu bontonu. Uradno e-poštno sporočilo na splošno vključuje naslednje elemente:
- Zadeva. Kratek, ustrezen naslov, ki povzema namen e-pošte.
- Uradni e-poštni pozdrav. Velikodušna otvoritev, ki spoštljivo nagovori prejemnika.
- Osnovno besedilo e-pošte. Glavna vsebina je strukturirana logično in z uporabo formalnega jezika.
- Formalni zaključek elektronske pošte. Zaključna izjava, ki je vljudna in zahteva določeno dejanje ali odgovor.
- Podpis. Vaša odjava, ki običajno vključuje vaše polno ime in pogosto vaš poklicni naziv ali kontaktne podatke.
Previdno vključevanje teh elementov izboljša učinkovitost vaših formalnih e-poštnih sporočil, zaradi česar jih je lažje brati in je večja verjetnost, da bodo izzvala pričakovan odziv.
Zadeva
Vrstica z zadevo služi kot naslov vašega e-poštnega sporočila in igra ključno vlogo pri pritegovanju pozornosti prejemnika. Čeprav se morda zdi majhna podrobnost, njenega pomena ne smemo podcenjevati. Jasna zadeva lahko močno poveča verjetnost, da bo vaša e-pošta odprta in prejela pravočasen odgovor.
Kot stransko opombo je priporočljivo, da ne vnesete prejemnikovega e-poštnega naslova v določeno vrstico prejemnika, ki se nahaja nad vrstico z zadevo, dokler niste povsem pripravljeni na pošiljanje e-pošte. To pomaga preprečiti nenamerno pošiljanje nedokončanega e-poštnega sporočila. Enako opozorilo je treba upoštevati pri izpolnjevanju vrstic Cc in Bcc.
Vrstica z zadevo mora biti jasna in jedrnata ter zagotavljati povzetek vsebine e-poštnega sporočila v samo 5–8 besedah. To ne le pritegne prejemnikovo pozornost, ampak tudi spodbudi pravočasne odzive. Vedno ne pozabite izpolniti določenega polja z zadevo, ki je ločeno od telesa e-pošte, da se izognete pošiljanju e-pošte brez zadeve.
Na primer:
- Iščem povpraševanje za mesto urednika. Ta zadeva nakazuje, da pošiljatelj sprašuje o položaju urednika, zaradi česar je relevanten za kadrovsko službo ali uredniško skupino.
- Pojasnilo današnje odsotnosti. Ta zadeva prejemniku takoj pove, da bo e-poštno sporočilo razpravljalo o odsotnosti, kar spodbudi hitrejši odgovor vodje ali profesorja.
- Zahteva za priporočilno pismo. Ta vrstica določa, da bo e-poštno sporočilo namenjeno priporočilnemu pismu, ki prejemnika pozove k naravi in nujnosti zahteve.
- Povpraševanje za vlogo za štipendijo. Jasna navedba, da se e-poštno sporočilo nanaša na prijavo za štipendijo, bo akademskim ali finančnim uradom olajšalo določanje prednosti e-poštnega sporočila.
- Dnevni red seje za ta teden. Ta vrstica z zadevo hitro obvesti ekipo ali udeležence, da e-poštno sporočilo vsebuje dnevni red za prihajajoče srečanje.
- Nujno: Družinska nujna pomoč danes. Zaradi uporabe izraza »nujno« in podrobnosti o nujnih primerih ima to e-poštno sporočilo visoko prioriteto za takojšnje ukrepanje.
- Potreben je odgovor na petkovo konferenco. Ta označuje pomen odgovarjanja o prihajajoči konferenci in spodbuja prejemnika, da jo hitro odpre.
Vsak od teh primerov prejemniku jedrnato opiše vsebino e-poštnega sporočila, kar mu pomaga pri določanju prednosti vašega sporočila za branje. Vrstica z zadevo je prva stvar, ki jo prejemnik vidi, ko prispe vaše e-poštno sporočilo, zaradi česar je ključna komponenta za učinkovito komunikacijo.
Pozdrav
Izbira ustreznega formalnega e-poštnega pozdrava je bistvena za izkazovanje spoštovanja do prejemnika. Pozdrav, ki ga izberete, se mora ujemati s kontekstom in namenom vašega e-poštnega sporočila ter tako učinkovito nastaviti ton naslednjega pogovora. Tukaj je nekaj pogostih uradnih e-poštnih pozdravov:
- Spoštovani gospod/ga/dr./profesor [priimek],
- Dobro jutro/popoldne [ime prejemnika],
- Na koga se lahko nanaša,
- Pozdravi,
- Pozdravljeni [ime prejemnika],
Izbira ustreznega pozdrava je ključnega pomena, saj določa začetni ton za preostanek vašega sporočila.
Na primer:
- Če se s stricem Mikeom obrnete zaradi uradnih zadev, bi lahko bil primeren uvod: "Dragi stric Mike ..."
- Ko si dopisujete s potencialnim delodajalcem glede zaposlitvenih možnosti, bi bil primeren bolj formalen pozdrav, kot je "Draga gospa Smith ...".
- Če kontaktirate stranko po imenu Sarah, ki ste jo že srečali, lahko uporabite »Dobro jutro, Sarah ...«
- Ko pošiljate e-poštno sporočilo strokovnjaku z imenom Alex in želite, da ostane nekoliko neformalno, bi bilo primerno "Pozdravljeni Alex ...".
- Če se obrnete na skupino ljudi, katerih imen ne poznate, bi zadostoval »pozdrav«.
V primerih, ko prejemnika ne poznate, bosta »To whom it may concern« in »Greetings« le formalni pozdrav. Vendar je vedno bolje, da identificirate ime osebe, ki ji pošiljate e-pošto, in jo naslovite neposredno, ko je to mogoče.
Običajno pozdravu v vašem e-poštnem sporočilu sledi vejica. Vendar pa lahko dvopičje uporabite tudi v zelo uradnih okoljih. Ključno je zagotoviti, da je vaš pozdrav spoštljiv in primeren za ciljno občinstvo. S premišljeno izbiro e-poštnega pozdrava ne le olajšate dogovor z vašim sporočilom, temveč tudi povečate verjetnost hitrega in ustreznega odgovora.
Osnovno besedilo e-pošte
Glavna vsebina e-poštnega sporočila se imenuje telo e-poštnega sporočila. Običajno se osredotoča na eno samo temo ali niz tesno povezanih tem. Prva stvar, ki jo morate storiti v telesu e-poštnega sporočila, je pojasniti razlog vaše korespondence.
Pojasnitev namena vašega e-poštnega sporočila omogoča prejemniku razumevanje konteksta, zaradi česar vam bo lažje pomagal ali odgovoril nanj. Namen svojega e-poštnega sporočila lahko predstavite s stavki, kot so:
- Rada bi se pozanimala o…
- Pišem vam, da izrazim svoje zanimanje za…
- Na vas se obračam glede…
- Upam, da bom pojasnil…
- Želim zahtevati ...
- Zanima me več o…
- Rad bi potrdil podrobnosti o...
- Iščem dodatne informacije o…
Če še nikoli niste komunicirali s prejemnikom, je vljudno, da se na kratko predstavite, preden izrazite svojo glavno skrb.
Na primer:
- Ko iščete priložnosti za poklicno mreženje ali potencialno sodelovanje, je pravilna predstavitev ključnega pomena. V naslednjem primeru se Emily jasno predstavi in jedrnato opiše razlog za svoje e-poštno sporočilo dr. Brownu, kar olajša bolj preprosto razumevanje njenih namenov:
| Spoštovani dr. Brown, Sem Emily Williams, mlajši raziskovalni analitik pri DEF Corporation. Spremljam vaše delo na področju nanotehnologije in bi se rad pogovoril o morebitnem sodelovanju med našimi institucijami. |
Priporočljivo je, da je vaša e-pošta jedrnata. Ne pozabite, da večina ljudi raje hitro pregleda svojo e-pošto, zato se izogibajte nepotrebnemu razvoju.
Na primer:
- Če zahtevate odsotnost z dela zaradi nujnih družinskih razmer, lahko preprosto izjavite: "Imam nujne družinske težave in si moram vzeti prost dan," namesto da bi se spuščali v izčrpne podrobnosti o situaciji.
Za dodaten pridih profesionalnosti in vljudnosti razmislite o tem, da začnete e-poštno sporočilo z izrazom hvaležnosti, če odgovarjate na prejšnje sporočilo. Stavki, kot sta »Cenim vaš pravočasen odgovor« ali »Hvala, da ste se oglasili pri meni«, lahko dajo pozitiven ton preostalemu pogovoru.
Končanje
Uradni konec e-poštnega sporočila služi kot del za zahtevo po določenem dejanju in izražanje hvaležnosti osebi, ki ji pošiljate e-poštno sporočilo. Vzpostavitev ravnovesja med vašo zahtevo in vljudnim jezikom je na splošno dobra praksa. To ne kaže samo vljudnosti, ampak tudi izboljša možnosti za prejem pozitivnega odgovora. Te fraze je mogoče prilagoditi različnim situacijam in posebnemu kontekstu vašega e-poštnega sporočila. Tukaj je nekaj od njih, ki jih lahko uporabite:
- Zahvaljujemo se vam za vašo pozornost in pričakujem, da se boste kmalu oglasili.
- Če imate kakršna koli vprašanja ali pomisleke, mi brez oklevanja sporočite.
- Veselim se priložnosti za sodelovanje.
- Hvala za vaše mnenje; to je zelo cenjeno.
- Zelo bi cenili vašo takojšnjo pozornost tej zadevi.
- Hvaležen sem za čas, ki ste si ga vzeli za branje moje e-pošte.
- Če potrebujete dodatne informacije, me kontaktirajte.
- Cenim vaše razumevanje in pomoč v zvezi s to zadevo.
- Za sodelovanje se vam že vnaprej zahvaljujemo.
- Navdušen sem nad možnostjo sodelovanja in z veseljem bi se še pogovorili.
Podobno kot začetek uradnega e-poštnega sporočila določa ton celotnemu pogovoru, igra tudi sklepni del ključno vlogo pri ustvarjanju trajnega vtisa in pripravi temeljev za prihodnje interakcije.
Na primer:
- V kontekstu našega primera je Emily Williams predlagala sodelovanje z dr. Brownom in želi dobiti pravočasen odgovor. Da bi to dosegla, določi datum, do katerega želi odgovoriti, odgovori na vsa vprašanja in konča e-poštno sporočilo z vljudno odpisom. Na ta način ustvari strukturiran in vljuden konec svojega uradnega e-poštnega sporočila, kot je ta:
| Upam, da se bomo lahko v bližnji prihodnosti dogovorili za srečanje, da raziščemo možnosti za sodelovanje. Prosim, sporočite mi do 20. septembra, če ste na voljo za nadaljnjo razpravo o tem. Če imate kakršna koli vprašanja ali potrebujete dodatne informacije, me kontaktirajte. Hvala za vašo pozornost tej zadevi in veselim se priložnosti za sodelovanje. Lep pozdrav, Emily Williams |
To je učinkovit uradni zaključek e-pošte, ker Emily Williams jasno artikulira svojo prošnjo za morebitno sodelovanje, hkrati pa izraža hvaležnost dr. Brownu za čas, ki ga je vzela za branje in potencialno odgovarjanje na njeno e-pošto.
podpis
Tako kot izbira pravega pozdrava pripravi osnovo za vaše e-poštno sporočilo, je izbira ustreznega formalnega e-poštnega podpisa enako pomembna. Podpis služi kot zaključna opomba, ki podpira spoštljiv ton celotnega sporočila. Zagotavlja tudi zaključni pridih, ki lahko vpliva na vtis, ki ga pustite na prejemnika.
Nekateri pogosto uporabljeni vljudni uradni e-poštni podpisi, ki jih je mogoče prilagoditi različnim situacijam, vključujejo:
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
- Še enkrat hvala,
- Lep pozdrav,
- S spoštovanjem,
- Lep pozdrav,
- S spoštovanjem,
- S spoštovanjem,
Ko gre za oblikovanje vašega e-poštnega podpisa, morate upoštevati nekaj najboljših praks. Vedno začnite nov odstavek za svoj podpis in drug ločen odstavek za svoje ime. Pri uradni komunikaciji je priporočljivo, da se podpišete z imenom in priimkom. Če pišete v imenu organizacije, mora biti ime organizacije prikazano pod vašim imenom.
Z upoštevanjem teh smernic lahko zagotovite, da bo vaša e-pošta ostala profesionalna in vljudna od začetka do konca, s čimer se poveča možnost, da prejmete ugoden odgovor.
Na primer:
| Hvala za vašo pomoč pri projektu. Vaše strokovno znanje je neprecenljivo in veselim se našega nadaljnjega sodelovanja. Lep pozdrav, John Smith ABC Enterprises, vodja projekta |
Njegov formalni podpis, 'Najboljše', in vključitev njegovega delovnega mesta prispevata k splošnemu profesionalnemu tonu elektronske pošte. To postavlja temelje za nadaljnje pozitivne interakcije.
Nasveti za ustvarjanje uradnega e-poštnega sporočila, preden pritisnete Pošlji
Odlično, skoraj ste pripravljeni poslati uradno e-pošto! Toda počakaj – preden klikneš gumb »Pošlji«, se prepričaj, da je vse v redu. Ključnega pomena je zagotoviti, da je vaša e-pošta uglajena, profesionalna in brez napak. Dobro oblikovana e-pošta ne le učinkovito posreduje vaše sporočilo; prav tako daje ton prihodnjim interakcijam in pusti trajen vtis. Tukaj je obsežen kontrolni seznam, ki pokriva vse osnove, od osnov, kot sta črkovanje in slovnica, do bolj niansiranih elementov, kot sta ton in čas:
- Korektura. Preden pritisnete »Pošlji«, vedno preverite črkovanje in slovnico. Če želite narediti ta postopek lažji in natančnejši, razmislite o uporabi naše orodje za lektoriranje za potrditev, da je vse v redu.
- Uporabite profesionalni e-poštni naslov. Zagotovite, da je vaš e-poštni naslov pripet v profesionalni obliki, kot je npr [e-pošta zaščitena]. Izogibajte se uporabi neformalnih ali neprimernih e-poštnih naslovov, kot je »[e-pošta zaščitena]".
- Opisna zadeva. Vaša zadeva mora zagotoviti dobro predstavo o vsebini e-poštnega sporočila in privabiti prejemnika, da ga odpre.
- Preverite ton. Ohranite profesionalen in spoštljiv ton, zlasti ko razpravljate o občutljivih ali zapletenih vprašanjih.
- Podpisni blok. Vključite formalni podpis s polnim imenom, naslovom in kontaktnimi podatki za profesionalen videz in enostavno spremljanje.
- Pregled za priloge. Še enkrat preverite, ali so priloženi vsi potrebni dokumenti, zlasti če so omenjeni v telesu e-pošte.
- Čas je pravilen. Upoštevajte čas svojega e-poštnega sporočila; izogibajte se pošiljanju poslovne e-pošte pozno zvečer ali čez vikend, razen če je to potrebno.
- Uporabite točke ali oštevilčenje. Za e-poštna sporočila z veliko informacijami ali zahtevami uporabite točke ali oštevilčene sezname za berljivost.
- Prosite za priznanje. Če je e-poštno sporočilo pomembno, prosite za potrdilo o prejemu.
- Upravljanje Kp in Skp. Uporabite Kp za vidne dodatne prejemnike in Skp, da ostali skriti. Vključite jih, če vaša e-pošta vključuje več strank.
- Hiperpovezave. Zagotovite, da vse hiperpovezave delujejo in vodijo do pravih spletnih mest ali spletnih virov.
- Mobilno prijazno. Preverite, kako je vaša e-pošta prikazana na mobilni napravi, saj veliko ljudi svojo e-pošto pregleduje na poti.
Ko odkljukate ta polja, ste pripravljeni, da samozavestno pritisnete gumb »Pošlji« v uradnem e-poštnem sporočilu!
Uradni primeri e-pošte
Komunikacija po e-pošti je danes bistvena veščina, zlasti v profesionalnem okolju. Ne glede na to, ali se obrnete na akademskega svetovalca ali sprašujete o možnostih zaposlitve, lahko sposobnost pisanja kratkega, jasnega in profesionalno oblikovanega e-poštnega sporočila pripravi temelje za produktiven odnos. Vedeti, kaj vključiti – in česa ne – lahko zelo vpliva na to, kako bo vaše sporočilo sprejeto. Za pomoč pri pripravi lastnih e-poštnih sporočil boste spodaj našli kratke primere uradnih e-poštnih sporočil, ki vam lahko služijo kot predloge ali navdih za vašo lastno korespondenco.
- Primer 1: Uradno e-poštno sporočilo akademskemu svetovalcu.
- Primer 2: Uradno e-poštno vprašanje o možnostih zaposlitve.
zaključek
| Obvladovanje umetnosti formalnega pisanja elektronske pošte vam lahko odpre vrata novim priložnostim in izboljša vaše poklicne komunikacijske sposobnosti. Ta vodnik vas je popeljal skozi vsako ključno komponento, od privlačne zadeve do vljudnega podpisa. Oboroženi s tem znanjem ste zdaj pripravljeni sestaviti učinkovita, dobro strukturirana formalna e-poštna sporočila, ki so v skladu s profesionalnimi standardi. Zato samozavestno pritisnite gumb »Pošlji«, saj veste, da ste dobro opremljeni, da šteje vsaka interakcija. |
