ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಬರವಣಿಗೆಯ ಸಂಕೀರ್ಣತೆಗಳನ್ನು ನ್ಯಾವಿಗೇಟ್ ಮಾಡುವುದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಗಾಧವಾಗಿ ಅನುಭವಿಸಬಹುದು, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಪರಿಚಯವಿಲ್ಲದ ಯಾರನ್ನಾದರೂ ತಲುಪಿದಾಗ. ಆದರೆ ಸತ್ಯವೆಂದರೆ, ಸುಸಂಘಟಿತ, ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ಮಿಸುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದು ನಿಮ್ಮ ಸಂವಹನ ಕೌಶಲ್ಯಗಳನ್ನು ಗಮನಾರ್ಹವಾಗಿ ಸುಧಾರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅವಕಾಶಗಳಿಗಾಗಿ ಬಾಗಿಲು ತೆರೆಯುತ್ತದೆ. ಈ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿಯು ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಅಂಶಗಳನ್ನು ವಿಷಯ ಸಾಲಿನಿಂದ ಹಿಡಿದು ಸಹಿಯವರೆಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಲೇಖನದ ಅಂತ್ಯದ ವೇಳೆಗೆ, ವೃತ್ತಿಪರ ಮಾನದಂಡಗಳಿಗೆ ಬದ್ಧವಾಗಿರುವ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ಸಂವಾದವನ್ನು ಎಣಿಸುವ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ, ಹೊಳಪು ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸಲು ನೀವು ಪರಿಕರಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತೀರಿ.
ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ರಚನೆ
ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್‌ನ ರಚನೆಯು ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಒಂದಕ್ಕಿಂತ ಆಮೂಲಾಗ್ರವಾಗಿ ಭಿನ್ನವಾಗಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ಇದು ಹೆಚ್ಚು ಹೊಳಪು ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತದೆ. ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ:
- ಒಂದು ವಿಷಯದ ಸಾಲು. ಇಮೇಲ್‌ನ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಸಾರಾಂಶಗೊಳಿಸುವ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ, ಸೂಕ್ತವಾದ ಶೀರ್ಷಿಕೆ.
- ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಶುಭಾಶಯ. ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಗೌರವಯುತವಾಗಿ ಸಂಬೋಧಿಸುವ ಉದಾರ ತೆರೆಯುವಿಕೆ.
- ದೇಹದ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಇಮೇಲ್ ಮಾಡಿ. ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯವು ತಾರ್ಕಿಕವಾಗಿ ಮತ್ತು ಔಪಚಾರಿಕ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಬಳಸುತ್ತದೆ.
- ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಅಂತ್ಯ. ಸಭ್ಯ ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕ್ರಿಯೆ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಾಗಿ ಕರೆ ಮಾಡುವ ಮುಕ್ತಾಯದ ಹೇಳಿಕೆ.
- ಒಂದು ಸಹಿ. ನಿಮ್ಮ ಸೈನ್-ಆಫ್, ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ವೃತ್ತಿಪರ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಅಥವಾ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಈ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಸಂಯೋಜಿಸುವುದು ನಿಮ್ಮ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿತ್ವವನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುತ್ತದೆ, ಅವುಗಳನ್ನು ಓದಲು ಸುಲಭಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಿರೀಕ್ಷಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಹೊರಹೊಮ್ಮಿಸುವ ಸಾಧ್ಯತೆಯಿದೆ.
ವಿಷಯದ ಸಾಲು
ವಿಷಯದ ಸಾಲು ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ಗೆ ಮುಖ್ಯಾಂಶವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಗಮನವನ್ನು ಸೆಳೆಯುವಲ್ಲಿ ನಿರ್ಣಾಯಕ ಪಾತ್ರವನ್ನು ವಹಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಒಂದು ಸಣ್ಣ ವಿವರವೆಂದು ತೋರುತ್ತದೆಯಾದರೂ, ಅದರ ಮಹತ್ವವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಅಂದಾಜು ಮಾಡಬಾರದು. ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ವಿಷಯದ ಸಾಲು ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ತೆರೆಯುವ ಮತ್ತು ಸಮಯೋಚಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪಡೆಯುವ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ.
ಪಕ್ಕದ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸಲು ನೀವು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಸಿದ್ಧವಾಗುವವರೆಗೆ - ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನ ಮೇಲೆ ಇರುವ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ನಮೂದಿಸದಿರುವುದು ಸೂಕ್ತವಾಗಿದೆ. ಆಕಸ್ಮಿಕವಾಗಿ ಅಪೂರ್ಣ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವುದನ್ನು ತಡೆಯಲು ಇದು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. Cc ಮತ್ತು Bcc ಸಾಲುಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವಾಗ ಅದೇ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯನ್ನು ಚಲಾಯಿಸಬೇಕು.
ವಿಷಯದ ಸಾಲು ಸ್ಪಷ್ಟ ಮತ್ತು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿರಬೇಕು, ಇಮೇಲ್‌ನ ವಿಷಯದ ಸ್ನ್ಯಾಪ್‌ಶಾಟ್ ಅನ್ನು ಕೇವಲ 5-8 ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಒದಗಿಸಬೇಕು. ಇದು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಗಮನವನ್ನು ಸೆಳೆಯುವುದು ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ಸಮಯೋಚಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಉತ್ತೇಜಿಸುತ್ತದೆ. ವಿಷಯವಿಲ್ಲದೆ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಇಮೇಲ್ ದೇಹದಿಂದ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿರುವ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನ ಪೆಟ್ಟಿಗೆಯನ್ನು ತುಂಬಲು ಯಾವಾಗಲೂ ಮರೆಯದಿರಿ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
- ಸಂಪಾದಕ ಸ್ಥಾನದ ವಿಚಾರಣೆಯನ್ನು ಕೋರಿ. ಈ ವಿಷಯದ ಸಾಲು ಕಳುಹಿಸುವವರು ಸಂಪಾದಕ ಸ್ಥಾನದ ಬಗ್ಗೆ ಕೇಳುತ್ತಾರೆ ಎಂದು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ, ಇದು HR ಅಥವಾ ಸಂಪಾದಕೀಯ ತಂಡಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದೆ.
- ಇಂದಿನ ಅನುಪಸ್ಥಿತಿಯ ವಿವರಣೆ. ಈ ವಿಷಯವು ತಕ್ಷಣವೇ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಅನುಪಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ಚರ್ಚಿಸುತ್ತದೆ ಎಂದು ಹೇಳುತ್ತದೆ, ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಅಥವಾ ಪ್ರಾಧ್ಯಾಪಕರಿಂದ ತ್ವರಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪ್ರೇರೇಪಿಸುತ್ತದೆ.
- ಶಿಫಾರಸು ಪತ್ರಕ್ಕಾಗಿ ವಿನಂತಿ. ಇಮೇಲ್ ಶಿಫಾರಸು ಪತ್ರದ ಬಗ್ಗೆ ಇರುತ್ತದೆ ಎಂದು ಈ ಸಾಲು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸುತ್ತದೆ, ವಿನಂತಿಯ ಸ್ವರೂಪ ಮತ್ತು ತುರ್ತುಸ್ಥಿತಿಗೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಪ್ರೇರೇಪಿಸುತ್ತದೆ.
- ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿವೇತನ ಅರ್ಜಿಗಾಗಿ ವಿಚಾರಣೆ. ಇಮೇಲ್ ಸ್ಕಾಲರ್‌ಶಿಪ್ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದೆ ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳುವುದು ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಅಥವಾ ಹಣಕಾಸು ಕಚೇರಿಗಳಿಗೆ ಇಮೇಲ್‌ಗೆ ಆದ್ಯತೆ ನೀಡಲು ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ.
- ಈ ವಾರದ ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ. ಮುಂಬರುವ ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯನ್ನು ಇಮೇಲ್ ಒಳಗೊಂಡಿದೆ ಎಂದು ಈ ವಿಷಯದ ಸಾಲು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ತಂಡಕ್ಕೆ ಅಥವಾ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳುವವರಿಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ.
- ತುರ್ತು: ಇಂದು ಕುಟುಂಬ ತುರ್ತು. ತುರ್ತುಸ್ಥಿತಿಯ ಕುರಿತು "ತುರ್ತು" ಮತ್ತು ವಿಶೇಷತೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಈ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ತಕ್ಷಣದ ಕ್ರಮಕ್ಕಾಗಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಆದ್ಯತೆಯನ್ನಾಗಿ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
- ಶುಕ್ರವಾರದ ಸಮ್ಮೇಳನ RSVP ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಮುಂಬರುವ ಸಮ್ಮೇಳನದ ಕುರಿತು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುವ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ಇದು ಫ್ಲ್ಯಾಗ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ತೆರೆಯಲು ಪ್ರೋತ್ಸಾಹಿಸುತ್ತದೆ.
ಈ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಉದಾಹರಣೆಯು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಇಮೇಲ್‌ನ ವಿಷಯವನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ, ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಓದಲು ಆದ್ಯತೆ ನೀಡುವಲ್ಲಿ ಅವರಿಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಬಂದಾಗ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ನೋಡುವ ಮೊದಲ ವಿಷಯವೆಂದರೆ ವಿಷಯದ ಸಾಲು, ಇದು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಸಂವಹನಕ್ಕಾಗಿ ನಿರ್ಣಾಯಕ ಅಂಶವಾಗಿದೆ.
ಶುಭಾಶಯ
ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಗೌರವವನ್ನು ತೋರಿಸಲು ಸೂಕ್ತವಾದ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಶುಭಾಶಯವನ್ನು ಆರಿಸುವುದು ಅತ್ಯಗತ್ಯ. ನೀವು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿದ ಶುಭಾಶಯವು ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ನ ಸಂದರ್ಭ ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ಹೊಂದಿಕೆಯಾಗಬೇಕು, ನಂತರದ ಸಂಭಾಷಣೆಗಾಗಿ ಟೋನ್ ಅನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬಳಸುವ ಕೆಲವು ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಶುಭಾಶಯಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ:
- ಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀ/ಶ್ರೀಮತಿ/ಡಾ./ಪ್ರೊಫೆಸರ್ [ಕೊನೆಯ ಹೆಸರು],
- ಶುಭೋದಯ/ಮಧ್ಯಾಹ್ನ [ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಹೆಸರು],
- ಇದು ಯಾರಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿರಬಹುದು,
- ಶುಭಾಶಯಗಳು,
- ಹಲೋ [ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಹೆಸರು],
ಸೂಕ್ತವಾದ ಶುಭಾಶಯವನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡುವುದು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ ಏಕೆಂದರೆ ಅದು ನಿಮ್ಮ ಉಳಿದ ಸಂದೇಶಕ್ಕೆ ಆರಂಭಿಕ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
- ನೀವು ಔಪಚಾರಿಕ ವಿಷಯಗಳಿಗಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಅಂಕಲ್ ಮೈಕ್ ಅನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಸೂಕ್ತವಾದ ಆರಂಭಿಕರು "ಆತ್ಮೀಯ ಅಂಕಲ್ ಮೈಕ್..." ಆಗಿರಬಹುದು.
- ಉದ್ಯೋಗಾವಕಾಶಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಸಂಭಾವ್ಯ ಉದ್ಯೋಗದಾತರೊಂದಿಗೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಮಾಡುವಾಗ, "ಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀಮತಿ ಸ್ಮಿತ್..." ನಂತಹ ಹೆಚ್ಚು ಔಪಚಾರಿಕ ವಂದನೆಯು ಸೂಕ್ತವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
- ನೀವು ಈ ಹಿಂದೆ ಭೇಟಿಯಾದ ಸಾರಾ ಹೆಸರಿನ ಕ್ಲೈಂಟ್ ಅನ್ನು ನೀವು ಸಂಪರ್ಕಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ನೀವು "ಶುಭೋದಯ, ಸಾರಾ..." ಅನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು.
- ನೀವು ಅಲೆಕ್ಸ್ ಹೆಸರಿನ ವೃತ್ತಿಪರ ತಿಳುವಳಿಕೆಯನ್ನು ಇಮೇಲ್ ಮಾಡುತ್ತಿರುವಾಗ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಸ್ವಲ್ಪ ಅನೌಪಚಾರಿಕವಾಗಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಬಯಸಿದರೆ, "ಹಲೋ ಅಲೆಕ್ಸ್..." ಸೂಕ್ತವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
- ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿಲ್ಲದ ಜನರ ಗುಂಪನ್ನು ನೀವು ತಲುಪುತ್ತಿದ್ದರೆ, "ಶುಭಾಶಯಗಳು" ಸಾಕು.
ನೀವು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ತಿಳಿದಿಲ್ಲದ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, "ಅದು ಯಾರಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದೆ" ಮತ್ತು "ಶುಭಾಶಯಗಳು" ಕೇವಲ ಔಪಚಾರಿಕ ಶುಭಾಶಯಗಳಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ನೀವು ಇಮೇಲ್ ಮಾಡುತ್ತಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹೆಸರನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು ಮತ್ತು ಸಾಧ್ಯವಾದಾಗ ನೇರವಾಗಿ ಅವರನ್ನು ಸಂಬೋಧಿಸಲು ಯಾವಾಗಲೂ ಉತ್ತಮವಾಗಿದೆ.
ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿನ ಶುಭಾಶಯವನ್ನು ಅಲ್ಪವಿರಾಮವು ಅನುಸರಿಸುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ನೀವು ಔಪಚಾರಿಕ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಕೊಲೊನ್ ಅನ್ನು ಸಹ ಬಳಸಬಹುದು. ನಿಮ್ಮ ಶುಭಾಶಯವು ಗೌರವಾನ್ವಿತವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶಿತ ಪ್ರೇಕ್ಷಕರಿಗೆ ಸೂಕ್ತವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶವಾಗಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಶುಭಾಶಯವನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ, ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶದೊಂದಿಗೆ ಸುಲಭವಾದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ನೀವು ಸುಗಮಗೊಳಿಸುವುದು ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ಪ್ರಾಂಪ್ಟ್ ಮತ್ತು ಸಂಬಂಧಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತೀರಿ.
ದೇಹದ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಇಮೇಲ್ ಮಾಡಿ
ಇಮೇಲ್‌ನ ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯವನ್ನು ಇಮೇಲ್ ದೇಹ ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಂದೇ ವಿಷಯ ಅಥವಾ ನಿಕಟ ಸಂಬಂಧಿತ ವಿಷಯಗಳ ಮೇಲೆ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸುತ್ತದೆ. ಇಮೇಲ್ ದೇಹದಲ್ಲಿ ನೀವು ಮಾಡಬೇಕಾದ ಮೊದಲನೆಯದು ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಕಾರಣವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸುವುದು.
ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ನ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸುವುದು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಸಂದರ್ಭವನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ, ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ಅವರಿಗೆ ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ನ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ನೀವು ಈ ರೀತಿಯ ಪದಗುಚ್ಛಗಳೊಂದಿಗೆ ಪರಿಚಯಿಸಬಹುದು:
- ನಾನು ಇದರ ಬಗ್ಗೆ ವಿಚಾರಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ...
- ನನ್ನ ಆಸಕ್ತಿಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲು ನಾನು ಬರೆಯುತ್ತಿದ್ದೇನೆ…
- ನಾನು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸುತ್ತಿದ್ದೇನೆ…
- ನಾನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸಲು ಭಾವಿಸುತ್ತೇನೆ ...
- ನಾನು ವಿನಂತಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ ...
- ಇದರ ಬಗ್ಗೆ ಇನ್ನಷ್ಟು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲು ನಾನು ಆಸಕ್ತಿ ಹೊಂದಿದ್ದೇನೆ…
- ನಾನು ವಿವರಗಳನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ...
- ನಾನು ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ಹುಡುಕುತ್ತಿದ್ದೇನೆ…
ನೀವು ಮೊದಲು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಜೊತೆಗೆ ಯಾವುದೇ ಸಂವಹನವನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಕಾಳಜಿಯನ್ನು ಹೇಳುವ ಮೊದಲು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಪರಿಚಯಿಸುವುದು ಸಭ್ಯವಾಗಿದೆ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
- ವೃತ್ತಿಪರ ನೆಟ್‌ವರ್ಕಿಂಗ್ ಅವಕಾಶಗಳು ಅಥವಾ ಸಂಭಾವ್ಯ ಸಹಯೋಗಗಳನ್ನು ಹುಡುಕುವಾಗ, ಸರಿಯಾದ ಪರಿಚಯವು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಕೆಳಗಿನ ಉದಾಹರಣೆಯಲ್ಲಿ, ಎಮಿಲಿ ತನ್ನನ್ನು ತಾನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಪರಿಚಯಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಾಳೆ ಮತ್ತು ಡಾ. ಬ್ರೌನ್‌ಗೆ ತನ್ನ ಇಮೇಲ್‌ಗೆ ಕಾರಣವನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ವಿವರಿಸುತ್ತಾಳೆ, ಅವಳ ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಸರಳವಾಗಿ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತದೆ:
| ಆತ್ಮೀಯ ಡಾ. ಬ್ರೌನ್, ನಾನು ಎಮಿಲಿ ವಿಲಿಯಮ್ಸ್, DEF ಕಾರ್ಪೊರೇಶನ್‌ನಲ್ಲಿ ಜೂನಿಯರ್ ಸಂಶೋಧನಾ ವಿಶ್ಲೇಷಕ. ನಾನು ನ್ಯಾನೊತಂತ್ರಜ್ಞಾನ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸವನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತಿದ್ದೇನೆ ಮತ್ತು ನಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ನಡುವಿನ ಸಂಭವನೀಯ ಸಹಯೋಗಗಳನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ. |
ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಇರಿಸಲು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ನೆನಪಿಡಿ, ಹೆಚ್ಚಿನ ಜನರು ತಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಮೂಲಕ ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಹೋಗಲು ಬಯಸುತ್ತಾರೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಅನಗತ್ಯ ಬೆಳವಣಿಗೆಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
- ಕುಟುಂಬದ ತುರ್ತುಸ್ಥಿತಿಯ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ ನೀವು ಕೆಲಸದ ಸಮಯವನ್ನು ವಿನಂತಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಸಮಗ್ರ ವಿವರಗಳಿಗೆ ಹೋಗುವುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ, 'ನನಗೆ ಕುಟುಂಬ ತುರ್ತುಸ್ಥಿತಿ ಇದೆ ಮತ್ತು ದಿನವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗಿದೆ' ಎಂದು ನೀವು ಸರಳವಾಗಿ ಹೇಳಬಹುದು.
ವೃತ್ತಿಪರತೆ ಮತ್ತು ಸೌಜನ್ಯದ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸ್ಪರ್ಶಕ್ಕಾಗಿ, ನೀವು ಮೊದಲಿನ ಸಂದೇಶಕ್ಕೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ ಕೃತಜ್ಞತೆಯ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಯೊಂದಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವುದನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಿ. "ನಿಮ್ಮ ಸಮಯೋಚಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನಾನು ಪ್ರಶಂಸಿಸುತ್ತೇನೆ," ಅಥವಾ "ನನ್ನನ್ನು ಮರಳಿ ಪಡೆದಿದ್ದಕ್ಕಾಗಿ ಧನ್ಯವಾದಗಳು" ನಂತಹ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಉಳಿದ ಭಾಗಕ್ಕೆ ಧನಾತ್ಮಕ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸಬಹುದು.
ಎಂಡಿಂಗ್
ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್‌ನ ಅಂತ್ಯವು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ವಿನಂತಿಸಲು ಮತ್ತು ನೀವು ಇಮೇಲ್ ಮಾಡುತ್ತಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಕೃತಜ್ಞತೆಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲು ಒಂದು ವಿಭಾಗವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ವಿನಂತಿ ಮತ್ತು ಸಭ್ಯ ಭಾಷೆಯ ನಡುವೆ ಸಮತೋಲನವನ್ನು ಸಾಧಿಸುವುದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಉತ್ತಮ ಅಭ್ಯಾಸವಾಗಿದೆ. ಇದು ಸೌಜನ್ಯವನ್ನು ಮಾತ್ರ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ ಆದರೆ ಸಕಾರಾತ್ಮಕ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪಡೆಯುವ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಪದಗುಚ್ಛಗಳನ್ನು ವಿವಿಧ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ನ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಂದರ್ಭಕ್ಕೆ ಸರಿಹೊಂದುವಂತೆ ಹೊಂದಿಸಬಹುದು. ನೀವು ಬಳಸಬಹುದಾದ ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಇಲ್ಲಿವೆ:
- ನಿಮ್ಮ ಪರಿಗಣನೆಗೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ಮತ್ತು ಶೀಘ್ರದಲ್ಲೇ ನಿಮ್ಮಿಂದ ಕೇಳಲು ನಾನು ಎದುರು ನೋಡುತ್ತಿದ್ದೇನೆ.
- ನೀವು ಯಾವುದೇ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಅಥವಾ ಕಾಳಜಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ನನಗೆ ತಿಳಿಸಲು ಹಿಂಜರಿಯಬೇಡಿ.
- ಒಟ್ಟಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಅವಕಾಶಕ್ಕಾಗಿ ನಾನು ಎದುರು ನೋಡುತ್ತಿದ್ದೇನೆ.
- ನಿಮ್ಮ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಗಾಗಿ ಧನ್ಯವಾದಗಳು; ಇದು ಬಹಳ ಮೆಚ್ಚುಗೆ ಪಡೆದಿದೆ.
- ಈ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮ್ಮ ತ್ವರಿತ ಗಮನವು ಹೆಚ್ಚು ಮೌಲ್ಯಯುತವಾಗಿದೆ.
- ನನ್ನ ಇಮೇಲ್ ಓದಲು ನೀವು ತೆಗೆದುಕೊಂಡ ಸಮಯಕ್ಕಾಗಿ ನಾನು ಕೃತಜ್ಞನಾಗಿದ್ದೇನೆ.
- ನಿಮಗೆ ಯಾವುದೇ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಹಿತಿ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ನನ್ನನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಲು ಮುಕ್ತವಾಗಿರಿ.
- ಈ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮ್ಮ ತಿಳುವಳಿಕೆ ಮತ್ತು ಸಹಾಯವನ್ನು ನಾನು ಪ್ರಶಂಸಿಸುತ್ತೇನೆ.
- ನಿಮ್ಮ ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಧನ್ಯವಾದಗಳು.
- ನಾನು ಸಹಯೋಗದ ಸಾಧ್ಯತೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಉತ್ಸುಕನಾಗಿದ್ದೇನೆ ಮತ್ತು ಮತ್ತಷ್ಟು ಚರ್ಚಿಸಲು ಸಂತೋಷಪಡುತ್ತೇನೆ.
ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ತೆರೆಯುವಿಕೆಯು ಸಂಪೂರ್ಣ ಸಂಭಾಷಣೆಗೆ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ, ಮುಕ್ತಾಯದ ವಿಭಾಗವು ಶಾಶ್ವತವಾದ ಪ್ರಭಾವವನ್ನು ರಚಿಸುವಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಭವಿಷ್ಯದ ಸಂವಹನಗಳಿಗೆ ವೇದಿಕೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸುವಲ್ಲಿ ಪ್ರಮುಖ ಪಾತ್ರವನ್ನು ವಹಿಸುತ್ತದೆ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
- ನಮ್ಮ ಉದಾಹರಣೆಯ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಎಮಿಲಿ ವಿಲಿಯಮ್ಸ್ ಡಾ. ಬ್ರೌನ್ ಅವರೊಂದಿಗೆ ಸಹಯೋಗವನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಸಮಯೋಚಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪಡೆಯುವ ಗುರಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ. ಇದನ್ನು ಸಾಧಿಸಲು, ಅವಳು ಮತ್ತೆ ಕೇಳಲು ಬಯಸುವ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸುತ್ತಾಳೆ, ಯಾವುದೇ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲು ಆಫರ್ ನೀಡುತ್ತಾಳೆ ಮತ್ತು ಸಭ್ಯ ಸೈನ್-ಆಫ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಕೊನೆಗೊಳಿಸುತ್ತಾಳೆ. ಈ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ, ಅವಳು ತನ್ನ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್‌ಗೆ ರಚನಾತ್ಮಕ ಮತ್ತು ಸಭ್ಯ ಅಂತ್ಯವನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತಾಳೆ, ಈ ರೀತಿ:
| ಸಹಯೋಗದ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳನ್ನು ಅನ್ವೇಷಿಸಲು ನಾವು ಮುಂದಿನ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಸಭೆಯನ್ನು ಆಯೋಜಿಸಬಹುದು ಎಂದು ನಾನು ಭಾವಿಸುತ್ತೇನೆ. ಇದರ ಬಗ್ಗೆ ಇನ್ನಷ್ಟು ಚರ್ಚಿಸಲು ನೀವು ಲಭ್ಯವಿದ್ದರೆ ದಯವಿಟ್ಟು ಸೆಪ್ಟೆಂಬರ್ 20 ರೊಳಗೆ ನನಗೆ ತಿಳಿಸಿ. ನೀವು ಯಾವುದೇ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಹಿತಿ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ನನ್ನನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸಲು ಹಿಂಜರಿಯಬೇಡಿ. ಈ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮ್ಮ ಗಮನಕ್ಕೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ಮತ್ತು ಒಟ್ಟಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಅವಕಾಶಕ್ಕಾಗಿ ನಾನು ಎದುರು ನೋಡುತ್ತಿದ್ದೇನೆ. ಇಂತಿ ನಿಮ್ಮ, ಎಮಿಲಿ ವಿಲಿಯಮ್ಸ್ |
ಇದು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಅಂತ್ಯವಾಗಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಎಮಿಲಿ ವಿಲಿಯಮ್ಸ್ ಸಂಭವನೀಯ ಸಹಯೋಗಕ್ಕಾಗಿ ತನ್ನ ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಿದ್ದಾರೆ, ಹಾಗೆಯೇ ಡಾ. ಬ್ರೌನ್ ಅವರ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಓದಲು ಮತ್ತು ಸಮರ್ಥವಾಗಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ಮೆಚ್ಚುಗೆಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುತ್ತಾರೆ.
ಸಹಿ
ಸರಿಯಾದ ಶುಭಾಶಯವನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡುವುದು ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ಗೆ ವೇದಿಕೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ, ಸೂಕ್ತವಾದ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಸಹಿಯನ್ನು ಆರಿಸುವುದು ಅಷ್ಟೇ ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ. ಸಹಿ ಮುಕ್ತಾಯದ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ, ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶದ ಉದ್ದಕ್ಕೂ ಗೌರವಾನ್ವಿತ ಟೋನ್ ಅನ್ನು ಬೆಂಬಲಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಮೇಲೆ ನೀವು ಬಿಡುವ ಅನಿಸಿಕೆಗಳ ಮೇಲೆ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರುವ ಮುಕ್ತಾಯದ ಸ್ಪರ್ಶವನ್ನು ಸಹ ಒದಗಿಸುತ್ತದೆ.
ವಿವಿಧ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದಾದ ಕೆಲವು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬಳಸುವ ಶಿಷ್ಟ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಸಹಿಗಳು ಸೇರಿವೆ:
- ಗೌರವದಿಂದ,
- ಪ್ರಾ ಮ ಣಿ ಕ ತೆ,
- ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು,
- ಶುಭಾಕಾಂಕ್ಷೆಗಳೊಂದಿಗೆ,
- ಇಂತಿ ನಿಮ್ಮ ನಂಬಿಕಸ್ತ,
- ಇಂತಿ ನಿಮ್ಮ,
- ಮೆಚ್ಚುಗೆಯೊಂದಿಗೆ,
- ನಿಮ್ಮದು ನಿಜವಾಗಿಯೂ
ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಸಹಿಯನ್ನು ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡಲು ಬಂದಾಗ, ಅನುಸರಿಸಲು ಕೆಲವು ಉತ್ತಮ ಅಭ್ಯಾಸಗಳಿವೆ. ಯಾವಾಗಲೂ ನಿಮ್ಮ ಸಹಿಗಾಗಿ ಹೊಸ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರಿಗಾಗಿ ಮತ್ತೊಂದು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ ಅನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ಔಪಚಾರಿಕ ಸಂವಹನಗಳಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಮೊದಲ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಹೆಸರುಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡುವುದು ಸೂಕ್ತವಾಗಿದೆ. ನೀವು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪರವಾಗಿ ಬರೆಯುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ಹೆಸರಿನ ಕೆಳಗೆ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
ಈ ಮಾರ್ಗಸೂಚಿಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವ ಮೂಲಕ, ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಪ್ರಾರಂಭದಿಂದ ಅಂತ್ಯದವರೆಗೆ ವೃತ್ತಿಪರ ಮತ್ತು ಸಭ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ ಎಂದು ನೀವು ಖಾತರಿಪಡಿಸಬಹುದು, ಇದರಿಂದಾಗಿ ಅನುಕೂಲಕರ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪಡೆಯುವ ಅವಕಾಶವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
| ಯೋಜನೆಯೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸಹಾಯಕ್ಕಾಗಿ ಧನ್ಯವಾದಗಳು. ನಿಮ್ಮ ಪರಿಣತಿಯು ಅಮೂಲ್ಯವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ನಮ್ಮ ನಿರಂತರ ಸಹಯೋಗಕ್ಕಾಗಿ ನಾನು ಎದುರು ನೋಡುತ್ತಿದ್ದೇನೆ. ಶುಭಾಷಯಗಳು, ಜಾನ್ ಸ್ಮಿತ್ ಎಬಿಸಿ ಎಂಟರ್‌ಪ್ರೈಸಸ್, ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ |
ಅವರ ಔಪಚಾರಿಕ ಸಹಿ, 'ಶುಭಾಶಯಗಳು,' ಮತ್ತು ಅವರ ಉದ್ಯೋಗ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಸೇರಿದಂತೆ ಇಮೇಲ್‌ನ ಒಟ್ಟಾರೆ ವೃತ್ತಿಪರ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ನಿರಂತರ ಧನಾತ್ಮಕ ಸಂವಹನಗಳಿಗೆ ವೇದಿಕೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ.
ನೀವು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ರಚಿಸಲು ಸಲಹೆಗಳು
ಅದ್ಭುತವಾಗಿದೆ, ನಿಮ್ಮ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸಲು ನೀವು ಬಹುತೇಕ ಸಿದ್ಧರಾಗಿರುವಿರಿ! ಆದರೆ ಹಿಡಿದುಕೊಳ್ಳಿ-ನೀವು "ಕಳುಹಿಸು" ಬಟನ್ ಅನ್ನು ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು, ಎಲ್ಲವೂ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳೋಣ. ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಹೊಳಪು, ವೃತ್ತಿಪರ ಮತ್ತು ದೋಷ-ಮುಕ್ತವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ. ಉತ್ತಮವಾಗಿ ರಚಿಸಲಾದ ಇಮೇಲ್ ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ತಿಳಿಸುವುದಿಲ್ಲ; ಇದು ಭವಿಷ್ಯದ ಸಂವಹನಗಳಿಗೆ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಶಾಶ್ವತವಾದ ಪ್ರಭಾವವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ. ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಕರಣದಂತಹ ಮೂಲಭೂತಗಳಿಂದ ಹಿಡಿದು ಟೋನ್ ಮತ್ತು ಸಮಯದಂತಹ ಹೆಚ್ಚು ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಅಂಶಗಳವರೆಗೆ ಎಲ್ಲಾ ನೆಲೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಳ್ಳಲು ಸಮಗ್ರ ಪರಿಶೀಲನಾಪಟ್ಟಿ ಇಲ್ಲಿದೆ:
- ಪ್ರೂಫ್ ರೀಡ್. 'ಕಳುಹಿಸು' ಹೊಡೆಯುವ ಮೊದಲು ನಿಮ್ಮ ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಕರಣವನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ. ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚು ನಿಖರವಾಗಿ ಮಾಡಲು, ಬಳಸುವುದನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಿ ನಮ್ಮ ಪ್ರೂಫ್ ರೀಡಿಂಗ್ ಸಾಧನ ಎಲ್ಲವೂ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಲು.
- ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಬಳಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ವೃತ್ತಿಪರ ಸ್ವರೂಪಕ್ಕೆ ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ [ಇಮೇಲ್ ರಕ್ಷಿಸಲಾಗಿದೆ]. ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಅಥವಾ ಅನುಚಿತ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ '[ಇಮೇಲ್ ರಕ್ಷಿಸಲಾಗಿದೆ]. '
- ವಿವರಣಾತ್ಮಕ ವಿಷಯ ಸಾಲು. ನಿಮ್ಮ ವಿಷಯದ ಸಾಲು ಇಮೇಲ್‌ನ ವಿಷಯದ ಉತ್ತಮ ಕಲ್ಪನೆಯನ್ನು ಒದಗಿಸಬೇಕು, ಅದನ್ನು ತೆರೆಯಲು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಆಕರ್ಷಿಸುತ್ತದೆ.
- ಧ್ವನಿಗಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ. ವೃತ್ತಿಪರ ಮತ್ತು ಗೌರವಾನ್ವಿತ ಸ್ವರವನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಿ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಅಥವಾ ಸಂಕೀರ್ಣ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಚರ್ಚಿಸುವಾಗ.
- ಸಹಿ ಬ್ಲಾಕ್. ವೃತ್ತಿಪರ ನೋಟ ಮತ್ತು ಸುಲಭವಾದ ಅನುಸರಣೆಗಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು, ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಮತ್ತು ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯೊಂದಿಗೆ ಔಪಚಾರಿಕ ಸಿಗ್ನೇಚರ್ ಬ್ಲಾಕ್ ಅನ್ನು ಸೇರಿಸಿ.
- ಲಗತ್ತುಗಳಿಗಾಗಿ ವಿಮರ್ಶೆ. ಎಲ್ಲಾ ಅಗತ್ಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ಎರಡು ಬಾರಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಇಮೇಲ್ ದೇಹದಲ್ಲಿ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ್ದರೆ.
- ಸರಿಯಾದ ಸಮಯ. ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ನ ಸಮಯವನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಿ; ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಲ್ಲಿ ತಡರಾತ್ರಿ ಅಥವಾ ವಾರಾಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ವ್ಯಾಪಾರ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ.
- ಬುಲೆಟ್ ಪಾಯಿಂಟ್‌ಗಳು ಅಥವಾ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ. ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿ ಅಥವಾ ವಿನಂತಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಿಗಾಗಿ, ಓದಲು ಬುಲೆಟ್ ಪಾಯಿಂಟ್‌ಗಳು ಅಥವಾ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.
- ಸ್ವೀಕೃತಿಗಾಗಿ ಕೇಳಿ. ಇಮೇಲ್ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದ್ದರೆ, ರಶೀದಿಯ ದೃಢೀಕರಣವನ್ನು ಕೇಳುವುದನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಿ.
- Cc ಮತ್ತು Bcc ನಿರ್ವಹಿಸಿ. ಗೋಚರಿಸುವ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ Cc ಮತ್ತು ಇತರರನ್ನು ಮರೆಮಾಡಲು Bcc ಬಳಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಬಹು ಪಕ್ಷಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದ್ದರೆ ಅವರನ್ನು ಸೇರಿಸಿ.
- ಹೈಪರ್ಲಿಂಕ್ಗಳು. ಎಲ್ಲಾ ಹೈಪರ್ಲಿಂಕ್ಗಳು ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಿವೆ ಮತ್ತು ಸರಿಯಾದ ವೆಬ್‌ಸೈಟ್‌ಗಳು ಅಥವಾ ಆನ್‌ಲೈನ್ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳಿಗೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತವೆ ಎಂದು ಖಾತರಿಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
- ಮೊಬೈಲ್ ಸ್ನೇಹಿ. ಮೊಬೈಲ್ ಸಾಧನದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಹೇಗೆ ಗೋಚರಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಅನೇಕ ಜನರು ಪ್ರಯಾಣದಲ್ಲಿರುವಾಗ ಅವರ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತಾರೆ.
ಒಮ್ಮೆ ನೀವು ಈ ಬಾಕ್ಸ್‌ಗಳನ್ನು ಟಿಕ್ ಮಾಡಿದ ನಂತರ, ನಿಮ್ಮ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ ವಿಶ್ವಾಸದಿಂದ ಆ 'ಕಳುಹಿಸು' ಬಟನ್ ಅನ್ನು ಹೊಡೆಯಲು ನೀವು ಸಿದ್ಧರಾಗಿರುವಿರಿ!
ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಉದಾಹರಣೆಗಳು
ಇಂದು, ಇಮೇಲ್ ಸಂವಹನವು ಅತ್ಯಗತ್ಯ ಕೌಶಲ್ಯವಾಗಿದೆ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ವೃತ್ತಿಪರ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್‌ಗಳಲ್ಲಿ. ನೀವು ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಸಲಹೆಗಾರರನ್ನು ತಲುಪುತ್ತಿರಲಿ ಅಥವಾ ಉದ್ಯೋಗಾವಕಾಶಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಕೇಳುತ್ತಿರಲಿ, ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ, ಸ್ಪಷ್ಟ ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರವಾಗಿ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡಿದ ಇಮೇಲ್ ಬರೆಯುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವು ಉತ್ಪಾದಕ ಸಂಬಂಧಕ್ಕೆ ವೇದಿಕೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸಬಹುದು. ಏನನ್ನು ಸೇರಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಯಾವುದನ್ನು ಸೇರಿಸಬಾರದು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದು ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಹೇಗೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದರಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳನ್ನು ಮಾಡಬಹುದು. ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವಲ್ಲಿ ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು, ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್‌ಗಳು ಅಥವಾ ಸ್ಫೂರ್ತಿಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುವ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಉದಾಹರಣೆಗಳನ್ನು ನೀವು ಕೆಳಗೆ ಕಾಣಬಹುದು.
- ಉದಾಹರಣೆ 1: ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಸಲಹೆಗಾರರನ್ನು ತಲುಪುವ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್.
- ಉದಾಹರಣೆ 2: ಉದ್ಯೋಗಾವಕಾಶಗಳ ಬಗ್ಗೆ ವಿಚಾರಿಸುವ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್.
ತೀರ್ಮಾನ
| ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್ ಬರವಣಿಗೆಯ ಕಲೆಯನ್ನು ಕರಗತ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಹೊಸ ಅವಕಾಶಗಳಿಗೆ ಬಾಗಿಲು ತೆರೆಯುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ವೃತ್ತಿಪರ ಸಂವಹನ ಕೌಶಲ್ಯಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿಯು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಪ್ರತಿ ನಿರ್ಣಾಯಕ ಅಂಶದ ಮೂಲಕ, ಬಲವಾದ ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನಿಂದ ವಿನಯಶೀಲ ಸಹಿಯವರೆಗೆ ನಡೆಸಿದೆ. ಈ ಜ್ಞಾನದೊಂದಿಗೆ ಶಸ್ತ್ರಸಜ್ಜಿತವಾಗಿರುವ, ವೃತ್ತಿಪರ ಮಾನದಂಡಗಳಿಗೆ ಬದ್ಧವಾಗಿರುವ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ, ಉತ್ತಮವಾಗಿ-ರಚನಾತ್ಮಕ ಔಪಚಾರಿಕ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ನೀವು ಈಗ ಸಿದ್ಧರಾಗಿರುವಿರಿ. ಆದ್ದರಿಂದ ಮುಂದುವರಿಯಿರಿ ಮತ್ತು ಆತ್ಮವಿಶ್ವಾಸದಿಂದ ಆ 'ಕಳುಹಿಸು' ಬಟನ್ ಒತ್ತಿರಿ, ಪ್ರತಿ ಸಂವಾದವನ್ನು ಎಣಿಸಲು ನೀವು ಸುಸಜ್ಜಿತರಾಗಿರುವಿರಿ ಎಂದು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಿ. |
