Кретање кроз сложеност формалног писања е-поште често се може осећати неодољиво, посебно када се обратите некоме непознатом. Али истина је да знање како да направите добро организовану, професионалну е-пошту може значајно побољшати ваше комуникацијске вештине и отворити врата за могућности. Овај водич настоји да разјасни компоненте формалних е-порука, од наслова до потписа. До краја овог чланка, имаћете алате за припрему ефикасних, сјајних е-порука које се придржавају професионалних стандарда и које чине сваку интеракцију битном.
Структура званичне е-поште
Структура формалне е-поште се не разликује радикално од неформалне, али је углађенија и прати специфичан бонтон. Званична е-пошта обично укључује следеће елементе:
- Тема. Кратак, одговарајући наслов који резимира сврху е-поште.
- Званична честитка путем е-поште. Великодушно отварање које се обраћа примаоцу с поштовањем.
- Текст тела е-поште. Главни садржај је структуиран логички и користећи формални језик.
- Званични завршетак е-поште. Завршна реч која је љубазна и позива на конкретну акцију или одговор.
- Потпис. Ваш потпис, који обично укључује ваше пуно име и често вашу професионалну титулу или контакт информације.
Интегрисање ових елемената пажљиво побољшава ефикасност ваших формалних е-порука, чинећи их лакшим за читање и вероватније да ће изазвати очекивани одговор.
Линија предмета
Предмет служи као наслов за вашу е-пошту и игра кључну улогу у привлачењу пажње примаоца. Иако може изгледати као мали детаљ, његов значај не треба потцењивати. Јасна тема може у великој мери повећати вероватноћу да ће ваша е-пошта бити отворена и добити правовремени одговор.
Као споредна напомена, препоручљиво је да не уносите адресу е-поште примаоца у означену линију примаоца—која се налази изнад реда теме—док нисте потпуно спремни да пошаљете своју е-пошту. Ово помаже да се спречи случајно слање недовршене е-поште. Исто упозорење треба применити приликом попуњавања линија Цц и Бцц.
Линија предмета треба да буде јасна и концизна, пружајући снимак садржаја е-поште у само 5-8 речи. Ово не само да привлачи пажњу примаоца, већ и подстиче правовремене одговоре. Увек не заборавите да попуните наведени оквир за тему, који је одвојен од тела е-поште, како бисте избегли слање е-поште без предмета.
На пример:
- Тражим упит за позицију уредника. Ова линија предмета означава да пошиљалац поставља питање о позицији уредника, што га чини релевантним за ХР или уреднички тим.
- Објашњење данашњег изостанка. Ова тема одмах говори примаоцу да ће се у е-поруци разговарати о одсуству, што подстиче бржи одговор од менаџера или професора.
- Захтев за писмо препоруке. Овај ред прецизира да ће се е-порука односити на писмо препоруке, подстичући примаоца на природу и хитност захтева.
- Упит за пријаву за стипендију. Јасно навођење да се у е-поруци ради о апликацији за стипендију, олакшаће академским или финансијским канцеларијама да дају приоритет е-пошти.
- Дневни ред састанка ове недеље. Ова тема брзо обавештава тим или учеснике да имејл садржи дневни ред за предстојећи састанак.
- Хитно: хитна породична помоћ данас. Коришћење „хитно“ и специфичности у вези са хитним случајевима чини ову е-поруку високим приоритетом за хитну акцију.
- Потребан је одговор за конференцију у петак. Ово означава важност одговора о предстојећој конференцији, охрабрујући примаоца да је брзо отвори.
Сваки од ових примера сажето описује тему е-поште примаоцу, помажући му да одреди приоритет ваше поруке за читање. Линија предмета је прва ствар коју прималац види када стигне ваша е-пошта, што је чини кључном компонентом за ефикасну комуникацију.
Поздрав
Одабир одговарајуће формалне честитке путем е-поште је од суштинског значаја за исказивање поштовања према примаоцу. Поздрав који изаберете треба да одговара контексту и сврси ваше е-поште, ефективно постављајући тон за разговор који следи. Ево неких уобичајених формалних поздрава е-поште:
- Поштовани господине/госпођо/др/професоре [Презиме],
- Добро јутро/поподне [име примаоца],
- Да кога занима,
- Поздрав,
- Здраво [име примаоца],
Одабир одговарајућег поздрава је кључан јер он поставља почетни тон за остатак ваше поруке.
На пример:
- Ако контактирате свог ујака Мајка због формалних питања, одговарајући увод би могао бити: „Драги ујаче Мике…“
- Када се дописујете са потенцијалним послодавцем у вези са могућностима за посао, формалнији поздрав попут „Драга госпођо Смит…“ би био прикладан.
- Ако контактирате клијента по имену Сара, кога сте раније упознали, можете користити „Добро јутро, Сара…“
- Када шаљете е-пошту професионалном познаваоцу по имену Алекс и желите да то буде помало неформално, „Здраво Алекс…“ би било прикладно.
- Ако се обраћате групи људи чија имена не знате, „Поздрав“ би било довољно.
У случајевима када не познајете примаоца, „Коме се то може тицати“ и „Поздрави“, служе само као формални поздрави. Међутим, увек је боље да идентификујете име особе којој шаљете е-пошту и да јој се директно обратите када је то могуће.
Обично након поздрава у вашој е-пошти следи зарез. Међутим, можете користити и двотачку у веома формалним окружењима. Кључна ствар је да се уверите да је ваш поздрав поштован и прикладан за публику којој је намењен. Пажљивим одабиром поздравне поруке е-поштом не само да олакшавате лакши аранжман са својом поруком, већ и повећавате вероватноћу да добијете брз и релевантан одговор.
Текст тела е-поште
Главни садржај е-поште се назива тело е-поште. Обично се фокусира на једну тему или скуп блиско повезаних тема. Прва ствар коју треба да урадите у телу е-поште је да разјасните разлог ваше преписке.
Појашњавање сврхе ваше е-поште омогућава примаоцу да разуме контекст, што му олакшава да вам помогне или одговори. Можете представити сврху своје е-поште фразама као што су:
- Желео бих да се распитам о…
- Пишем да бих изразио интересовање за…
- Контактирам вас у вези…
- Надам се да ћу разјаснити…
- Желим да затражим…
- Заинтересован сам да сазнам више о…
- Желео бих да потврдим детаље о…
- Тражим даље информације о…
Ако никада раније нисте имали интеракцију са примаоцем, љубазно је да се укратко представите пре него што наведете своју примарну забринутост.
На пример:
- Када тражите могућности професионалног умрежавања или потенцијалне сарадње, правилно представљање је кључно. У следећем примеру, Емили се јасно представља и сажето описује разлог свог имејла др Брауну, олакшавајући једноставније разумевање њених намера:
| Поштовани др Браун, Ја сам Емили Виллиамс, млађи истраживачки аналитичар у ДЕФ Цорпоратион. Пратио сам ваш рад у области нанотехнологије и желео бих да разговарам о могућој сарадњи наших институција. |
Препоручује се да ваша е-пошта буде сажета. Запамтите, већина људи више воли да брзо прегледа своје имејлове, па избегавајте непотребна дешавања.
На пример:
- Ако тражите одмор на послу због хитног породичног случаја, можете једноставно да кажете: „Имам хитан случај у породици и морам да узмем слободан дан“, уместо да улазите у исцрпне детаље о ситуацији.
За додатни додир професионализма и љубазности, размислите о почетку е-поште са изразом захвалности ако одговарате на претходну поруку. Фразе попут „Ценим ваш правовремени одговор“ или „Хвала што сте ми се јавили“ могу да поставе позитиван тон за остатак разговора.
Завршни
Завршетак званичног имејла служи као одељак за тражење одређене радње и изражавање захвалности особи којој шаљете е-пошту. Успостављање равнотеже између вашег захтева и пристојног језика је генерално добра пракса. Ово не само да показује љубазност, већ и побољшава шансе за добијање позитивног одговора. Ове фразе се могу прилагодити различитим ситуацијама и специфичном контексту ваше е-поште. Ево неких од њих које можете користити:
- Хвала вам на разматрању и радујем се што ћу ускоро чути од вас.
- Ако имате било каквих питања или недоумица, не устручавајте се да ме обавестите.
- Радујем се прилици да радимо заједно.
- Хвала на повратним информацијама; то је веома цењено.
- Ваша брза пажња овом питању била би веома цењена.
- Захвалан сам на времену које сте одвојили да прочитате моју е-пошту.
- Уколико су Вам потребне додатне информације, слободно ме контактирајте.
- Ценим ваше разумевање и помоћ у вези са овим питањем.
- Хвала унапред на сарадњи.
- Узбуђен сам због могућности сарадње и радо бих даље разговарао.
Слично као што отварање формалне е-поште поставља тон за цео разговор, завршни део такође игра виталну улогу у стварању трајног утиска и постављању позорнице за будуће интеракције.
На пример:
- У контексту нашег примера, Емили Виллиамс је предложила сарадњу са др Брауном и има за циљ да добије правовремени одговор. Да би то постигла, она одређује датум до којег би желела да се јави, нуди да одговори на сва питања и завршава е-поруку љубазним потписом. На овај начин, она креира структуриран и љубазан завршетак своје формалне е-поште, овако:
| Надам се да ћемо моћи да договоримо састанак у блиској будућности како бисмо истражили могућности за сарадњу. Молимо вас да ме обавестите до 20. септембра ако сте доступни да даље разговарате о томе. Ако имате било каквих питања или су вам потребне додатне информације, не оклевајте да ме контактирате. Хвала вам на пажњи по овом питању и радујем се прилици да радимо заједно. Срдачан поздрав, Емили Виллиамс |
Ово је ефикасан формални завршетак е-поште јер Емили Вилијамс јасно артикулише свој захтев за могућу сарадњу, истовремено изражавајући захвалност за време које је др Браун дао да прочита и потенцијално одговори на њену е-пошту.
Потпис
Баш као што одабир правог поздрава поставља сцену за вашу е-пошту, одабир одговарајућег формалног потписа е-поште је подједнако важан. Потпис служи као завршна белешка, подржавајући тон поштовања постављен у вашој поруци. Такође пружа завршни додир који може утицати на утисак који остављате на примаоца.
Неки често коришћени љубазни формални потписи е-поште који се могу прилагодити различитим ситуацијама укључују:
- С поштовањем,
- С поштовањем,
- Хвала још једном,
- Срдачан поздрав,
- С поштовањем,
- Срдачан поздрав,
- Са захвалношћу,
- Искрено ваш,
Када је у питању форматирање вашег потписа е-поште, постоје неке најбоље праксе које треба следити. Увек започните нови пасус за свој потпис и други посебан пасус за своје име. Препоручљиво је да се у службеној комуникацији потпишете и именом и презименом. Ако пишете у име организације, име организације треба да се појави испод вашег имена.
Придржавајући се ових смерница, можете гарантовати да ће ваша е-пошта остати професионална и љубазна од почетка до краја, чиме се повећавају шансе да добијете повољан одговор.
На пример:
| Хвала вам на помоћи око пројекта. Ваша стручност је непроцењива и радујем се нашој континуираној сарадњи. Најбоље жеље, Јохн Смитх АБЦ Ентерприсес, менаџер пројекта |
Његов формални потпис, 'Најбоље жеље', и укључујући његово радно место, доприносе општем професионалном тону е-поште. Ово поставља терен за наставак позитивних интеракција.
Савети за креирање формалне е-поште пре него што притиснете пошаљи
Одлично, скоро сте спремни да пошаљете службену е-пошту! Али сачекајте – пре него што кликнете на дугме „Пошаљи“, хајде да се уверимо да је све у реду. Кључно је осигурати да ваша е-пошта буде углађена, професионална и без грешака. Добро направљена е-пошта не само да ефикасно преноси вашу поруку; такође поставља тон за будуће интеракције и оставља трајан утисак. Ево свеобухватне контролне листе која покрива све основе, од основа као што су правопис и граматика до нијансираних елемената попут тона и времена:
- Проофреад. Увек проверите правопис и граматику пре него што притиснете „Пошаљи“. Да бисте овај процес учинили лакшим и прецизнијим, размислите о употреби наш алат за лектуру да потврдим да је све у реду.
- Користите професионалну адресу е-поште. Гарантујте да је ваша адреса е-поште приложена професионалном формату, као што је [емаил заштићен]. Избегавајте коришћење неформалних или неприкладних адреса е-поште као што је „[емаил заштићен]'.
- Дескриптивна тема. Ваша тема треба да пружи добру представу о садржају е-поште, привлачећи примаоца да га отвори.
- Проверите тон. Задржите професионалан и пун поштовања, посебно када разговарате о осетљивим или сложеним питањима.
- Блок потписа. Укључите формални блок потписа са својим пуним именом, титулом и контакт информацијама за професионални изглед и лако праћење.
- Прегледајте прилоге. Још једном проверите да ли су сви потребни документи приложени, посебно ако су поменути у телу е-поште.
- Тачно време. Узмите у обзир тајминг ваше е-поште; избегавајте слање пословне е-поште касно увече или током викенда осим ако није потребно.
- Користите тачке или нумерисање. За е-пошту са пуно информација или захтева, користите тачке или нумерисане листе ради читљивости.
- Тражите признање. Ако је имејл важан, размислите о томе да тражите потврду пријема.
- Управљајте Цц и Бцц. Користите Цц за видљиве додатне примаоце и Бцц да бисте остали скривени. Укључите их ако ваша е-пошта укључује више страна.
- Хиперлинкови. Гарантујте да све хипервезе раде и воде до исправних веб локација или онлајн ресурса.
- Мобилно прилагођено. Проверите како се ваша е-пошта појављује на мобилном уређају, јер многи људи проверавају своје имејлове у покрету.
Када означите ова поља, спремни сте да притиснете дугме „Пошаљи“ са поверењем у својој званичној е-пошти!
Формални примери е-поште
Данас је комуникација путем е-поште неопходна вештина, посебно у професионалним окружењима. Без обзира да ли се обраћате академском саветнику или се распитујете о могућностима за посао, способност да напишете кратку, јасну и професионално форматирану е-пошту може поставити сцену за продуктиван однос. Знати шта треба укључити—а шта не—може учинити сву разлику у начину на који је ваша порука примљена. Да бисмо вам помогли у припреми сопствених е-порука, испод ћете пронаћи кратке примере формалних е-порука који могу послужити као шаблони или инспирација за вашу сопствену преписку.
- Пример КСНУМКС: Званична е-пошта која се обраћа академском саветнику.
- Пример КСНУМКС: Формални е-маил са упитима о могућностима запошљавања.
Zakljucak
| Овладавање уметношћу формалног писања е-поште може отворити врата новим могућностима и побољшати ваше професионалне комуникацијске вештине. Овај водич вас је провео кроз сваку кључну компоненту, од убедљиве теме до љубазног потписа. Наоружани овим знањем, сада сте спремни да саставите ефикасне, добро структуриране формалне поруке е-поште које се придржавају професионалних стандарда. Зато само напред и самопоуздано притисните дугме „Пошаљи“, знајући да сте добро опремљени да свака интеракција буде важна. |
