Việc giải quyết sự phức tạp của việc viết email trang trọng thường có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, đặc biệt là khi liên hệ với một người không quen. Nhưng sự thật là, biết cách xây dựng một email chuyên nghiệp, được tổ chức tốt có thể cải thiện đáng kể kỹ năng giao tiếp của bạn và mở ra những cơ hội. Hướng dẫn này tìm cách làm rõ các thành phần của email trang trọng, từ dòng chủ đề cho đến chữ ký. Đến cuối bài viết này, bạn sẽ có các công cụ để chuẩn bị các email hiệu quả, bóng bẩy, tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên nghiệp và khiến mọi tương tác đều có giá trị.
Cấu trúc của một email trang trọng
Cấu trúc của một email trang trọng không hoàn toàn khác biệt so với một email không chính thức, nhưng nó tinh tế hơn và tuân theo các nghi thức cụ thể. Một email trang trọng thường bao gồm các yếu tố sau:
- Một dòng chủ đề. Tiêu đề ngắn gọn, phù hợp tóm tắt mục đích của email.
- Một lời chào email trang trọng. Lời mở đầu hào phóng gửi đến người nhận một cách trân trọng.
- Nội dung email. Nội dung chính được cấu trúc hợp lý và sử dụng ngôn ngữ trang trọng.
- Một email trang trọng kết thúc. Một câu kết thúc mang tính lịch sự và kêu gọi hành động hoặc phản hồi cụ thể.
- Một chữ ký. Việc đăng ký của bạn thường bao gồm tên đầy đủ và thường là chức danh nghề nghiệp hoặc thông tin liên hệ của bạn.
Việc tích hợp các yếu tố này một cách cẩn thận sẽ cải thiện tính hiệu quả của các email trang trọng, giúp chúng dễ đọc hơn và có nhiều khả năng nhận được phản hồi như mong đợi hơn.
Dòng tiêu đề
Dòng chủ đề đóng vai trò là tiêu đề cho email của bạn và đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của người nhận. Mặc dù nó có vẻ như là một chi tiết nhỏ nhưng không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của nó. Dòng chủ đề rõ ràng có thể làm tăng đáng kể khả năng email của bạn được mở và nhận được phản hồi kịp thời.
Một lưu ý phụ là bạn không nên nhập địa chỉ email của người nhận vào dòng người nhận được chỉ định—nằm phía trên dòng chủ đề—cho đến khi bạn hoàn toàn sẵn sàng gửi email của mình. Điều này giúp tránh việc vô tình gửi một email chưa hoàn thành. Cảnh báo tương tự cũng nên được thực hiện khi điền vào dòng Cc và Bcc.
Dòng chủ đề phải rõ ràng và ngắn gọn, cung cấp thông tin tóm tắt về nội dung email chỉ trong 5-8 từ. Điều này không chỉ thu hút sự chú ý của người nhận mà còn khuyến khích phản hồi kịp thời. Luôn nhớ điền vào hộp dòng chủ đề được chỉ định, tách biệt với nội dung email, để tránh gửi email không có chủ đề.
Ví dụ:
- Đang tìm kiếm yêu cầu vị trí biên tập viên. Dòng chủ đề này cho biết người gửi hỏi về vị trí biên tập viên, làm cho nó phù hợp với bộ phận nhân sự hoặc nhóm biên tập.
- Lời giải thích cho sự vắng mặt ngày hôm nay. Chủ đề này ngay lập tức cho người nhận biết rằng email sẽ thảo luận về sự vắng mặt, khiến người quản lý hoặc giáo sư phản hồi nhanh hơn.
- Yêu cầu thư giới thiệu. Dòng này chỉ định rằng email sẽ là về một lá thư giới thiệu, nhắc nhở người nhận về tính chất và mức độ khẩn cấp của yêu cầu.
- Câu hỏi xin học bổng. Việc nêu rõ rằng email nói về đơn xin học bổng sẽ giúp các cơ quan học thuật hoặc tài chính dễ dàng ưu tiên email hơn.
- Chương trình họp tuần này. Dòng chủ đề này nhanh chóng thông báo cho nhóm hoặc những người tham dự rằng email chứa chương trình nghị sự cho cuộc họp sắp tới.
- Khẩn cấp: Gia đình có việc khẩn cấp hôm nay. Việc sử dụng từ “khẩn cấp” và thông tin cụ thể về trường hợp khẩn cấp khiến email này trở thành ưu tiên cao để hành động ngay lập tức.
- Cần có câu trả lời cho hội nghị ngày thứ Sáu. Điều này đánh dấu tầm quan trọng của việc phản hồi về một hội nghị sắp tới, khuyến khích người nhận mở nó nhanh chóng.
Mỗi ví dụ này mô tả chính xác chủ đề của email cho người nhận, hỗ trợ họ ưu tiên đọc thư của bạn. Dòng chủ đề là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy khi email của bạn được gửi đến, khiến nó trở thành một phần quan trọng để giao tiếp hiệu quả.
Greeting
Chọn một lời chào email trang trọng phù hợp là điều cần thiết để thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Lời chào bạn chọn phải phù hợp với ngữ cảnh và mục đích email của bạn, tạo ra không khí hiệu quả cho cuộc trò chuyện tiếp theo. Dưới đây là một số lời chào email trang trọng thường được sử dụng:
- Kính gửi Ông/Bà/Tiến sĩ/Giáo sư [Họ],
- Chào buổi sáng/buổi chiều [tên người nhận],
- Mà nó có thể quan tâm,
- Lời chào hỏi,
- Xin chào [tên người nhận],
Việc chọn lời chào thích hợp là rất quan trọng vì nó thiết lập giai điệu ban đầu cho phần còn lại của tin nhắn.
Ví dụ:
- Nếu bạn đang liên hệ với chú Mike của mình vì những vấn đề chính thức, lời mở đầu thích hợp có thể là “Chú Mike thân mến…”
- Khi trao đổi với nhà tuyển dụng tiềm năng về cơ hội việc làm, lời chào trang trọng hơn như “Kính gửi cô Smith…” sẽ phù hợp.
- Nếu bạn đang liên hệ với một khách hàng tên là Sarah mà bạn đã gặp trước đây, bạn có thể sử dụng "Chào buổi sáng, Sarah..."
- Khi bạn gửi email cho một chuyên gia có tên Alex và muốn giữ nó hơi thân mật, “Xin chào Alex…” sẽ phù hợp.
- Nếu bạn đang liên hệ với một nhóm người mà bạn không biết tên thì “Xin chào” là đủ.
Trong trường hợp bạn không biết người nhận, “Người có thể quan tâm” và “Lời chào” chỉ đóng vai trò là lời chào trang trọng. Tuy nhiên, tốt nhất bạn nên xác định tên của người bạn đang gửi email và gửi địa chỉ trực tiếp cho họ khi có thể.
Thông thường, dấu phẩy theo sau lời chào trong email của bạn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng dấu hai chấm trong những cách trang trọng. Điểm mấu chốt là đảm bảo lời chào của bạn tôn trọng và phù hợp với đối tượng mục tiêu. Bằng cách lựa chọn cẩn thận lời chào email, bạn không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp thư của mình dễ dàng hơn mà còn tăng khả năng nhận được phản hồi nhanh chóng và phù hợp.
Nội dung email
Nội dung chính của email được gọi là nội dung email. Nó thường tập trung vào một chủ đề duy nhất hoặc một tập hợp các chủ đề có liên quan chặt chẽ với nhau. Điều đầu tiên bạn nên làm trong phần nội dung email là làm rõ lý do gửi thư của bạn.
Việc làm rõ mục đích email của bạn sẽ cho phép người nhận hiểu được ngữ cảnh, giúp họ hỗ trợ hoặc trả lời bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể giới thiệu mục đích email của mình bằng các cụm từ như:
- Tôi muốn hỏi về…
- Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của tôi đến…
- Tôi đang liên hệ với bạn về…
- Tôi mong được làm rõ…
- Tôi muốn yêu cầu…
- Tôi quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về…
- Tôi muốn xác nhận chi tiết về…
- Tôi đang tìm kiếm thêm thông tin về…
Nếu trước đây bạn chưa từng tiếp xúc với người nhận thì bạn nên lịch sự giới thiệu ngắn gọn về bản thân trước khi nêu ra mối quan tâm chính của mình.
Ví dụ:
- Khi tìm kiếm cơ hội kết nối chuyên nghiệp hoặc hợp tác tiềm năng, chìa khóa là sự giới thiệu phù hợp. Trong ví dụ sau, Emily giới thiệu rõ ràng về bản thân và nêu ngắn gọn lý do gửi email cho Tiến sĩ Brown, giúp bạn hiểu rõ hơn về ý định của mình:
| Thưa Tiến sĩ Brown, Tôi là Emily Williams, nhà phân tích nghiên cứu cấp dưới của DEF Corporation. Tôi đã theo dõi công việc của bạn trong lĩnh vực công nghệ nano và muốn thảo luận về khả năng hợp tác giữa các tổ chức của chúng ta. |
Bạn nên giữ email của mình ngắn gọn. Hãy nhớ rằng, hầu hết mọi người đều thích xem qua email của mình một cách nhanh chóng, vì vậy hãy tránh những diễn biến không cần thiết.
Ví dụ:
- Nếu bạn đang yêu cầu nghỉ làm do trường hợp khẩn cấp của gia đình, bạn có thể chỉ nói: 'Tôi có việc khẩn cấp trong gia đình và cần nghỉ làm một ngày' thay vì đi sâu vào chi tiết đầy đủ về tình huống đó.
Để tăng thêm tính chuyên nghiệp và lịch sự, hãy cân nhắc việc bắt đầu email bằng cách bày tỏ lòng biết ơn nếu bạn đang trả lời tin nhắn trước đó. Những cụm từ như “Tôi đánh giá cao phản hồi kịp thời của bạn” hoặc “Cảm ơn bạn đã liên hệ lại với tôi” có thể tạo ra bầu không khí tích cực cho phần còn lại của cuộc trò chuyện.
Kết thúc
Phần kết thúc của một email trang trọng đóng vai trò như một phần để yêu cầu một hành động cụ thể và bày tỏ lòng biết ơn đối với người bạn đang gửi email. Tạo sự cân bằng giữa yêu cầu của bạn và ngôn ngữ lịch sự nói chung là một cách làm tốt. Điều này không chỉ thể hiện sự lịch sự mà còn nâng cao cơ hội nhận được phản hồi tích cực. Những cụm từ này có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhiều tình huống khác nhau và ngữ cảnh cụ thể trong email của bạn. Dưới đây là một số trong số đó bạn có thể sử dụng:
- Cảm ơn bạn đã quan tâm và tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
- Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng cho tôi biết.
- Tôi rất mong có cơ hội được làm việc cùng nhau.
- Cảm ơn phản hôi của bạn; được đánh giá cao.
- Sự chú ý kịp thời của bạn đến vấn đề này sẽ được đánh giá cao.
- Tôi biết ơn bạn đã dành thời gian đọc email của tôi.
- Nếu bạn cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi.
- Tôi đánh giá cao sự hiểu biết và hỗ trợ của bạn về vấn đề này.
- Cảm ơn bạn trước sự hợp tác của bạn.
- Tôi rất vui mừng về khả năng hợp tác và rất sẵn lòng thảo luận thêm.
Giống như việc mở đầu một email trang trọng tạo nên không khí cho toàn bộ cuộc trò chuyện, phần kết luận cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng lâu dài và tạo tiền đề cho những tương tác trong tương lai.
Ví dụ:
- Trong bối cảnh ví dụ của chúng tôi, Emily Williams đã đề xuất hợp tác với Tiến sĩ Brown và mong muốn nhận được phản hồi kịp thời. Để đạt được điều này, cô ấy chỉ định ngày mà cô ấy muốn nhận phản hồi, đề nghị trả lời bất kỳ câu hỏi nào và kết thúc email bằng lời chào lịch sự. Bằng cách này, cô ấy tạo ra một kết thúc có cấu trúc và lịch sự cho email trang trọng của mình, như thế này:
| Tôi hy vọng chúng ta có thể sắp xếp một cuộc gặp trong thời gian tới để tìm hiểu các khả năng hợp tác. Vui lòng cho tôi biết trước ngày 20 tháng XNUMX nếu bạn sẵn sàng thảo luận thêm về vấn đề này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi. Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vấn đề này và tôi rất mong có cơ hội được làm việc cùng nhau. Trân trọng, Emily William |
Đây là phần kết thúc email trang trọng hiệu quả vì Emily Williams trình bày rõ ràng yêu cầu của mình về khả năng hợp tác, đồng thời bày tỏ sự đánh giá cao về thời gian của Tiến sĩ Brown để đọc và có khả năng trả lời email của cô ấy.
Chữ ký
Giống như việc chọn lời chào phù hợp tạo tiền đề cho email của bạn, việc chọn chữ ký email trang trọng phù hợp cũng quan trọng không kém. Chữ ký đóng vai trò là lời kết thúc, hỗ trợ giọng điệu tôn trọng xuyên suốt tin nhắn của bạn. Nó cũng mang lại cảm giác kết thúc có thể ảnh hưởng đến ấn tượng bạn để lại cho người nhận.
Một số chữ ký email trang trọng lịch sự thường được sử dụng có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhiều tình huống khác nhau bao gồm:
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Cảm ơn một lần nữa,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Với sự đánh giá,
- Trân trọng,
Khi nói đến việc định dạng chữ ký email của bạn, có một số phương pháp hay nhất bạn nên làm theo. Luôn bắt đầu một đoạn mới cho chữ ký của bạn và một đoạn riêng biệt khác cho tên của bạn. Bạn nên ký tên bằng cả họ và tên của mình trong các giao tiếp trang trọng. Nếu bạn viết thư thay mặt cho một tổ chức thì tên của tổ chức đó sẽ xuất hiện bên dưới tên của chính bạn.
Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc này, bạn có thể đảm bảo rằng email của bạn luôn chuyên nghiệp và lịch sự từ đầu đến cuối, từ đó tăng cơ hội nhận được phản hồi tích cực.
Ví dụ:
| Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn với dự án. Kiến thức chuyên môn của bạn là vô giá và tôi mong đợi sự hợp tác tiếp tục của chúng ta. Best wishes, John Smith Doanh nghiệp ABC, Giám đốc dự án |
Chữ ký trang trọng của anh ấy, 'Những lời chúc tốt đẹp nhất' và bao gồm cả chức danh công việc của anh ấy sẽ làm tăng thêm giọng điệu chuyên nghiệp tổng thể của email. Điều này tạo tiền đề cho những tương tác tích cực tiếp tục.
Mẹo tạo email trang trọng Trước khi bạn nhấn gửi
Tuyệt vời, bạn gần như đã sẵn sàng gửi email chính thức của mình! Nhưng hãy chờ—trước khi bạn nhấp vào nút “Gửi” đó, hãy đảm bảo mọi thứ đều đúng thứ tự. Đảm bảo email của bạn được trau chuốt, chuyên nghiệp và không có lỗi là rất quan trọng. Một email được soạn thảo tốt không chỉ truyền tải thông điệp của bạn một cách hiệu quả; nó cũng tạo ra âm hưởng cho những tương tác trong tương lai và để lại ấn tượng lâu dài. Dưới đây là danh sách kiểm tra toàn diện để bao gồm tất cả các cơ sở, từ những điều cơ bản như chính tả và ngữ pháp đến các yếu tố mang nhiều sắc thái hơn như giọng điệu và thời gian:
- Hiệu đính. Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi nhấn 'Gửi'. Để làm cho quá trình này dễ dàng và chính xác hơn, hãy cân nhắc sử dụng công cụ hiệu đính của chúng tôi để xác nhận mọi thứ đều theo thứ tự.
- Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Đảm bảo địa chỉ email của bạn được đính kèm theo định dạng chuyên nghiệp, chẳng hạn như [email được bảo vệ]. Tránh sử dụng các địa chỉ email không chính thức hoặc không phù hợp như '[email được bảo vệ]".
- Dòng chủ đề mô tả. Dòng chủ đề của bạn phải cung cấp ý tưởng hay về nội dung email, thu hút người nhận mở nó.
- Kiểm tra giai điệu. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp và tôn trọng, đặc biệt khi thảo luận các vấn đề nhạy cảm hoặc phức tạp.
- Khối chữ ký Bao gồm khối chữ ký chính thức với tên đầy đủ, chức danh và thông tin liên hệ của bạn để có giao diện chuyên nghiệp và dễ dàng theo dõi.
- Xem xét các tệp đính kèm. Kiểm tra kỹ xem tất cả tài liệu cần thiết có được đính kèm hay không, đặc biệt nếu chúng được đề cập trong nội dung email.
- Đúng lúc nó đúng. Xem xét thời gian gửi email của bạn; tránh gửi email công việc vào đêm khuya hoặc cuối tuần trừ khi cần thiết.
- Sử dụng dấu đầu dòng hoặc đánh số. Đối với những email có nhiều thông tin hoặc yêu cầu, hãy sử dụng dấu đầu dòng hoặc danh sách đánh số để dễ đọc.
- Yêu cầu thừa nhận. Nếu email quan trọng, hãy cân nhắc yêu cầu xác nhận đã nhận.
- Quản lý Cc và Bcc. Sử dụng Cc để hiển thị những người nhận bổ sung và Bcc để ẩn những người khác. Bao gồm chúng nếu email của bạn liên quan đến nhiều bên.
- Hyperlinks. Đảm bảo tất cả các siêu liên kết đều hoạt động và dẫn đến đúng trang web hoặc tài nguyên trực tuyến.
- Thân thiện với thiết bị di động. Kiểm tra cách email của bạn xuất hiện trên thiết bị di động vì nhiều người kiểm tra email của họ khi đang di chuyển.
Khi bạn đã đánh dấu vào các ô này, bạn đã sẵn sàng nhấn nút 'Gửi' một cách tự tin trong email chính thức của mình!
Ví dụ về email trang trọng
Ngày nay, giao tiếp qua email là một kỹ năng thiết yếu, đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp. Cho dù bạn đang liên hệ với cố vấn học tập hay hỏi về cơ hội việc làm, khả năng viết một email ngắn gọn, rõ ràng và có định dạng chuyên nghiệp có thể tạo tiền đề cho một mối quan hệ hiệu quả. Biết những gì cần đưa vào—và những gì không—có thể tạo nên sự khác biệt trong cách nhận được tin nhắn của bạn. Để hỗ trợ bạn chuẩn bị email của riêng mình, bên dưới bạn sẽ tìm thấy các ví dụ ngắn gọn về email trang trọng có thể dùng làm mẫu hoặc nguồn cảm hứng cho thư từ của riêng bạn.
- Ví dụ 1: Email chính thức liên hệ với cố vấn học tập.
- Ví dụ 2: Email chính thức hỏi về cơ hội việc làm.
Kết luận
| Nắm vững nghệ thuật viết email trang trọng có thể mở ra những cơ hội mới và nâng cao kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của bạn. Hướng dẫn này đã hướng dẫn bạn từng thành phần quan trọng, từ dòng chủ đề hấp dẫn đến chữ ký lịch sự. Được trang bị kiến thức này, giờ đây bạn đã sẵn sàng soạn các email trang trọng, có cấu trúc tốt, hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy tiếp tục và nhấn nút 'Gửi' một cách tự tin, biết rằng bạn đã được trang bị tốt để thực hiện mọi tương tác. |
